In elk kantoor zijn er taken die moeten worden voltooid om het bedrijf vooruit te helpen. Deze taken, die onder de paraplu van administratief werk vallen, zijn over het algemeen vrij eenvoudig en gemakkelijk te beheersen en worden meestal toegewezen aan beginnende werknemers. Ondanks het feit dat administratieve taken zoals typen en archiveren relatief eenvoudig zijn, hebben ze tijd nodig - en in veel gevallen zijn leidinggevenden en medewerkers op het middenniveau gericht op andere prioriteiten en kunnen ze niet alles bijbenen wat moet worden gedaan. Om die reden huren veel bedrijven administratief ondersteunend personeel in dat speciaal is belast met de afhandeling van deze taken.
$config[code] not foundGemeenschappelijke administratieve activiteiten
De titel van geestelijke hulpverlener verwijst naar personen die collega's ondersteunen of ondersteunen met een breed scala aan taken. Enkele van de meest voorkomende taken die in deze categorie vallen, zijn het typen van documenten, archiveren, telefoons beantwoorden, mailings beheren, gegevens invoeren, fotokopiëren, faxen en sorteren en binnenkomende e-mail bezorgen. Medewerkers van administratieve ondersteuning kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het onderhouden en bestellen van benodigdheden en het afhandelen van andere taken zoals toegewezen, zoals het bestellen van eten voor vergaderingen. Door deze verantwoordelijkheden op zich te nemen en ze van de platen van anderen af te halen, helpen ze het kantoor soepel te laten werken en zorgen ze ervoor dat alles georganiseerd blijft.
Hoewel algemene administratieve ondersteuning zich richt op deze algemene taken, kan administratieve ondersteuning in sommige bedrijven of afdelingen zijn gericht op specifieke activiteiten of meer gespecialiseerde kennis vereisen. Administratieve activiteiten op een financiële afdeling kunnen bijvoorbeeld boekhoudtaken omvatten, crediteuren beheren en debiteuren beheren, assisteren bij de salarisadministratie of het sorteren en verifiëren van onkostendeclaraties. Als u op een overheidskantoor werkt, bent u mogelijk verantwoordelijk voor het indienen van vergunningen of het beheren van mailers. Ongeacht de setting, echter, bestaat de meeste administratieve ondersteuning uit herhalende, gedefinieerde taken en geen strategisch of operationeel werk.
Vaardigheden en onderwijs
De meeste administratieve ondersteunende rollen zijn instapniveau en vereisen daarom doorgaans een middelbare schooldiploma of het equivalent daarvan. Sommige mensen voltooien aanvullende training in de administratie van het kantoor via een programma voor volwasseneneducatie of community college, terwijl anderen naar deze rollen gaan met een bachelordiploma als middel om hun voet tussen de deur te krijgen voor een positie met meer verantwoordelijkheden en hogere beloning.
Een bekendheid met elementaire kantoortaken is de belangrijkste kwalificatie voor administratieve ondersteunende taken. Hoewel bedrijven on-the-job training in specifieke processen en procedures zullen aanbieden, verwachten ze dat administratieve hulpverleners aan de slag gaan met een algemene vaardigheden.Deze vaardigheden omvatten kennis van het gebruik van standaard kantoormachines (fax, kopieermachine, enz.); algemene computervaardigheden, waaronder de mogelijkheid om 60 woorden per minuut of sneller in te voeren, evenals standaard tekstverwerkings- en spreadsheetsoftware; archiveringsmogelijkheden; gegevensinvoer vaardigheden; en de mogelijkheid om de telefoon te gebruiken en het bedrijfstelefoonsysteem te leren kennen.
Administratieve banen vereisen ook een aantal soft skills. Een professionele houding is een must, evenals uitzonderlijke organisatorische vaardigheden. Klantgerichte vaardigheden zijn belangrijk, vooral als u interactie met het publiek wilt hebben en het is van groot belang om op details te zijn gericht. In sommige bedrijfstakken, zoals gezondheidszorg en financiën, wordt van bedienden ook verwacht dat zij bekend zijn met de branchevoorschriften met betrekking tot informatiebeveiliging en persoonlijke gegevens en dat zij hun werk dienovereenkomstig uitvoeren.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingClerical Support Salarissen
Omdat administratieve ondersteuning wordt beschouwd als een instapniveau, zijn de salarissen relatief laag. Volgens PayScale.com is het gemiddelde uurtarief voor administratieve ondersteuningsposities $ 12,87, voor een jaarsalaris van ongeveer $ 30.000. Betalen is over het algemeen evenredig met ervaring, maar zelfs de meest ervaren ondersteuningsprofessionals verdienen zelden meer dan $ 40.000 per jaar. Er is echter ruimte voor groei op dit gebied, omdat veel mensen doorgaan met het betalen van meer administratieve of uitvoerende assistentrollen of doorgaan met verschillende banen binnen de organisatie. Volgens PayScale.com is het ook heel gewoon dat een hulpverlener op het gebied van de geneeskunde verder gaat om een medisch assistent, een geregistreerde verpleegkundige of een nurse practitioner te worden.
De best betalende industrieën voor administratieve ondersteuning zijn de overheid en professionele, wetenschappelijke en technische diensten. De gezondheidszorg is echter ook een goedbetaalde sector en de enige bedrijfstak waar naar verwachting de komende jaren op zijn minst enige groei zal plaatsvinden.
Administratieve ondersteuning voor industrietrends
Zoals met veel industrieën, verandert technologie de administratieve ondersteuning en de manier waarop het werk wordt afgehandeld. Veel taken die voorheen handmatig werden gedaan, kunnen nu via de computer worden gedaan, waardoor tijd wordt bespaard en er meer training nodig is. Binnen dit rijk zijn er twee belangrijke trends die vorm aannemen en die het gezicht van administratieve ondersteuning veranderen.
Ten eerste verandert de overgang naar papierloze kantoren het gezicht van - en in sommige gevallen, het elimineren van de noodzaak voor - administratieve ondersteuning. Bedrijven gaan papierloos, of op zijn minst met minder papier, om een aantal redenen, waaronder verbeterde duurzaamheid, betere organisatie en lagere kosten. Uit een onderzoek van Gartner in 2014 bleek zelfs dat de kosten voor Amerikaanse bedrijven in verband met het opslaan en ophalen van papieren documenten ergens tussen de $ 25 en 35 miljard dollar per jaar liggen. Door digitale services te gebruiken om documenten te maken, op te slaan en te organiseren, kunnen bedrijven mogelijk geld besparen en efficiënter worden.
In termen van administratieve ondersteuning betekent dit ook dat de behoefte aan iemand om documenten fysiek te archiveren - of letters te typen en af te drukken, documenten bij te houden, enz. - is verminderd. Terwijl sommige bedrijven administratieve functies wegnemen (het Bureau of Labor Statistics projecteert in 2026 weinig tot geen groei in het veld, grotendeels als gevolg van technologie) anderen veranderen de kwalificaties voor dergelijke functies en vereisen geavanceerde computervaardigheden en ervaring in het beheren van elektronische gegevens. documenten.
Een andere trend die van invloed is op het gebied van administratieve ondersteuning is de opkomst van de virtuele assistent. Virtuele assistenten, ook wel VA's genoemd, zijn assistenten of ondersteunend personeel die op afstand werken en veel van dezelfde services bieden als een assistent op kantoor. Veel VA's werken voor ondernemers of eigenaren van kleine bedrijven die ondersteuning nodig hebben, maar die de ruimte of uitrusting niet kunnen of niet hebben om iemand aan te nemen om fulltime op kantoor te werken. Nogmaals, technologie is de sleutel in deze industrie, omdat virtuele assistenten via internet werken, e-mail gebruiken, documenten delen en andere technologie gebruiken om taken voor hun werkgevers af te handelen. Hoewel sommige VA's specialisten zijn en taken als sociale media en websitebeheer uitvoeren, hebben sommige ondernemers gewoon iemand nodig om hun e-mail te beheren en te reageren op vragen van klanten.
Omdat virtuele assistenten meestal als zelfstandige werken of op freelancebasis werken, kunnen ze vaak een hogere uitbetalingstarief hebben dan mensen die op kantoor werken. Sommige VA's werken ook voor meerdere klanten tegelijk, waardoor hun winstpotentieel toeneemt. Gemiddeld verdient een VA tussen $ 10 en $ 25 per uur.
Een administratieve ondersteuningsbaan uitvoeren
Hoewel banen voor administratieve ondersteuning misschien niet zo overvloedig zijn als ze ooit waren, zijn ze nog steeds beschikbaar. De meeste openingen worden gecreëerd door omzet en assistenten vertrekken naar andere kansen.
Een goed CV voor administratieve ondersteuning zal uw administratieve en technische vaardigheden onder de aandacht brengen. Toon aan werkgevers dat je georganiseerd, gedetailleerd bent, een goede probleemoplosser bent en uitstekende communicatieve vaardigheden hebt. Breng uw technische vaardigheden op een meetbare manier onder de aandacht; geef aan hoe snel je woorden per minuut kunt typen en geef de software op die je weet te gebruiken. Terwijl u uw ervaring detailleert, markeert u de taken en prestaties die uw administratieve vaardigheden onthullen, vooral die taken waarmee u zich onderscheidt van andere kandidaten. Wees vooral voorzichtig met je grammatica en spelling. Zoals bij elke cv, weerspiegelen typefouten en slechte grammatica slecht je vaardigheden, maar in een veld dat zo gedetailleerd is als administratieve ondersteuning, moet je perfect zijn. Niemand gaat een typiste aannemen die zijn of haar eigen CV niet goed kan krijgen.
Administratief werk kan meestal worden gevonden op vacaturesites of bedrijfswebsites. Uitzendbureaus zijn ook een goede plek om dit soort werk te vinden. Werken als een uitzendkracht geeft je de mogelijkheid om je vaardigheden bij verschillende bedrijven uit te bouwen. Sommige bureaus zullen langdurige stages aanbieden, of u kunt full-time worden aangenomen na het werken als uitzendkracht. Stages zijn een andere manier om uw vaardigheden voor kantoorondersteuning te ontwikkelen. Hoewel veel bedrijven met formele stageprogramma's stagiairs toelaten om aan specifieke projecten te werken, wordt van stagiairs ook vaak verwacht dat ze 'hun contributie betalen' door administratieve taken op zich te nemen. Verwacht wat tijd door te brengen in een stage, wat archiveren, gegevens invoeren, e-mail beheren of telefoons beantwoorden - maar kijk is als een kans om vaardigheden te ontwikkelen die later nuttig zouden kunnen zijn.
Jezelf onmisbaar maken
Alleen omdat administratief werk meestal instapniveau is, wil dat nog niet zeggen dat je geen belangrijk onderdeel van het team kunt zijn. Als u uzelf onmisbaar maakt voor uw baas en collega's, kunt u uw kansen op promotie vergroten en uiteindelijk uw eigen administratieve ondersteuningsteam hebben. Neem om te beginnen uw werk serieus en doe uw best bij elke taak - hoe beminnelijk of vervelend het ook mag zijn. Zoals bij elke klus, zijn er delen van je werk waar je van houdt en delen waar je een hekel aan hebt, maar je moet beide behandelen als belangrijk en goed doen.
Ten tweede, leer prioriteiten stellen. De kans is groot dat u op elk moment meerdere projecten en taken op uw bord zult hebben, vooral wanneer u ondersteuning biedt aan een heel team of kantoor. Leer om te bepalen wat de hoogste prioriteit heeft en wat kan wachten, en ontwikkel systemen om ervoor te zorgen dat iedereen krijgt wat ze nodig hebben wanneer ze het nodig hebben. Multitasking en time management zijn essentiële vaardigheden voor een geestelijke ondersteuner en door de doelen en prioriteiten van het bedrijf en de teamleden te leren kennen, kunt u het hoogste niveau van ondersteuning bieden.
Ten derde, wees bereid om die extra mijl te gaan. Jouw taak is om ondersteuning te bieden, en dat kan betekenen dat je hier en daar een paar extra taken op je neemt. Onmisbare assistenten zijn altijd bereid om te leren en zullen doen wat nodig is om niet alleen de klus te klaren, maar ook om problemen op te lossen en crises te voorkomen. Als u bijvoorbeeld ziet dat een medewerker een memo met een grote fout verzendt, moet u niet alleen het document afdrukken en distribueren. Bevestig met de medewerker dat de informatie juist is - en breng indien nodig wijzigingen aan.
Zorg ten slotte altijd voor professioneel en beleefd. Er kunnen momenten zijn dat anderen in de organisatie je grof behandelen of je niet het respect geven dat je verdient, maar toch je eigen professionaliteit behouden. Iedereen met vriendelijkheid en respect behandelen verhoogt uw voorraad in het bedrijf, vooral als u een reputatie van discretie en bereidheid tot hulp ontwikkelt. In uw positie voor administratieve ondersteuning hebt u waarschijnlijk toegang tot veel informatie, maar weersta u de verleiding om te roddelen of te delen wat u weet. Het vertrouwen van je baas en collega's kan je carrière vooruit helpen, terwijl het dienen als de roddels op kantoor je reputatie schaden en je mogelijk niet vooruit helpen.
