Hoe onkostennota's voor werknemers te volgen

Het gebruik van elektronische records heeft de productiviteit op de werkplek aanzienlijk verhoogd. Informatie gemakkelijk en snel toegankelijk hebben in een elektronische spreadsheet of database heeft een revolutie teweeggebracht in de moderne werkplek. Het bijhouden van personeelskosten, waarvoor doorgaans papieren kwitanties moeten worden ingediend, is echter voor veel bedrijven een tijdrovend struikelblok gebleven. De snelle aanpassing van mobiele technologie en cloudgebaseerde gegevensopslag heeft eindelijk een oplossing voor dit probleem gecreëerd: onlinekostenbeheer-apps die rechtstreeks zijn gekoppeld aan databases.

$config[code] not found

Onderzoek de online apps voor personeelskostenbeheer om te bepalen welke het beste aansluit op uw behoeften. Functies en prijscategorieën variëren enorm, van slechts een paar dollar voor apps die zijn ontworpen voor kleine bedrijven tot duizenden dollars voor aangepaste software op bedrijfsniveau die is geïntegreerd met een eigen bedrijfsadministratie-database.

Stel het onlinemedewerkersuitgavenbeheersysteem op uw werkpleknetwerk in. De meeste basissystemen voor kleine bedrijven zijn eenvoudige installaties, maar het is altijd een goed idee om een IT-professional te raadplegen bij het installeren van nieuwe software in een netwerk. Complexere onkostenregistratietoepassingen die zijn ontworpen voor grotere bedrijven, worden meestal geïnstalleerd en ingesteld door werknemers van de leverancier die werken met IT-personeel van het bedrijf.

Stel individuele werknemersaccounts in om het nieuwe systeem voor de beheersing van personeelsuitgaven te vullen. Nadat alle accounts zijn ingesteld, kunnen werknemers artikelen en services kopen met bedrijfscreditcards en wordt automatisch een elektronische bon naar de centrale database verzonden. Medewerkers kunnen ook een gescande kopie van een kwitantie indienen via hun smartphone. Dit betekent dat werknemers niet alleen geen zorgen hoeven te maken over het opslaan van papieren bonnen, maar dat boekhouders en accountants niet langer elke individuele bon hoeven in te voeren in de database.

Voer een training uit voor alle medewerkers bij het gebruik van het nieuwe systeem voor de beheersing van personeelskosten. Leveranciers kunnen helpen bij de training voor zakelijke apps.