Functieomschrijvingen zijn belangrijk voor werkzoekenden en werkgevers. Ze hebben de kandidaat laten weten wat de taken en vereisten van de functie zijn en wat het bedrijf van de prestaties mag verwachten. Ze bieden ook een manier voor werkgevers om het belang van de functie te evalueren, de plaats in het bedrijf te bepalen en de kenmerken te identificeren die een nieuwe werknemer nodig heeft om de functie te vervullen. Daarom is het creëren van functiebeschrijvingen een proces dat zorgvuldige en doordachte aandacht verdient.
$config[code] not foundDit artikel dient als een uitgebreide handleiding voor het schrijven van een functiebeschrijving die is ontworpen om de meest gekwalificeerde kandidaten aan te trekken. Het bespreekt de voordelen die een goed geschreven functiebeschrijving kan bieden en bevat advies over wat moet worden opgenomen in een functiebeschrijving, de taal en toon die moet worden gebruikt bij het schrijven van de beschrijving, het schrijven van een vacature die de aandacht trekt en waar advertenties aan moeten worden geplaatst. krijg de meeste zichtbaarheid.
Een jobbeschrijving maken
Functieomschrijving Voordelen
"Een goede taakomschrijving is veel meer dan een waslijst met taken en verantwoordelijkheden", zegt Paul Slezak, medeoprichter van RecruitLoop, een rekruteringssoftwareplatform, in een blogpost. "Als het goed geschreven is, geeft het de lezer een idee van de prioriteiten. Het geeft niet alleen een duidelijk beeld van de positie van potentiële kandidaten, maar is ook een nuttig hulpmiddel voor het meten van prestaties en een essentiële referentie in het geval van geschillen of disciplinaire kwesties. "
De functiebeschrijving is een belangrijk document voor elke positie, volgens Slezak, en voert verschillende nuttige functies uit.
Een goede functieomschrijving:
- Bepaalt waar de taak in de algemene bedrijfshiërarchie past;
- Wordt gebruikt als basis voor de arbeidsovereenkomst;
- Is een waardevolle tool voor prestatiebeheer.
Het helpt ook om de juiste kandidaten aan te trekken en biedt een referentiepunt voor salarisbeslissingen en oneerlijke aanwervingspraktijken, zei Slezak.
Wat op te nemen in een taakbeschrijving
De Small Business Administration zegt dat een functiebeschrijving praktisch, precies en nauwkeurig moet zijn om de behoeften van uw bedrijf effectief te definiëren.
Goede functiebeschrijvingen beginnen meestal met een zorgvuldige analyse van de relevante feiten over een baan, zoals:
- Individuele taken betrokken;
- Methoden die worden gebruikt om de taken te voltooien;
- Doel en verantwoordelijkheden van de functie;
- Relatie van de baan met andere banen;
- Kwalificaties die nodig zijn voor de taak.
De SBA zegt dat een goede functiebeschrijving de functietitel, het doel of de algemene doelverklaring, een samenvatting van de algemene aard en het niveau van de baan en een beschrijving van de brede functie en reikwijdte van de functie omvat. Het moet ook een lijst met taken, kritieke verantwoordelijkheden en een beschrijving van de relaties en rollen binnen het bedrijf bevatten, inclusief supervisors.
De job recruiting site Monster.com heeft dit te zeggen over de functieomschrijvingen:
"Het schrijven van een functiebeschrijving vereist een goed begrip van de taken en verantwoordelijkheden van het werk. De vacature moet ook een beknopt beeld geven van de vaardigheden die vereist zijn om gekwalificeerde sollicitanten aan te trekken. De taakomschrijving indelen in vijf secties: bedrijfsinformatie, taakomschrijving, taakvereisten, voordelen en een oproep tot actie. Zorg ervoor dat u zoekwoorden opneemt die ervoor zorgen dat uw vacature doorzoekbaar is. Een goed gedefinieerde functiebeschrijving helpt gekwalificeerde kandidaten aan te trekken en helpt op de lange termijn het personeelsverloop te verminderen. "
(Opmerking: Monster heeft een lijst met voorbeelden van functieomschrijvingen die bedoeld zijn om u te helpen bij het schrijven van de uwe.)
Een e-book van RecruitLoop - "De ultieme gids voor kandidaat-aantrekking" - stelt dat een functiebeschrijving niet langer mag zijn dan één pagina en een kort bedrijfsoverzicht (inclusief locatie), takenlijst, kerncompetenties en een korte uitleg over wat de vacatures met betrekking tot bedrijfscultuur, voordelen en salaris.
Het e-boek verwijst ook naar een concept met de naam "Prestatieprofielen", waarin staat "om te bepalen of een kandidaat uitblinkt in de baan … je moet eigenlijk vanaf het begin je verwachtingen van succes in de rol bepalen … Als werkgever op zoek om in te huren Iemand die nieuw is, nog voordat ze aan boord komen, moet je hun prestaties kunnen definiëren in termen van de successen waarvan je hoopt dat ze zullen slagen. "
Het voegt hieraan toe dat verwachtingen meetbaar moeten zijn, zodat u kandidaten beter kunt screenen en interviewen en het succes van een nieuwe werknemer op het werk kunt benchmarken.
$config[code] not foundTaakomschrijving Taal en toon
Taal en toon zijn belangrijk bij het schrijven van een functiebeschrijving of advertentie. Overweeg deze tips zorgvuldig:
Focus op bedrijfscultuur
Volgens Sabrina Baker, eigenaar van Acacia Solutions, een HR-adviesbureau, die telefonisch met Small Business Trends sprak, zou de bedrijfscultuur
"Je moet de taal en de toon gebruiken die het best bij jouw bedrijfscultuur passen," zei ze. "Als, bijvoorbeeld, uw bedrijf een open cultuur vertegenwoordigt (zoals een jong technologiebedrijf), dan weerspiegelt dat in de toon van de advertentie. Als het traditioneler is, gebruik dan meer formele taal. "
Maak elke uitspraak helder en duidelijk
De SBA zegt om elke uitspraak helder en duidelijk te maken met behulp van de klassieke werkwoords- / objectstructuur. Het is echter niet nodig om te verwijzen naar de baanbewoner, omdat de persoon het onderwerp is.
Een zin over de beschrijving van een positie als receptioniste zou bijvoorbeeld kunnen luiden: "Begroet kantoorbezoekers en personeel op een vriendelijke en oprechte manier."
Het scherp houden van een zin betekent ook dat je de rommel opruimt door artikelen zoals 'a', 'een', 'de' of andere onnodige woorden weg te laten.
Gebruik de tegenwoordige tijd in werkwoorden
De SBA beveelt ook aan om de tegenwoordige tijd van werkwoorden en, indien nodig, verklarende zinnen te gebruiken om te vertellen waarom, hoe, waar of hoe vaak betekenis en duidelijkheid worden toegevoegd (bijv. "Verzamel alle weektijden van medewerkers tweemaal per week voor loonadministratiedoeleinden.”)
Maak Titels nauwkeurig
In een e-mail aan Small Business Trends zei Slezak van RecruitLoop: "De feitelijke positietitel moet nauwkeurig weergeven wat uw nieuwe teamlid in die rol gaat doen. Maak het niet te vaag of 'creatief'. Je zult mensen gewoon in de war brengen of misschien zelfs afschrikken. Intern kun je besluiten om je receptioniste de 'Director of First Impressions' te noemen, maar in een functiebeschrijving moet het gewoon 'receptionist' zijn. '
Blijf onbevooroordeeld
Construeer zinnen met behulp van de "hij / zij" -benadering of die het gebruik van gender-voornaamwoorden totaal ontkent, adviseert de SBA. Gebruik ook geen bijwoorden of bijvoeglijke naamwoorden die worden geïnterpreteerd, zoals 'vaak', 'sommige', 'complex', 'af en toe' en 'meerdere'.
Inclusief salarisinformatie - of niet
Een van de zorgen van werkgevers is om salarisinformatie al dan niet op te nemen in functiebeschrijvingen of advertenties.
"De meeste bedrijven doen het niet", zegt Baker, "maar als je het goed vindt, ga dan zeker verder."
Ze waarschuwt echter dat het opnemen van een salarisbereik kandidaten toelaat het hoogste niveau te kennen. "Iedereen zal daar om vragen", zegt ze.
Slezak was onvermurwbaarder. "Vacatures en functiebeschrijvingen zijn twee volledig verschillende beesten", zei hij. "Een functieomschrijving hoeft niet naar salaris te verwijzen, terwijl een vacature salaris moet bevatten."
Hoe een jobadvertentie te schrijven: beste praktijken
Nadat u de taakbeschrijving hebt geschreven, is het tijd om de taakadvertentie samen te stellen en uit te voeren.
De advertentie is nodig omdat "het waarschijnlijk de eerste plaats is waar een kandidaat op zal letten en waar uw bedrijf de beste mogelijkheid heeft om hun aandacht en interesse vast te leggen", zegt Baker.
Ze onderscheidt het verschil tussen een vacature en een functieomschrijving door te zeggen dat de taakomschrijving voornamelijk voor intern gebruik is, terwijl een advertentie naar buiten gericht is en is ontworpen om kandidaten aan te trekken.
"De meeste bedrijven gebruikten functiebeschrijvingen in hun advertenties, wat hen in het nadeel stelt", zei ze.
In plaats daarvan schrijft Baker voor dat bedrijven, om de beste kandidaten aan te trekken, informatie over hun cultuur moeten opnemen, zoals wat hen een geweldige plek maakt om te werken en wat hen scheidt van concurrenten.
"Hoewel u een basisbeschrijving van taken moet opnemen, is het uw voornaamste doel om te benadrukken wat uw bedrijf onderscheidt van uw concurrenten," zei ze. "Dat is niet iets dat veel bedrijven doen, waardoor je een voorsprong hebt op het spel."
Baker voegde eraan toe dat je in een functieomschrijving informatie moet opnemen over de taken en verwachtingen van de kandidaat. Noteer ook het minimale niveau van vereisten en geef aan dat u alleen die mensen accepteert die u denkt aan die te voldoen.
"Wees specifiek, om te voorkomen dat niet-gekwalificeerde kandidaten solliciteren," zegt ze.
Waar vacatures op plaatsen
Plaats vacatures op de volgende sites om de meeste zichtbaarheid te krijgen:
- Indeed.com is een functiezoekmachine die informatie verzamelt van andere locaties. U kunt een taak plaatsen en zoekwoordspecifieke pay-per-click-advertenties uitvoeren.
- LinkedIn, het zakelijke sociale netwerk, is een populaire rekruteringsbestemming vanwege het 300 miljoen ledencontingent. Het biedt de mogelijkheid om vacatures te plaatsen en kandidaten te zoeken. In tegenstelling tot andere sites, laat LinkedIn werkgevers leren over kandidaten door middel van profielen die hun arbeidsverleden, vaardigheden en persoonlijke aanbevelingen gedetailleerd.
- Glazen deur is een banen- en rekruteringsmarkt gericht op transparantie. Het combineert gratis en anonieme beoordelingen, beoordelingen en salarisinhoud met vacatures. De site biedt ook rekruterings- en employer branding-oplossingen om kandidaten te helpen aantrekken.
- Monster is een traditionele vacaturesite-site waarmee werkgevers vacatures kunnen plaatsen en kandidaten kunnen zoeken.
- verwerkbaar stelt bedrijven in staat om op meerdere vacaturesites te posten met één inzending. Deze omvatten sites zoals Indeed, Monster, Simply Hired, LinkedIn, Glassdoor en anderen.
(Workable heeft een uitgebreide lijst van vacaturesites op haar website, die verkooppunten bevatten die zijn gericht op brancheverticalen, zoals Flexjobs (freelance, telewerkers), Behance (ontwerp), Dice (tech) en AngelList (startups).Een ander hulpmiddel, Betterteam, een recruiting management softwarebedrijf, bevat een lijst met 50 sites voor het plaatsen van vacatures.)
Zoals je kunt zien, gaat veel meer over het schrijven van een functiebeschrijving of advertentie dan op het eerste gezicht lijkt. Volg het advies in deze gids om meer gekwalificeerde kandidaten te lokken.
Opdracht hervat foto via Shutterstock
