Managers en leidinggevenden kunnen hulp nodig hebben bij het voltooien van hun werktaken, zoals het opzetten van verkoopbijeenkomsten. Een uitvoerend assistent op hoog niveau biedt administratieve ondersteuning aan deze professionals. Volgens de Diploma-gids kunnen de onderwijsvereisten voor deze functie een associate's degree omvatten. Bijkomende vereisten kunnen betrekking hebben op onderzoeksvaardigheden, computervaardigheden en interpersoonlijke vaardigheden.
$config[code] not foundAdministratieve taken
Uitvoerders op hoog niveau voeren routinekantoortaken uit wanneer ze in kleinere kantoren werken. Deze omvatten het maken van telefoongesprekken, het onderzoeken van cadeau-ideeën en het accepteren van bezorgpakketten. In een groter kantoor kunnen uitvoerende medewerkers op hoog niveau toezicht houden op werknemers die deze taken uitvoeren, zoals receptionisten.
Financial Records Management
Beheer van financiële gegevens omvat het bijwerken van onkostenrekeningen, het controleren van zakelijke kredietrekeningen en het verwerken van betalingsverzoeken. De assistent is verantwoordelijk voor het bewaren van deze financiële documenten op een veilige locatie. Door dit werk te doen, hebben uitvoerende assistenten toegang tot gevoelige persoonlijke informatie, zoals burgerservicenummers, en zien ze persoonlijke informatie wanneer ze met financiële gegevens werken. Discretie is een must.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingVertegenwoordiging op vergaderingen
Wanneer managers, directeuren of afdelingsmanagers geen vergadering kunnen bijwonen, kan de uitvoerende assistent op hoog niveau de uitvoerende macht vertegenwoordigen. Deze vergaderingen kunnen betrekking hebben op het omgaan met leveranciers, verkopers of andere leidinggevenden. De uitvoerend assistent moet het bedrijf op professionele wijze vertegenwoordigen. Sommige assistenten moeten geschillen oplossen en de leidinggevenden informeren wanneer een probleem niet snel wordt opgelost.
Reisarrangementen
Een assistent maakt reisarrangementen voor managers en leidinggevenden. Dit omvat het bellen van hotelreserveringsbalies en het afhandelen van autoverhuurreserveringen. Sommige leidinggevenden hebben speciale verzoeken, zoals voedingsbehoeften, en de assistent moet ze bijhouden. De uitvoerend assistent op hoog niveau bevestigt reisschema's en informeert de uitvoerende macht.
Document controle
Kantoorpapier moet worden gecontroleerd, bijgewerkt en ingediend. Het aanmaken van documentatie kan memo's, standaardbrieven en bedrijfsfacturen met zich meebrengen. Sommige van deze documenten vereisen managementhandtekeningen voordat de assistent ze kan indienen. Uitvoerders op hoog niveau krijgen training over hoe verschillende documenten worden behandeld. Documenten worden opgeslagen in kasten of overgebracht naar een computer.
