De sleutel tot het schrijven van een effectief rapport is om gewoon vast te houden aan de feiten. Focus op de belangrijkste details. De beste rapporten geven een duidelijke en beknopte uitleg van het onderwerp. Veel mensen geloven dat een rapport lang moet zijn en overspoeld met details, maar in werkelijkheid zal een effectief rapport op een beknopte manier ter zake komen. Maak eerst een lijst met opsommingen van alle onderwerpen die u moet bespreken voordat u begint met het schrijven van het rapport. U kunt het rapport vervolgens op basis van deze informatie ordenen.
$config[code] not foundMaak een schets van je rapport voordat je het schrijft. Maak algemene secties en deel die secties vervolgens in kleinere subsecties met titels die beschrijvend en gemakkelijk te volgen zijn. Maak de outline in een inhoudsopgave en neem de inhoudsopgave aan het begin van het rapport op, zodat de lezer eenvoudig de informatie van het rapport kan raadplegen.
Bepaal uw doelgroep. Wie zal dit rapport lezen? Dit zal u helpen om te beslissen over de toon van het rapport. Bepaal of het informeel of formeel is. Ongeacht de toon die je gebruikt, schrijf met duidelijke, duidelijke taal. Vermijd 'zakelijk spreken', jargon en grote woorden.
Start het rapport af met een samenvatting. Vat de belangrijkste punten samen. Gebruik kogels voor de eenvoud en om de aandacht te vestigen op de belangrijkste doelstellingen van het rapport. Kom terug naar deze samenvatting nadat het rapport is voltooid om te bevestigen dat u alle belangrijke details hebt vastgelegd.
Geef specifieke details over elke subsectie die u in de eerste stap hebt beschreven. Verdeel ze in korte paragrafen. Elke alinea mag niet langer zijn dan vier of vijf zinnen. Vermijd uitgebreide beschrijvingen: vermeld uw punt, relevante statistieken of voorgestelde acties en ga verder met de volgende sectie.
Gebruik visuals met mate om uw punten te illustreren. Grafieken, grafieken en foto's die uw bevindingen ondersteunen, zullen de lezer helpen de concepten te begrijpen.
Lees het rapport twee keer na het voltooien van de eerste versie. Verwijder overbodige woorden en overtollige taal. Corrigeer grammatica en spelfouten.
Leg de rapporttekst in een aantrekkelijke sjabloon met een eenvoudige omslag. Microsoft Office heeft gratis rapportsjablonen beschikbaar op de Microsoft-site (zie bronnen). Toon het rapport in spiraalbinding, zodat de lezer gemakkelijk door de pagina's kan bladeren.
Tip
Minimaliseer het aantal pagina's als u wilt dat het rapport effectief is.
Sta niet toe dat uw lezer verdwaalt of wordt geïntimideerd door de lengte van het rapport. U wilt dat mensen het rapport in zijn geheel lezen in plaats van het eenvoudigweg af te romen.
Sta een andere lezer toe om naar het rapport te kijken om er zeker van te zijn dat het effectief uw punten overbrengt.
