Wat denk je: onderschatten we allemaal het belang van e-mail? Misschien omdat het verloren gaat in spam of vanwege alternatieve kanalen op Twitter, LinkedIn en Facebook? Een slimme persoon herinnerde me onlangs dat e-mail de ruggengraat van sociale media is.
En in een recent artikel over zakelijke etiquette in het OPEN-forum van American Express schreef kleine bedrijfsexpert Steve Strauss:
"Email is nu de dominante vorm van zakelijke communicatie en moet als zodanig worden behandeld. Sommige uniforme beleidsmaatregelen helpen iedereen om op schema te blijven. '
$config[code] not found
Ik zeg dat zelfs met de "e" ervoor, het nog steeds e-mail is. Het is uw zakelijke communicatie. Het zijn niet alleen verkopen. En ons ondergedompeld zijn in snelle en zorgeloze tekstcommunicatie betekent niet dat we geen aandacht moeten schenken aan onze eigen e-mails. En als je het gaat doen - en het onder ogen ziet, doe je het - doe het goed. Ik denk dat mijn lijst hier niets is wat we niet allemaal weten, maar we hebben de herinneringen misschien nodig. Ik hoop dat dit helpt:
1. Hou het kort. We zijn allemaal bezig. De meesten van ons skimmen onze e-mails, zoeken naar de belangrijkste punten en proberen ze snel in en uit te schakelen. Ik heb nooit iets geschreven dat niet nuttiger was als het op halve lengte werd gesneden.
2. Maak de onderwerpregel een samenvatting. Deze lijkt voor de hand liggend, maar scan je eigen e-mails en je zult merken dat de meeste onderwerpregels op zijn best lukraak zijn. We hebben threads die als sneeuwballen groeien aan het onderwerp van het eerste bericht, een onderwerp dat al lang is veranderd. We hebben kant-en-klare onderwerpen als koppen en proberen ons te misleiden om verder te lezen. Klink niet als een spammer. Beschrijf uw bericht in uw onderwerpregel.
3. Begin en eindig met "jij". Dit is een van de fundamenten van het schrijven van zakelijke brieven: richt het zelfbelang van uw lezer aan. Begin uw eerste alinea met het woord "U" en voeg iets toe als "u vroeg mij …" of "u wilde …" of "u noemde" of "u nodig hebt." Begin uw laatste alinea met "u" opnieuw en benadruk wat uw lezer zal uit doen wat je ook maar vraagt.
4. Slechts één onderwerp per bericht. U zult zien dat uw werkelijke e-mailresultaten steeds hoger worden wanneer u uw e-mails onderbreekt voor elk onderwerp in één bericht. De extra berichten die u wilt opnemen lopen veel waarschijnlijker verloren. Breek de berichten op.
5. Gebruik de juiste toon. Wees voorzichtig en wees correct met toon. Sarcasme, parodie en ironie zijn moeilijk in koude, harde zwarte en witte tekst te plaatsen. Tonen worden heel gemakkelijk verkeerd begrepen. Schrijf nooit een e-mail die verkeerd kan worden geïnterpreteerd en doorgestuurd naar iemand uit de context. Schrijf nooit een e-mail die beschamend zou zijn als deze wordt geciteerd.
6. Stuur geen extra exemplaren. Het is een bericht, geen archief of een kluis. We hebben allemaal een hekel aan die cover-your-backside extra exemplaren die in de hele e-mail verschijnen voor iedereen die je vaag misschien op een dag zou beschuldigen van het niet hebben van iets, iets behandeld of opgevolgd. Stuur uw e-mail naar de mensen voor wie het bedoeld is en niemand anders.
7. Respecteer spelling en grammatica. Gebruik ten minste een spellingcontrole, maar herken als u dat doet, dat spellcheckers niet veel schrikaanjagende fouten opvangen. Gebruikmakend van "daar" voor "hun", bijvoorbeeld, of de zeer gebruikelijke verwarring van apostrofs en meervoud, alsof elk meervoudig woord een apostrof nodig heeft. Probeer deze google-zoekopdracht of mijn persoonlijke favoriet, 10 veelvoorkomende spelfouten op oatmeal.com. Deze fouten doen aan je communicatie wat een groot stuk spinazie in je tanden doet met je glimlach.
8. Vergeet niet dat het niet privé is. Het e-mailadres van uw bedrijf hoort bij het bedrijf en uw persoonlijke e-mailadres kan voor de rechtbank worden opgeroepen. Mensen die willen en weten hoe ze kunnen snuffelen in e-mail. Schrijf nooit in e-mail iets dat u of uw ontvanger in verlegenheid brengt, ongepast, onverdraagzaam, illegaal of stom.
9. E-mail is niet voor argumenten. Boze woorden zijn niet biologisch afbreekbaar. Nooit ruzie maken in e-mail. Loop door de gang of neem de telefoon op. Ik heb dit zelf op de moeilijke manier geleerd, denkend dat mijn briljante gebruik van de Engelse taal op de een of andere manier een punt beter kon maken dan ik met ouderwetse praat kon doen. Dat doet het nooit. E-mail wint bijna nooit een punt of stopt een argument. Het maakt de zaken bijna altijd erger, niet beter.
10. Let op die draden. De meeste van onze e-mailsoftware bouwt lange e-mails op, zoals kinderen die sneeuwballen bouwen die heuvelafwaarts rollen. Elke nieuwe e-mail wordt hieronder in de thread verzameld. Is er iemand die zich niet op zijn minst ooit in ontzetting, te laat heeft gerealiseerd, dat je per ongeluk een lange thread hebt gemaild met te veel informatie of een beschamende opmerking over iemand onderweg? Haat je het niet als dat gebeurt? En dan, afgezien van dat probleem, is er gewoon de overduidelijke overvloed aan nutteloze informatie, omdat elke nieuwe e-mail in de thread alle vorige e-mails bevat. Bedenk hoeveel slib we via de pijplijn verzenden. Moet iedereen in elke e-mail worden herinnerd aan alles wat is gezegd in alle gerelateerde e-mails?
