Conferentiecoördinatoren of vergaderingplanners zijn meestal betrokken bij elk aspect van een conferentie, van het ondertekenen van de eerste contracten tot opruimen op de laatste dag van het evenement. Daartussenin zit een breed scala aan taken die je kunt verwachten. Sinds 2014 zijn er aanzienlijke kansen in het veld die naar verwachting ten minste tot 2024 zullen duren, aangezien het Bureau of Labor Statistics voorspelt een toename van de werkgelegenheid voor conferentiecoördinatoren op ongeveer 10 procent.
$config[code] not foundPre-Planning
Als coördinator is het uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alle gegevens die uw klanten nodig hebben schriftelijk vastgelegd zijn in een contract voordat u begint met de voorbereidingen voor de conferentie. Je ontmoet de leidende organisatie van de organisatie voor de conferentie om uit te vinden hoe veel bezoekers verwacht worden, welke maaltijden en snacks nodig zijn, voor wie de doelgroep bestaat, wat het doel van de conferentie is en wat voor budget beperkingen waar de cliënt onder zit. Daarnaast moet u onderhandelen met leveranciers, faciliteiten en andere serviceproviders en de totale kosten voor het evenement noteren. Je hebt meestal een budget waar je binnen moet werken.
Organiseer het evenement
Zodra u alle details hebt ingevuld van waar het evenement zal plaatsvinden en wie de services zal leveren, bent u verantwoordelijk voor het organiseren van deze details in een soepel lopende bewerking. Je zult moeten uitzoeken welke kamers verschillende sprekers zullen gebruiken, afhankelijk van hoe populair de workshop wordt voorspeld en hoeveel gasten worden verwacht om banketkaartjes te kopen. Met uw klant bent u verantwoordelijk voor het kiezen van het menu, tafelarrangementen en entertainment en het regelen van microfoons en audiovisuele behoeften van sprekers. Als deelnemers verblijven in andere hotels dan waar u de conferentie houdt, moet u mogelijk vervoer voor hen regelen. Tegen de tijd dat het evenement plaatsvindt, zou u een gedetailleerd schema en lijst met contactpersonen voor elke service moeten hebben gemaakt.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingBewaak evenement
Tijdens de conferentie wordt er van u verwacht dat u op afroep beschikbaar bent voor last-minute verzoeken en ervoor zorgt dat verkopers zijn waar ze horen te zijn. Vroeg op de eerste dag maak je een rondleiding door de faciliteit om ervoor te zorgen dat de tentoonstellingshokjes op de juiste manier zijn ingericht, dat het hotel klaar is voor de gasten en dat de borden voldoende zijn. U kunt een walkie-talkie voeren of klaarstaan op uw mobiele telefoon om onmiddellijk te reageren op verzoeken van klanten. Naast het bekijken van de voortgang van de conferentie terwijl deze aan de gang is, is uw verantwoordelijkheid in de eerste plaats om problemen op te lossen en op te lossen wanneer deze zich voordoen.
Opvolgen
Een effectieve conferentiecoördinator biedt follow-up met de klanten om te achterhalen of het evenement als geslaagd werd beschouwd. Je moet ook de betaling direct na het evenement verzamelen en je leveranciers betalen. Maak een enquête voor de deelnemers die moet worden ingevuld voordat ze het evenement verlaten en deel de resultaten met uw klant. Maak kennis met de leidende organisatoren van het bedrijf dat de conferentie organiseerde voor feedback. Aangezien veel conferentiecoördinatoren ook betrokken zijn bij de verkoop van hun diensten, kan het nodig zijn om te vragen om de volgende vergadering of conferentie te coördineren wanneer u deze follow-up uitvoert.
