Traditionele papieren archivering is grotendeels vervangen of geholpen door bestandsopslag in computerdatabases. Er zijn voordelen en nadelen verbonden aan traditioneel archiveren. Hoewel papieren bestanden binnen handbereik zijn en gemakkelijk toegankelijk zijn, nemen ze ook veel ruimte en oud papier in beslag. Bepalen of een traditioneel archiveringssysteem voor u geschikt is, hangt af van uw bedrijf. Juridische bedrijven en bedrijven die medische dossiers bijhouden, kunnen merken dat hun bestanden zo snel veranderen of groeien dat traditionele papieren archivering de enige manier is om de dagelijkse ontwikkelingen bij te houden.
$config[code] not foundMakkelijk toegankelijk
Traditionele bestandsorganisatie is gemakkelijk toegankelijk. Bestanden bevinden zich fysiek op een centrale locatie. Als u iets niet kunt vinden, kunt u het zo lang doorbrengen als u door elk bestand moet gaan totdat u precies vindt wat u zoekt. De mogelijkheid om uw bestanden te bekijken, aan te raken en te lezen wanneer u maar wilt, kan u helpen nadenken over hoe u aspecten van uw bedrijf kunt innoveren.
Makkelijk te begrijpen
Traditionele archiveringssystemen zijn meestal gemakkelijk te begrijpen. Bestanden kunnen op verschillende manieren worden gerangschikt, inclusief alfabetisch, op onderwerp of vaardigheden, numeriek, op datum, op locatie of in volgorde van belangrijkheid. Zelfs als u het gebruikte bestandssysteem aanvankelijk niet begrijpt, kunt u er achter komen dat u de bestanden doorneemt en aandacht schenkt aan hun bepalende factoren.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingVerouderd
Aan de andere kant zijn traditionele papieren bestanden in veel organisaties vervangen door computerarchivering. Meer bedrijven scannen en downloaden hun bestanden naar kantoorcomputers. Met deze methode kunnen werknemers bestanden vinden en deze onmiddellijk uploaden met zoekdatabasesoftware, waardoor ze tijd besparen en de productiviteit verhogen.
Moeilijk te beschermen
Traditioneel georganiseerde bestanden zijn moeilijk te beveiligen. Branden of andere natuurrampen kunnen bestanden vernietigen, wat kan leiden tot verloren zaken. Het maken van back-ups van traditionele bestanden is tijdrovend en kost uren aan kopiëren, labelen en opnieuw archiveren.
Gebrek aan ruimte en efficiëntie
Traditionele bestandsorganisatie kan uit de hand lopen. Het aantal te organiseren bestanden groeit met uw bedrijf; het kan lastig zijn om ruimte te vinden voor al het papierwerk. Efficiënt artikelen archiveren kan ook een uitdaging worden.
