Er zijn slechts acht uur op de traditionele werkdag en om uw bedrijf zo winstgevend mogelijk te houden, moet u het maximale uit deze uren halen. Productiviteit wordt meestal gedefinieerd als hoeveel werk of hoeveel taken u en uw medewerkers binnen een bepaalde periode kunnen doen.
Bedrijven proberen dit te optimaliseren door meer getalenteerde werknemers aan te nemen, betere gereedschappen en apparatuur te kopen en interne processen te verbeteren. Maar hoeveel van die dagelijkse uren worden verspild en wat zorgt ervoor dat uw medewerkers ze verspillen?
$config[code] not foundTop Time Wasters at Work
Hoewel organisaties en individuen variëren, zijn dit de meest voorkomende tijdverspillers waar u op moet letten:
1. E-mail
Hoeveel e-mails lijken erop te doven, zonder dat er betekenisvolle informatie in staat? Je besteedt talloze minuten per dag aan onnodige informatie, zoals al je collega's, en bovendien besteden je oorspronkelijke afzenders nog meer tijd aan het schrijven van die e-mails. Het merendeel van de medewerkers is achteloos over hoe ze e-mails ordenen, schrijven en verzenden, en uiteindelijk komt dit neer op uren verspilde tijd per dag.
Het corrigeren van dit probleem begint bij het begrijpen ervan. Gebruik een hulpprogramma voor e-mailanalyse, zoals Gmail Metrics, om het gebruik van uw e-mail door bedrijven te analyseren en een actieplan op te stellen voor het verbeteren van dit gebruik.
2. Sociale media
Het zou geen verrassing moeten zijn dat uw werknemers waarschijnlijk sociale media op hun werk gebruiken, of ze nu het nieuws lezen of hun vrienden en familieleden berichten sturen. Volgens een recente studie logt tweederde van de Amerikaanse medewerkers minstens een keer per dag in op social media, terwijl 20 procent van de ondervraagden een uur of langer van hun werkdag op sociale media doorbrengt.
Als we er rekening mee houden dat zelfrapportage een rol speelt, kunnen de cijfers nog hoger zijn. Wat is erger, er is geen gemakkelijke manier om dit te voorkomen. U kunt websites voor sociale media blokkeren op uw bedrijf internet, maar het zal moeilijk zijn om werknemers te blokkeren hun persoonlijke apparaten te gebruiken voor toegang tot sociale media.
3. Vergaderingen
Vergaderingen lijken in eerste instantie misschien niet op tijdverspilling. Ze lijken misschien essentiële onderdelen van het succes van een bedrijf. Maar ze kunnen om verschillende redenen gevaarlijk zijn, inclusief het feit dat ze meerdere mensen tegelijkertijd hebben en over het algemeen een voorbereidingstijd nodig hebben voorafgaand aan de vergadering. Neem als voorbeeld een case study van Bain van een groot (naamloos) bedrijf, waarbij een enkele wekelijkse vergadering uiteindelijk 300.000 manuren per jaar kostte.
De nummers worden snel opgeteld, vooral wanneer uw besprekingsgesprekken kunnen worden vervangen door e-mail of wanneer u mensen opneemt die niet aanwezig hoeven te zijn. Door uw vergaderingen onder controle te krijgen, door uw totale aantal en uw vergadertijd te verminderen, kunt u dit verspilling voorkomen. Vergaderingen, voor veel organisaties, zijn een noodzakelijk kwaad, dus in plaats van ze te elimineren, kun je eraan werken ze zo productief mogelijk te maken. Zorg ervoor dat je vóór elke vergadering een duidelijke agenda hebt.
4. Praten en sms'en
Niet-werkgerelateerde communicatie is een andere belangrijke oorzaak van verspilde tijd op het werk. Medewerkers roddelen en chatten met hun collega's en brengen tijd door met praten en sms'en op hun telefoons, vermoedelijk met vrienden en geliefden. Volgens een enquête van Harris was 'praten en sms'en op een telefoon de belangrijkste zelfgerapporteerde oorzaak van tijdverlies, met 50 procent van de respondenten die het claimden als een oorzaak van tijdverspilling. De op één na hoogste oorzaak was roddelen, 42 procent van de respondenten gaf dit regelmatig toe.
Nogmaals, overweeg zelfrapportagebias hier, wat betekent dat de werkelijke aantallen mogelijk nog hoger zijn. Dit is een andere manier van tijdverspilling die moeilijk te corrigeren is. U wilt de communicatie met medewerkers niet voorkomen, of u kunt de teamwerkdynamiek en het moreel van uw organisatie schaden. U kunt de telefoons van uw medewerkers ook niet gemakkelijk confisqueren wanneer ze op het werk komen.
Waarom tijd verspillen is niet altijd een slechte zaak
Nadat u dit artikel hebt gelezen, kunt u tijdverspilling beschouwen als een van de belangrijkste zorgen van uw bedrijf. U kunt in de verleiding komen om uw werknemers te controleren, hun gebruik van sociale media en persoonlijke apparaten te controleren en ervoor te zorgen dat ze zo productief mogelijk blijven. Neem echter niet deel aan micromanagement. Studies tonen aan dat micromanaging van uw werknemers een negatief effect heeft op de productiviteit en ook het moreel verlaagt.
Bovendien kunnen sommige tijdverspillers op de lange termijn zelfs productief zijn. Bijvoorbeeld, een pauze van vijf minuten op sociale media kan werknemers helpen om stress te verlichten en zich dichter bij hun familie en vrienden te voelen. De juiste aanpak is dan om je bewust te zijn van deze potentiële tijdverspillers en je ertegen te beschermen - maar niet te strikt.
Productiviteit is misschien een beetje een getallenspel, maar niet alles over de effectiviteit van medewerkers kan worden herleid tot aantallen.
Foto via Shutterstock
4 Opmerkingen ▼
