Vorige maand hadden we het over het belang van proactieve stappen om het niveau van rampenparaatheid van uw bedrijf te evalueren. Het ontwikkelen van een voorbereidingsplan voor rampen is een eerste belangrijke stap, omdat proactieve maatregelen nemen voordat een ramp toeslaat, de financiële gevolgen van een ramp helpen verminderen door uw bedrijf sneller te laten heropenen.
Maar wat doe je als een ramp echt toeslaat? Hoe communiceer je intern en extern tijdens en na een ramp?
$config[code] not foundCommunicatie is de sleutel
Ondernemers die met een crisis te maken hebben, laten vaak dit cruciale onderdeel van de bedrijfscontinuïteit achterwege. De manier waarop uw bedrijf communiceert tijdens en na een ramp, heeft rechtstreeks invloed op hoe goed uw bedrijf herstelt.
Hier zijn enkele tips om in gedachten te houden wanneer uw bedrijf een crisiscommunicatieplan ontwikkelt:
- Ontwikkel en onderhoud een noodcontactlijst. Dit moet onder meer telefoonnummers voor thuis, alternatieve mobiele nummers, persoonlijke e-mailadressen en contactgegevens van familieleden omvatten. Terwijl u uw lijst samenstelt, moet u rekening houden met uw verschillende doelgroepen, waaronder klanten, werknemers, verkopers en uw lokale gemeenschap.
- Maak een systeem voor het toewijzen van telefoonstructuren, zodat iedereen weet wie hij of zij moet contacteren in de nasleep van een ramp. In een wereld die zo afhankelijk is van digitale communicatie en elektronica, kan een traditioneel telefoonsysteem en een toewijzingssysteem dat duidelijk wordt beschreven op gemakkelijk toegankelijke afgedrukte exemplaren enorm helpen tijdens een crisis.
- Stel een formeel evacuatieplan op en oefen het regelmatig met uw werknemers.
- Evalueer waarschuwingssystemen voor tekst of e-mail die meldingen naar zowel werknemers als klanten kunnen pushen. Als u er een vindt die goed werkt voor uw bedrijf, moet u het systeem regelmatig testen om te controleren of het correct werkt.
Duidelijk communiceren
De tips voor rampenparaatheid zijn uitstekend als het gaat om communiceren, maar de berichten die uw bedrijf communiceert, zijn even belangrijk. Misleidende informatie, zelfs van externe bronnen, kan speculatie over een bedrijf stimuleren. Het is absoluut cruciaal om te focussen op nauwkeurige, effectieve communicatie naar zowel het publiek als uw interne doelgroepen, zowel tijdens als na een ramp.
Hier zijn twee best practices om te overwegen:
- Bied zo goed als mogelijk toezicht op wat er over uw bedrijf is gezegd en geschreven tijdens en na een ramp. Hierdoor kunt u niet alleen toezicht houden, maar ook deelnemen aan het gesprek, en het kan ook inzicht bieden in de sterke en zwakke punten van uw bedrijfsstrategie als geheel.
- Ontwikkel een plan om indien nodig met de lokale media samen te werken. Met de juiste planning kunnen de media uw bedrijf ondersteunen in een ondersteunende rol omdat het werkt na een ramp. Om dit succesvol te maken, heeft uw bedrijf een aangewezen woordvoerder nodig die een aantal basismediatraining onder zijn of haar riem heeft. Alle werknemers moeten opleidingsmateriaal ontvangen, waarbij wordt opgemerkt welke personeelsleden media-aandacht hebben en belangrijke berichtenpunten markeren, zodat iedereen - al dan niet in de media opgeleid - tijdens een ramp weet te communiceren met een consistente stem en bericht.
Proactieve planning en georganiseerde crisiscommunicatie kunnen u een heel eind helpen door terug te keren naar de normale gang van zaken na een ramp. En het is natuurlijk altijd een goed idee om een formele debrief na elk incident te volgen om de geleerde lessen te evalueren en ze te gebruiken om uw communicatieplan voor crisissituaties te verbeteren.
Tornado Aftermath Foto via Shutterstock
4 Opmerkingen ▼
