In veel bedrijven behandelt de personeelsafdeling alle personeelsdossiers van elke medewerker, uit het verleden en het heden. Deze records werden traditioneel op papier bewaard, waardoor er problemen waren met de opslag, de mogelijkheid om records te vinden en de levensduur te bepalen. Overstappen op een geautomatiseerd personeelssysteem kan enkele van deze problemen helpen oplossen.
Ruimte
Het bijhouden van papieren dossiers kost veel ruimte. Hoe meer medewerkers een bedrijf heeft, hoe meer ruimte het nodig heeft om alle records op te slaan, vooral als het bedrijf records bijhoudt voor werknemers in het verleden. Een geautomatiseerd systeem stelt een bedrijf in staat papieren documenten over te zetten naar een digitale vorm, die alleen ruimte inneemt voor de computer. De meeste computers hebben voldoende ruimte op de harde schijf om alle vereiste werknemersrecords op te slaan. Een bedrijf is dan vrij om de voormalige opslagruimte voor de papieren administratie te gebruiken voor een ander kantoor of een ander type opslag.
$config[code] not foundToegankelijkheid
Papieren records, ongeacht hoe goed ze zijn opgeslagen, kunnen enkele minuten duren om te zoeken naar elke specifieke informatie. U moet het bestand voor de juiste werknemer vinden, wat meestal gemakkelijk is, zolang de bestanden in goede alfabetische volgorde worden bewaard, maar nog steeds enige tijd kan duren, afhankelijk van het aantal archiefkasten waar u naartoe moet lopen om erbij te komen. Daarna moet u nog steeds het specifieke document vinden dat u nodig heeft, en dat kan enige tijd duren, vooral als het bestand van de werknemer dik is. Als het personeelssysteem echter op een computer is opgeslagen, is het een kwestie van seconden om via de zoekfuncties van de computer naar de informatie te zoeken die u zoekt. Werkgevers kunnen bestanden van meerdere computers en zelfs kantoren in meerdere steden bekijken.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingTijd
Naast tijdsbesparing bij het zoeken naar specifieke documenten in papieren bestanden, kunnen werkgevers op andere manieren tijd besparen. Als een werkgever iemands papieren bestand nodig heeft vanwege disciplinaire maatregelen of voor een functioneringsgesprek, moet ze wachten totdat iemand het bestand heeft gevonden en het aan haar heeft bezorgd. Wanneer het systeem geautomatiseerd is, kan ze eenvoudig de informatie op haar computer opzoeken zonder te hoeven wachten. Het archiveren van documenten gebeurt ook sneller, wat tijd bespaart bij het archiveren.
Statistieken
Werkgevers vertrouwen soms op statistieken om hun werknemers en de behoeften van het bedrijf te evalueren. Wanneer personeelsdocumenten worden geautomatiseerd, kan een werkgever de computer instrueren specifieke statistieken te verzamelen, zoals outputniveaus, afwezigheid of omloopsnelheid, om manieren te vinden om het bedrijf te verbeteren. Deze statistieken kunnen een werkgever een schat aan belangrijke informatie geven. Als het hogere management deze statistieken opvraagt, maakt de computer het eenvoudig om de informatie te compileren en kan snel een grafiek worden gemaakt om de statistieken beter te illustreren.
trends
Sommige werknemers vertonen trends in hun werkgewoonten die een werkgever kunnen inlichten over mogelijke problemen. Een werknemer kan bijvoorbeeld de gewoonte hebben om eens in de twee weken op dezelfde dag van de week ziek te worden. Sommige werknemers kiezen maandag of vrijdag om een weekend uit te breiden, terwijl anderen een meer discrete route kiezen door een dag in het midden van de week te gebruiken. Een geautomatiseerd personeelssysteem kan een werkgever helpen dergelijke trends gemakkelijker te herkennen dan te vertrouwen op papieren dossiers en geheugen.
