De notulen van vergaderingen zijn een belangrijk verslag van wat er tijdens een vergadering is gebeurd, waaronder items die zijn besproken, beslissingen die zijn genomen, taken die zijn uitgevoerd en gedelegeerd en tijdlijnen voor voltooiing die zijn ingesteld. Idealiter worden vergaderingnotulen gebruikt door zowel deelnemers aan de vergadering als degenen die de vergadering hebben gemist als referentie voor acties die moeten worden ondernomen. Minuten worden ook in de toekomst gebruikt als een hulpbron als iemand terug wil gaan naar een specifieke tijd of een specifiek project. Financiële vergadernotities moeten bijzonder gedetailleerd en specifiek zijn, omdat ze te maken hebben met belangrijke cijfers en statistieken. Als u verantwoordelijk bent voor het maken van aantekeningen van de financiële commissie, moet u ervoor zorgen dat uw aantekeningen het bedrijfsprotocol volgen en zich houden aan de basisrichtlijnen voor het nemen van effectieve en efficiënte vergadernotities.
$config[code] not foundNoteer de bedrijfsnaam, datum en tijd bovenaan het document. Voeg ook andere relevante informatie toe, zoals een specifieke afdeling of teamnaam of een specifieke reden waarom de vergadering werd genoemd.
Deelnemers registreren. Aanwezigen voor een vergadering van een financiële commissie zijn meestal een bestuursvoorzitter, bestuursleden en personeel dat direct gerelateerd is aan bedrijfsfinanciën, zoals een accountant of een financieel manager. Als het een vergadering van de overheidsfinanciën is, kan de stadsmanager en zelfs de burgemeester aanwezig zijn. Daarnaast kunnen externe bedrijven op de vergadering worden vertegenwoordigd als er een discussie over een bepaald project moet zijn. Let op de titels van mensen. Als dat nodig is, geef dan een presentielijst door, zodat u ervoor zorgt dat u de juiste namen voor de deelnemers krijgt. U kunt ook de namen registreren van deelnemers die niet aanwezig zouden kunnen zijn, maar die misschien een kopie van de minuten nodig hebben.
Als er een agenda is, noteer dan uw aantekeningen per onderwerp terwijl het onderwerp wordt besproken. Onderwerpen op een bijeenkomst van een financieel comité omvatten vaak een begroting, bepaalde projectfinanciën, inkomsten of financiële overzichten, toekomstige toewijzingen of wijzigingen of updates van de begrotingskalender. Neem belangrijke discussiepunten en subpunten op in proza of bullet-vorm, afhankelijk van het bedrijfsprotocol. Noteer wie er spreekt, alle namen of nummers die worden genoemd, evenals iedereen aan wie een taak is toegewezen en een vervaldatum voor de taak.
Neem "Overige zaken" op. Nadat de onderwerpen op de agenda zijn behandeld, maakt u een nieuw gedeelte met de naam Andere zaken. Hier zult u nota nemen van nieuwe items die ter discussie worden gesteld. Nogmaals, let op de spreker, alle data of nummers besproken en toegewezen taken en vervaldata.
Proeflezen en ontbrekende informatie adresseren. Voordat u uw vergadernotities indient, moet u ervoor zorgen dat ze leesbaar en grammaticaal correct zijn, dat er geen typefouten zijn en dat de namen correct zijn gespeld. Als er informatie ontbreekt waarvan u weet dat die werd besproken, probeer dan de ontbrekende informatie te vinden. Probeer de notulen zo snel mogelijk na de vergadering te schrijven, terwijl u zich nog steeds kunt herinneren wat er is besproken.
