Een goed georganiseerd kantoor bespaart tijd en zorgt voor een gelukkiger u - en gelukkiger collega's.
We moeten stapels papier doorworstelen, door elkaar gegooide laden, verwarde draden en dozen met dingen die rondhangen, lijkt misschien niet zo belangrijk, maar het is een echte fysieke belasting als je nadenkt over de tijd die je hebt doorgebracht met zoeken naar dingen die gemakkelijk te vinden moeten zijn, maar dat zijn ze niet. Ongeorganiseerde elektronische bestanden en verwarring vormen een even groot probleem.
$config[code] not foundDan is er de mentale belasting. Of je het bewust beseft of niet, rommel kan iedereen benadrukken.
Hier zijn 21 manieren om uw fysieke en elektronische werkplekken te organiseren.
Krijg het van de vloer
Ga verticaal met boekenkasten en rekken. Vaak is de bureaubladruimte of het vloeroppervlak op. Verticale opslag maakt efficiënter gebruik van de ruimte en plaatst meer op ooghoogte.
Maak "Activity Centers"
Plaats alles wat u nodig hebt om een activiteit in één gebied te voltooien, vooral als u regelmatig een activiteit uitvoert. U vermijdt tijd te verspillen met zoeken en monteren wat u nodig hebt. Verpakkingen en verzendbenodigdheden en gereedschappen moeten bijvoorbeeld in één gebied liggen. Of maak een plank voor items die u meeneemt tijdens uw reis, zoals uw reiskoffer, neopreen sleeves en draagbare opladers.
Bestand, scannen, versnipperen
Gebruik uw bureaublad niet als uw inbox, want kritisch papier (zoals cheques!) Kan verloren raken. Ondertekende contracten en andere items die u op papier wilt bewaren, moeten snel worden bewaard. Scan al het andere in digitale vorm. Versnipper en gooi het papier weg of recycle het.
Een map voor alles
Een map hebben voor alle papieren documenten. Hangmappen van Pendaflex, samen met manilla-binnenmappen, zijn een goedkope oplossing. Label beide. Pendaflex-mappen zijn uw tijdelijke aanduiding in de archiefkast en moeten daar te allen tijde worden achtergelaten. De inner manilla map is degene die je naar behoefte eruit haalt. Dan is het gemakkelijk om de manilla-map opnieuw in de pendaflex te plaatsen als je klaar bent.
Wikkel computerkabels in
Heb je computerkabels en snoeren in een warboel? Jij bent niet de enige. Gelukkig kunnen speciale draaibinders en koordafdekkingen de zaken netjes houden. Label je snoeren, zodat je de juiste kunt vinden als je iets los of moet verplaatsen.
Gebruik Corkboards om items met "Top of Mind" voor je te houden
Als u een controlelijst voor een taak of een herinnering wilt raadplegen, kunt u deze vastpinnen op een prikbord vlakbij uw bureau. Dit is goed voor elk nieuw proces totdat het een ingebakken gewoonte wordt. Koppel het item gewoon los als u er niet langer naar hoeft te verwijzen.
Bewaar alle handleidingen op één plek
Ooit de handleiding van uw printer moeten raadplegen? Of vindt u de kleine instructievlieger die bij uw Bluetooth-headset is geleverd? Als u alle handleidingen in een speciale lade, plastic krat of map plaatst, hoeft u er niet op te zoeken.
Maak verdeelde laden
Als uw laden geen ingebouwde verdelers hebben, koop dan goedkope metalen of houten verdelers - of beter nog, gerecycled plastic. Organiseer opladers voor apparaten; pennen; paperclips; notitieblokken en plaknotities; schaar en andere items. Niet alleen bespaart een georganiseerde lade tijd, u zult zich minder gestrest voelen als u niet meerdere malen per dag in een warboel hoeft te duiken.
Gebruik een labelmaker om planken georganiseerd te houden
Het zijn niet alleen bestanden die labels nodig hebben. Planken en laden kunnen profiteren van het labelen. Op die manier weet iedereen op kantoor de juiste plek om dingen te retourneren.
Houd een "To Do" -lijst bij
Geestelijke rommel is net zo belangrijk als fysieke rommel. Een van de belangrijkste punten in het Getting Things Done-systeem is om items uit je hoofd en op papier (of een elektronische lijst) te krijgen. Op die manier kunt u zich concentreren op de taak die voor u ligt. Houd je actielijst kort en overzichtelijk.
Doe wekelijks onderhoud en opruimen
Aan het einde van elke werkweek zet je de dingen die je gebruikt tijdens de week terug op hun plek. Papierstapels van stapel of stapel. Als u de rommel niet te lang laat verzamelen, is het gemakkelijker om georganiseerd te blijven.
Gebruik een Central Cloud Location voor bedrijfsdocumenten
Een fantastische manier om tijd te besparen en de noodzaak voor iedereen om hun eigen "virtuele opslag" -systeem op te zetten, te voorkomen, is om één centrale cloudlocatie te gebruiken voor bedrijfsdocumenten. Met opties zoals Google Drive of OneDrive kunt u centrale mappen instellen op onderwerp of op client om documenten te delen.
Gebruik Project Management of Task Manager Software
Een projectbeheersysteem houdt medewerkers op schema met projecten. Wat nog belangrijker is, het elimineert papieren takenlijsten en e-mailinstructies en verwarring die daaruit voortkomt.
Scanontvangst en winkel in de cloud
Dan kunt u papieren bonnen weggooien. Met nieuwere mobiele apps heb je zelfs geen scanner nodig - je maakt gewoon een foto. Met geavanceerde apps kunt u bonnen automatisch synchroniseren met uw boekhoudgegevens of creditcardrecords (handmatige codering vermijden).
Gebruik Browser-bladwijzers voor snelreferentie
Durft u ooit op zoek naar links naar terugkerende referentiesites of inlogschermen? Of weet je niet meer waar je ze kunt vinden? Voeg een bladwijzer toe en organiseer bladwijzers in mappen, zodat u ze met een paar klikken kunt bereiken.
Favorietenlijsten opslaan voor doorlopende bestellingen
Een andere timesave is het opslaan van favorietenlijsten bij online retailers die u regelmatig gebruikt. Op die manier hoeft u niet elke keer dezelfde voorraad op te zoeken als u koopt. Sites zoals Staples.com laten je lijsten met favorieten opslaan, en het is superhandig.
Archiveer oude bestanden
Als u het afgelopen jaar geen computerbestanden (vooral e-mails!) Hebt gebruikt, archiveer ze dan. Je hebt ze nog steeds, maar je hoeft ze niet te doorzoeken om de huidige items te vinden. Overweeg een beleid in te stellen om gearchiveerde bestanden ook na een bepaalde tijd te verwijderen.
Zorg voor voldoende antivirus- en antimalware-software
Weinig dingen kunnen meer verstoring en verwarring veroorzaken dan verloren bestanden of verloren tijd als gevolg van computervirussen en malwareaanvallen. 'Genoeg gezegd!
Gebruik een app voor het organiseren van notities
Opmerking apps zoals Evernote, OneNote en SimpleNote van Microsoft kunnen u helpen bij het organiseren en opslaan van webonderzoek en elektronische aantekeningen.
Echt "slimme" telefoons zijn tijdwinst
Slimme telefoons gebruiken verstandig en besparen tijd en kunnen ons gelukkiger maken. Misschien kunnen we zonder schuldgevoel aan het kantoor ontsnappen voor een familiefeest, want we hebben nog steeds contact als er iets kritiek is. Beschik over krachtige smartphones met voldoende intern geheugen om de benodigde apps uit te voeren.
Automatische synchronisatie voor alle apparaten
Over smartphones gesproken, zowel bedrijfseigenaren als werknemers gebruiken meerdere apparaten - misschien een desktopcomputer, tablet en smartphone per persoon, allemaal op dezelfde dag. Opslag van cloudbestanden of in ieder geval de mogelijkheid om bestanden automatisch te synchroniseren, is essentieel om tijd te besparen en verwarring te voorkomen door het ontbreken van het meest recente bestand.
Upgrade computers voor geheugen en snelheid
Je zult je misschien niet eens realiseren hoeveel tijd er wordt verspild als alles wat je doet langer duurt, of erger, vastloopt of regelmatig crasht. Adequate geheugen- en processorsnelheid van vorig jaar, is misschien niet aan de taak van dit jaar. Dus upgrade!
Dat zijn mijn 21 ideeën voor opslag en organisatie van kantoren. Wat zijn je beste tips voor het organiseren van je kantoor en het temmen van het desorganisatie- en rommelbeest?
Office-foto via Shutterstock
10 Opmerkingen ▼
