Al in 1917 draaide de eerste Bankers Box® het archief op zijn kop. Zoals de naam al doet vermoeden, is het ontworpen voor bankiers om bankgegevens te beheren. Al snel werd het echter door allerlei bedrijven overgenomen om archieven te organiseren en te archiveren.
$config[code] not foundFast forward 95 jaar. De wereld is veranderd, maar een paar dingen zijn dat niet. Een ding dat niet is veranderd, is de noodzaak om documenten en records in uw bedrijf te beheren.
In feite is archiefbeheer een nog grotere zorg geworden in onze moderne wereld. Procesvoering is tegenwoordig een feit in het dagelijks leven. Procesbezorgdheden hebben de ante vergroot als het gaat om het bewaren van archieven - het is belangrijk om een goed beleid te hebben voor het bewaren en vernietigen van records en om ze nauwkeurig te kunnen opvragen als dat nodig is. En dat is maar een voorbeeld.
Maar toch hebben te veel bedrijven geen goede oplossing voor documentbeheer en als gevolg daarvan onzekerheid vanwege slecht georganiseerde records - of ze outsourcen vanwege een foute perceptie, het is een grote hoofdpijn om records in-house te verwerken.
En dat is te betreuren. Waarom? Omdat het beheren van records via een in-house oplossing goed te doen is en voordelen heeft - het is niet moeilijk, het kan geld besparen, het is handig, het is veiliger en het maakt je georganiseerd.
Het beheren van bedrijfsdocumenten is goed binnen het vermogen van kleine en middelgrote bedrijven.
Fellowes, een bedrijf dat wordt erkend voor zijn toewijding aan innovatie op de werkplek, heeft onlangs besluitvormers in het midden- en kleinbedrijf ondervraagd met 1 - 1.000 werknemers. Die enquête toont de voordelen van het beheren van records in eigen beheer, als volgt:
1) Geld besparen - 52% van de mensen die een intern documentbeheersysteem gebruiken, zegt dat het hen geld heeft bespaard / kosten heeft bespaard. Niet alleen dat, 16% van die zeggen een in-house document management systeem heeft een "sterk positieve impact" op de operationele kosten.
Kosten zijn zelfs een belangrijke drijfveer om over te schakelen naar een interne oplossing. Bijna 65% van degenen die overstappen op een in-house oplossing voor documentbeheer zegt dat kosten van off-site documentopslag, shredding, binding en lamineren een factor in hun beslissing waren.
Voor een snel overzicht van de potentiële besparingen van uw bedrijf, kunt u de Fellowes Savings Analyzer op savingsanalyzer.fellowes.com proberen.
2) Geen onverwachte en verborgen kosten meer Een van de problemen waarmee bedrijven geconfronteerd worden die off-site documentopslag en -opslag gebruiken, zijn onverwachte kosten die de algehele kosten van off-site records management kunnen opdrijven. Naast de basisopslag- en retrievalkosten zijn er extra kosten voor brandstoftoeslagen, kartons, re-boxing, rush-retrieval, spoedlevering, levering door derden, opslagminima, administratiekosten, programmakosten, archivering vernietiging / vernietiging, gedetailleerde facturerings- en fotokopieerheffingen. Een interne oplossing kan al deze kosten minimaliseren of elimineren. Deze grafiek toont de negatieve impact van zoveel vergoedingen:
Klik om een groter kaartbeeld te zien
3) Ophaaltijden zijn sneller - Tijd is geld in het bedrijfsleven. Slechts 14% zei dat hun off-site documentbeheerleverancier de documenten dezelfde dag ophaalde als gevraagd. Bijna een derde zegt dat het drie dagen of langer duurt om records op te halen - soms meer dan een week! Met een in-house oplossing, is snelheid binnen uw controle.
4) Efficiëntie en gemak verbeteren - Volgens de enquête zegt 74% dat het gaan naar off-site documentbeheer geen impact heeft gehad of een negatieve impact heeft op de efficiëntie.
Fellowes heeft de Savings Analyzer gemaakt om uw besparingspotentieel te berekenen. Het duurt maar 60 seconden om de rekenmachine te gebruiken - probeer het en zie.
7 Opmerkingen ▼
