Een uitvoerend secretaris kan de uitvoerende macht op hoog niveau maken of breken die van haar afhankelijk is. Haar vermogen om de werkdruk te beheersen en doelen te bereiken, is niet alleen belangrijk voor de dagelijkse functies op kantoor, maar ook voor de prestaties van de organisatie. Het is een uitdagende rol die opleiding, ervaring en vaardigheid vereist.
Een grote lading
Het beheren van de werkbelasting is misschien een van de grootste uitdagingen waarvoor u als directiesecretaris staat, vooral als u meer dan één manager ondersteunt. Conflicterende prioriteiten bij leidinggevenden kunnen u gefragmenteerd maken, vooral als er op het laatste moment wijzigingen optreden. Het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics meldt dat organisatorische vaardigheden een van de top vier kwaliteiten zijn die de uitvoerende secretarissen nodig hebben. Uw vermogen om ervoor te zorgen dat rapporten, bestanden en andere gegevens correct worden opgeslagen, direct beschikbaar en veilig zijn, maakt het werk van uw superieuren veel gemakkelijker.
$config[code] not foundMensen problemen
Geen directiesecretaresse werkt in een vacuüm. U bent de persoon aan wie andere managers, werknemers, verkopers, klanten, bestuursleden en bezoekers het meest waarschijnlijk zullen komen wanneer zij iets nodig hebben. In sommige gevallen moet je omgaan met mensen die moeilijk zijn, of degenen die jou zien als een ondergeschikte die ze kunnen pesten. Een uitvoerend secretaris moet moeilijke situaties kunnen beoordelen en vervolgens assertief en duidelijk kunnen communiceren - met behoud van vertrouwelijkheid en goede werkrelaties.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingTijd, Tijd, Tijd
Tijdmanagement is een andere grote uitdaging voor de uitvoerend secretaris. U beheert meestal niet alleen uw eigen tijd, maar ook de bedrijfsschema's voor degenen die u ondersteunt. Frequente onderbrekingen komen vaak om verschillende redenen voor. Je bent mogelijk verantwoordelijk voor het coördineren van vergaderingen, het maken van afspraken, het regelen van reizen en het plannen van andere activiteiten. Directiesecretaresses worstelen soms met werk-privébalans. Veel leidinggevenden werken lange dagen - en mogen van hun directiesecretaresse verwachten hetzelfde te doen. Bovendien kunt u moeite hebben om de tijd te vinden om met uw bazen te communiceren tijdens hun drukke schema's.
Supervisie en projectbeheer
Aanvullende taken kunnen complex en tijdrovend zijn, maar de uitvoerend secretaris moet ze naast haar andere werk uitvoeren. Een uitvoerend secretaris kan ook een supervisor zijn en managementverantwoordelijkheden hebben. In een groot kantoor kunt u een of meer junior secretaresses aan u laten rapporteren. Je moet hun werk toewijzen en controleren, training geven en prestatie-evaluaties voltooien. Sommige directiesecretaresses hebben ook grote projecten. Ze kunnen worden aangesteld om onderzoek te doen naar een groot project, statistische informatie verzamelen en databases beheren, verslagen voor vergaderingen uitvoeren of budgetten ontwikkelen.
Voorbereiding, salaris en Outlook
Om aan deze uitdagingen het hoofd te bieden, heeft een directiesecretaresse doorgaans een associate degree of een universiteit nodig, en een aantal jaren werkgerelateerde ervaring, volgens de BLS. In sommige organisaties kan een bachelordiploma vereist zijn. De meeste uitvoerende secretarissen hebben aanzienlijke kennis nodig van het specifieke bedrijf of de specifieke bedrijfstak waarin zij werken. Certificering is beschikbaar en kan een aanwijzing zijn voor kennis en competentie. Het gemiddelde salaris voor deze bezetting was $ 35.330 per jaar in 2012 en de BLS-projecten zagen de gemiddelde banengroei van 12 procent tussen 2012 en 2022.
