Een secretaresse van een kantoor is vaak de lijm die een kantoor of bedrijf bij elkaar houdt omdat ze ondersteuning biedt aan verschillende personeelsleden en afdelingen. Kantoorsecretarissen hebben geen formeel onderwijs nodig, maar de meeste bedrijven zullen de voltooiing van cursussen over computervaardigheden en andere kantoorgerelateerde vaardigheden als een voordeel beschouwen. Volgens Payscale.com maken kantoorsecretarissen vanaf 2010 gemiddeld tussen $ 20.893 en $ 30.990 per jaar.
$config[code] not foundBegroet en check-in
De secretaresse van het kantoor begroet klanten, sollicitanten en andere bezoekers bij hun aankomst op kantoor. Als de bezoeker een afspraak heeft met iemand die bij het bedrijf werkt, zal de secretaris van het kantoor de bezoeker controleren en zijn aankomst melden bij de juiste medewerker.
Omdat de kantoorsecretaris vaak de eerste indruk is die mensen van het bedrijf hebben, moet ze te allen tijde een professionele uitstraling en houding behouden. Het gebruik van de juiste etiquette en een vriendelijke houding vormen een belangrijk onderdeel van de taak van de secretaresse. Een handdruk en oogcontact bij aankomst laat de bezoeker weten dat zijn aanwezigheid wordt erkend en gewaardeerd. Wanneer een bezoeker of klant het gebouw verlaat, zal de kantoorsecretaris haar bedanken voor zijn komst en haar indien nodig controleren.
Communicatie & Correspondentie
Telefoon en schriftelijke communicatie zijn van cruciaal belang om het bedrijf vooruit te helpen en zijn bedrijf uit te bouwen. De secretaris van het kantoor speelt een grote rol in het communicatieproces binnen kantoor en bedrijf. Hij neemt telefoontjes, leidt de beller door naar de juiste persoon of neemt een bericht, plaatst telefoontjes naar klanten en geeft informatie of aanwijzingen aan degenen die om hulp vragen.
Naast telefonische communicatie is de secretaris van het kantoor ook betrokken bij schriftelijke en e-mailcorrespondentie. Leidinggevenden of managers kunnen de secretaris van het kantoor vragen om brieven te schrijven of te reageren op vragen van klanten. Of de communicatie of correspondentie nu plaatsvindt via de telefoon, via een brief of in een e-mail, de secretaresse van het kantoor moet altijd op een professionele manier communiceren, met behoud van de reputatie die het bedrijf heeft opgebouwd.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingRecord houden
Een druk kantoor vereist voortdurend bijwerken van records en gegevens. Als het bedrijf betrokken is bij de verkoop van producten of diensten, moeten verkooprecords, voorraad en klantverzoeken dagelijks worden bijgewerkt. De secretaresse van het kantoor voert betalingen in die door klanten en klanten zijn verricht en kan de boekhoudafdeling ook helpen met bijgewerkte records van betalingen aan leveranciers.
Naast kantoorgerelateerde records houdt de secretaris van het kantoor ook de vergaderingen bij via notulen van vergaderingen. Het bijhouden van gegevens biedt het bedrijf een geschiedenis van wat er is gebeurd en kan van vitaal belang zijn voor de voortgang van het bedrijf. Veel uren worden uitgegeven door de secretaresse van het kantoor, het bijwerken en onderhouden van geschreven records en records op de computer.
