De meting van de tijd van werknemers heeft een lange weg afgelegd sinds de tijd dat medewerkers handmatig tijdkaarten stempelden en inleverden.
Door de wonderen van cloudtechnologie is het nu mogelijk om de activiteit van uw werknemers bij te houden, informatie over de geïnvesteerde tijd in bepaalde projecten vast te leggen en zinvolle rapporten te maken om u een duidelijk beeld te geven van wat er in uw kleine bedrijf aan de hand is.
Time-tracking software is handig voor alle soorten bedrijven, van kleine startups tot grote ondernemingen. Deze toepassingen zijn een geweldige investering voor vele soorten bedrijven, of u nu boekhouding en boekhouding, constructie, hotels, schoonmaakdiensten, sanitair en verwarming, detailhandel of een andere sector gebruikt, waarbij de activiteit en de administratiekosten van het trackingteam van het grootste belang zijn voor uw bedrijf.
$config[code] not foundTijdregistratietoepassingen zijn nuttig voor het hele team voor het bijhouden van tijd, het verwerken van de loonlijst en het omgaan met belangrijke administratieve processen. Een goede tijdregistratie-app is schaalbaar en kan op verschillende niveaus worden gebruikt (bijvoorbeeld buitendienstmedewerkers, teammanagers, HR, Payroll) om tijd en geld te besparen en helderder inzicht te krijgen in projecten. Werkgevers profiteren door te weten hoe de tijd wordt gebruikt, terwijl werknemers zich kunnen ontspannen, wetende dat ze voor elke minuut dat ze werken, betaald krijgen.
Typen tijdregistratiesoftware
Time-tracking software is er in verschillende soorten en maten. Sommige komen als modules binnen boekhoud- en factureringsapps zoals FreshBooks, waar medewerkers uren kunnen registreren waar ze ook zijn en vervolgens automatisch facturen genereren via de software.
Op dezelfde manier omvatten uitgebreide online projectmanagementsoftware vaak tijdregistratiekenmerken. Mavenlink biedt bijvoorbeeld tijdregistratie en goedkeuringsondersteuning, zodat u moeiteloos kunt factureren en activiteiten kunt loggen in een projectgerichte omgeving.
Als u geen tijdregistratiemodule in uw bestaande bedrijfssoftware hebt, zijn er tal van stand-alone toepassingen voor tijdbewaking. Veel van deze hebben gratis proefversies, dus ze zijn ideaal als u wilt winkelen voor iets dat bij uw budget past.
De beste tijdvolgsystemen kiezen
Wanneer u onderzoekt welke toepassing u wilt gebruiken, zijn er verschillende functies waar u op moet letten. Natuurlijk moet u nadenken over welke van deze functies niet voldoen aan uw vereisten, maar de beste tijdregistratiesoftware biedt de meeste of alle volgende functies:
Tijd volgen
De mogelijkheid om de tijd van zowel het uurloon als het aantal werknemers in loondienst te controleren, is het belangrijkste doel van een tijdregistratie-applicatie. Als u personeel in het veld hebt, zoekt u naar een service die het klokken met meerdere apparaten in / uitschakelt. Sommige oplossingen, zoals Vericlock, bieden de mogelijkheid om in te klappen via sms of via een smartphone-app, bijvoorbeeld.
Offline ondersteuning is een must als u medewerkers hebt die op locaties werken waar de toegang tot internet beperkt of niet beschikbaar is. Sommige tijdregistratietools, waaronder TS-kaarten, bieden GPS-functies, zodat u fysiek kunt volgen wat uw buitendienstmedewerkers aan het doen zijn.
Veel tools bieden u de mogelijkheid om waarschuwingen in te stellen om uw medewerkers eraan te herinneren om in en uit te klokken en een beveiligingsfunctie om automatisch medewerkers te klokken die niet zouden moeten worden geklokt.
timesheets
Het verwerken van urenstaten is een belangrijk onderdeel van een tijdregistratie-applicatie. Software waarmee u timesheets op projectbasis kunt splitsen, is ideaal, omdat het factureringsproces hierdoor eenvoudiger wordt. Let bij het kiezen van een oplossing op de goedkeuringsworkflows.
Idealiter wilt u een oplossing waarmee een project- of afdelingsmanager snel en gemakkelijk een timesheet goedkeurt of afwijst. Timesheets.com is een voorbeeld van een oplossing waarmee u precies dit kunt doen. Veel toepassingen sturen u e-mailwaarschuwingen wanneer een urenstaat of een uitgave is ingediend.
Controle overuren is een ander aspect van tijdregistratiesoftware die uw leven gemakkelijker kan maken en u geld kan besparen. Veel van de beste toepassingen bieden overurenwaarschuwingen, die een manager kunnen waarschuwen wanneer een medewerker een boeking maakt. Dit kan helpen voorkomen dat u betaalt voor kostbare overuren in gevallen waar dit misschien niet nodig is.
Project management
Met de beste software voor tijdregistratie kunt u projectbronnen controleren en taken bijhouden en sommige bieden u de mogelijkheid projectnotities aan taken toe te voegen, zodat alle betrokkenen zich op dezelfde pagina bevinden.
Ondersteuning voor het vastleggen van factureerbare en niet-factureerbare uitgaven en voor het maken van facturen zijn andere handige functies die sommige tijdregistratietools, zoals Replicon, omvatten, en helpen om de kloof tussen projectbeheer en loonadministratie te overbruggen.
rapporten
Rapportage is een cruciaal voordeel van een geautomatiseerde tijdregistratie-applicatie. Met een goede software zoals Toggl kunt u een grote verscheidenheid aan rapporten genereren om een manager te helpen inzicht te krijgen in zaken als gemaakte tijd, uitgaven en facturen. Rapporten kunnen over het algemeen worden aangepast, zodat de gebruiker precies kan bepalen welke informatie hij in de rapporten wil opnemen. Hoewel software al deze gegevens kan verzamelen, is het erg belangrijk dat managers de juiste training hebben om de gegevens op de meest effectieve manier te kunnen analyseren en interpreteren.
Zorg ervoor dat de tijdregistratie-app die je kiest ook de mogelijkheid biedt om rapporten te exporteren of af te drukken, zodat ze vervolgens eenvoudig kunnen worden gedeeld met bazen of werknemers.
Hulp en ondersteuning
Hoewel het absoluut noodzakelijk is dat u een tijdregistratieoplossing kiest die betrouwbaar en gebruiksvriendelijk is voor iedereen in het bedrijf, is het ook van vitaal belang dat u de klantenservice van een toepassing onderzoekt voordat u er een kiest.
De besten moeten ondersteuning bieden voor e-mail, telefoon en live chat, zodat je tijdens de integratiefase snel problemen met de software kunt oplossen en problemen die zich voordoen snel kunt oplossen.
integraties
Een belangrijke factor om te overwegen bij het selecteren van een tijdregistratie-applicatie, is aandacht te schenken aan de integraties ervan. Integraties zijn essentieel omdat ze u toestaan uw tijdregistratie-applicatie te synchroniseren met gegevens van andere bedrijfssoftware die u al gebruikt.
Zoek naar een tijdregistratiesoftware die integratie biedt met de pakketten die u gebruikt voor payroll, CRM, accounting, content management, projectbeheer en ERP, en u kunt hier uw tijdregelfunctionaliteit in glijden.
Neem de tijd om al deze factoren te onderzoeken bij het kiezen van de beste software voor tijdregistratie, en de uitbetaling is een toename van de productiviteit van medewerkers, een betere controle van de lonen en een verbeterde nauwkeurigheid van facturen. Wat dit in reële termen betekent, simpel gezegd, is kostenbesparingen voor uw kleine onderneming.
Fabriekstijdklokfoto via Shutterstock
15 Opmerkingen ▼
