Als eigenaar van een klein bedrijf is vrije tijd waarschijnlijk niet iets dat je heel veel hebt. Wat je wel hebt zijn taken die je moet volbrengen en deadlines om te ontmoeten. Dus hoe kunt u deze taken beter in kortere tijd volbrengen?
Hieronder staan 50 tijdbesparende tips om u te helpen tijd te besparen tijdens uw werkdag.
50 Tijdbesparende tips voor kleine bedrijven
1. Doelen stellen
$config[code] not foundSchrijf elke ochtend een gedetailleerde takenlijst op van de dingen die je die dag wilt bereiken.
2. Maak een plan
Zoek uit wanneer en hoe u elk item op uw dagelijkse lijst zult bereiken - heeft u hulp nodig, benodigdheden, enz.?
3. Prioriteit geven door belang
Het is onvermijdelijk dat je soms dingen uit je takenlijst moet knippen, dus beslis al snel wat de belangrijkste items zijn en stel prioriteiten.
4. Prioritize by Urgency
Je moet naar die projecten gaan met urgente deadlines, dus laat die volgende week voor later.
5. Grote taken opsplitsen
Als uw lijst een aantal overweldigende items bevat, kunt u deze opsplitsen in kleinere, beter beheersbare taken.
6. Wees realistisch
Verwacht niet alles binnen een uur te bereiken. Ken uw beperkingen en uw mogelijkheden.
7. Volg uw tijd
Neem een paar dagen de tijd om alles te begrijpen wat u doet en om te weten hoe lang u er echt tijd aan besteedt. Voeg onderbrekingen, e-mail, sociale media en al het andere toe, zodat u zult ontdekken wat uw grootste tijdverspilling is.
8. Stel deadlines in
Heb je wat motivatie nodig om een project te voltooien? Stel een deadline voor jezelf in en vertel anderen erover zodat ze je kunnen helpen verantwoording af te leggen.
9. Houd één oog op de klok
Je wilt niet constant geobsedeerd zijn door de tijd, maar je wilt ook de dag niet van je af laten komen omdat je niet oplette. Op het goede pad blijven.
10. Stel herinneringen in
Als je een deadline of vergadering hebt, zet dan een herinnering op je telefoon die kort daarvoor zal afgaan.
11. Plan pauzes
Iedereen moet de hele dag pauzeren, dus zorg ervoor dat je er rekening mee houdt bij het plannen van je taken voor de dag.
12. Plan tijd voor e-mail en sociale media
E-mail en sociale media kunnen grote tijdverspilling zijn. Reageer niet op elke e-mail wanneer deze binnenkomt en laat Facebook of Twitter niet de hele dag open. Plan in plaats daarvan een kort blok of twee gedurende de dag om deze taken uit te voeren.
13. Gebruik een Central Social Media Management System
Als u sociale media voor marketingdoeleinden gebruikt, heeft u waarschijnlijk meer dan één account. Als u een centraal dashboard zoals HootSuite gebruikt, kunt u voorkomen dat u heen en weer gaat tussen sites en kunt u zelfs berichten plannen gedurende de dag, zodat u niet constant opnieuw hoeft in te loggen.
14. Vermijd afleiding
Afgezien van sociale media en e-mail zijn er een aantal andere afleidingen die ertoe kunnen leiden dat u de hele dag tijd verspilt. Als u thuis werkt, moet u de tv uitschakelen. Als je in een kantoor werkt, neem dan een andere route naar de waterkoeler om praatgrage medewerkers te vermijden.
15. Blijf bij één taak tegelijk
Multi-tasking kan als een tijdbesparing klinken, maar dat is het niet. Concentreer je op één taak, voltooi hem en ga verder.
16. Batch-taken
Het kan nuttig zijn om soortgelijke taken achter elkaar te doen. Maak bijvoorbeeld al uw telefoontjes voor de dag back-to-back.
17. Toekenning van taken
Als je een heel moeilijke taak hebt om te voltooien, geef jezelf dan een beloning voor het voltooien ervan. Het kan zo simpel zijn als een pauze nemen.
18. Focus op resultaten
U zou een idee moeten hebben over waarom u elke taak op uw lijst doet. Vraag uzelf af hoe elk artikel uw bedrijf zal beïnvloeden en op resultaten zal focussen.
19. Niet stress over onbelangrijke details
Als iets niet van grote invloed is op uw bedrijf, moet u er niet over piekeren. Perfectionisme kan een grote tijdverspiller zijn.
20. Maak goede gewoonten
Maak er een gewoonte van om bestanden regelmatig te sorteren, tijdig op e-mails te reageren en snel andere taken uit te voeren die op je takenlijst verschijnen, zodat deze snel routine wordt.
21. Schakel het niet-essentiële uit
Verwijder items die niet langer een doel dienen voor uw missie, zowel fysiek als elektronisch.
22. Gebruik e-mailfilters en archieven
Gebruik e-mailfilters en archieven zodat u geen uren besteedt aan het zoeken naar een bepaald bericht. Uw e-mailprogramma biedt hoogstwaarschijnlijk eenvoudige hulpmiddelen om al uw communicatie georganiseerd te houden, dus maak verstandig gebruik van deze functies.
23. Beperk vergaderingen
Vergaderingen kunnen essentieel zijn, maar ze kunnen ook tijdverspillers worden als ze te lang duren of te vaak voorkomen. Accepteer en plan alleen belangrijke vergaderingen.
24. Huur een virtuele assistent
Virtuele assistenten kunnen u helpen met alledaagse dagelijkse taken zoals e-mail, boekhouding, planning en onderzoek. Overweeg om jezelf wat hulp te geven als je het nodig hebt.
25. Gebruik een projectbeheerplatform
Diensten zoals Basecamp bieden uw team een manier om in groepen te communiceren, deadlines in te stellen en bestanden te delen en te bewerken zonder verschillende e-mailthreads bij te hoeven houden.
26. Houd projecten op één plek
Voor zowel voltooide projecten als projecten die nog in volle gang zijn, beschikt u over één map of gebied waarvan u weet dat u ze kunt vinden.
27. Vermijd spitsuur
Als u pendelt of reist voor vergaderingen, houd dan rekening met het verkeer en de bouw zodat u onderweg geen tijd verspilt.
28. Heb virtuele vergaderingen
Vermijd reizen wanneer mogelijk en overweeg in plaats daarvan het gebruik van programma's zoals Skype of GoToMeeting.
29. Automatiseer de salarisadministratie
In plaats van het handmatig volgen van uren en uitgaven, investeert u in een salarissysteem dat al het werk voor u doet.
30. Maak notities
Houd te allen tijde een notitieboekje bij om notities en ideeën te noteren of gebruik een app zoals Evernote om ideeën, afbeeldingen en meer op te slaan, zodat je geen tijd meer doorbrengt om er later aan te denken.
31. Maak gebruik van technologie
Er zijn zoveel tijdbesparende en organisatorische apps en services beschikbaar, zoals Dropbox, waarmee u uw foto's, documenten en video's overal naartoe kunt brengen. Vind degenen die voor u werken.
32. Laat je niet wegjagen
Pogingen om in één keer te veel productiviteitstoepassingen en -services onder de knie te krijgen en te gebruiken, kunnen een tijdverspiller zijn. Gebruik niet zoveel van hen dat je er meer tijd aan besteedt dan dat je bespaart.
33. Afgevaardigde
Vraag je team om taken op zich te nemen waar je geen tijd voor hebt of waarvan je weet dat ze het goed zullen doen.
34. Investeer in boekhoudsoftware
Het bijhouden van eindeloze spreadsheets kan leiden tot veel hoofdpijn en verspilde tijd. Houd al uw accountinformatie op één plek georganiseerd.
35. Houd een georganiseerde werkruimte
Ga niet urenlang door je bureau slenteren op zoek naar een bepaald document wanneer je een bestandssysteem zou kunnen implementeren en het in seconden zou kunnen vinden.
36. Maak een back-up van uw bestanden
Of het nu een externe harde schijf, hardcopy of online back-up is, maak back-ups van al uw belangrijke bestanden in geval van een meltdown in de computer. Overweeg een online service zoals Carbonite of Mozy voor dit doel.
37. Bewaar sjablonen voor veel gebruikte formulieren
Besteed niet veel tijd aan het schrijven van dezelfde alinea's als u een algemene sjabloon zou kunnen opslaan. Ga gewoon naar binnen en maak elke keer dat je het gebruikt een paar updates in plaats van helemaal opnieuw te beginnen.
38. Gebruik snelkoppelingen
Gebruik toetsenbord- en browser-snelkoppelingen en bewaar al uw veelgebruikte programma's op een gemakkelijk toegankelijke locatie op uw bureaublad.
39. Automatiseer uitgaven
Maak waar mogelijk gebruik van automatische betaaldiensten om te voorkomen dat u te laat betaalt en de tijd besteedt aan het feitelijk betalen van facturen per maand.
40. Gebruik een op de cloud gebaseerde kalender
Agenda-apps kunnen u op de hoogte houden van belangrijke vergaderingen en deadlines en het duurt niet lang om bij te werken. Overweeg hiervoor Google Agenda te gebruiken.
41. Heb een samenwerkingssysteem
Of u nu een platform zoals Basecamp of Google Docs gebruikt of vasthoudt aan meer traditionele methoden, u moet over een vast systeem voor samenwerking beschikken zodat uw team niet in de war raakt en ongeorganiseerd raakt.
42. Zeg "Nee"
Neem geen taken op alleen omdat iemand je dat vraagt. Als je geen tijd hebt en het je bedrijf niet zal helpen, doe het dan niet.
43. Haal het meeste uit de downtime
Tijd doorgebracht in wachtkamers, in de metro of zelfs tijdens lange liftritten kan worden gebruikt om uw kalender bij te werken, notities te schrijven of andere eenvoudige taken uit te voeren.
44. Oude bestanden opschonen
Door je computer van oude bestanden te verwijderen, kun je niet alleen voorkomen dat je ze moet doorwaden terwijl je op zoek bent naar relevantere bestanden, maar het kan ook je computer versnellen en je een eind maken aan eindeloze laadpagina's.
45. Gebruik mobiele apps
Er zijn mobiele productiviteitsapps, mobiele agenda-apps, mobiele lijst-apps - die allemaal kunnen helpen taken te volbrengen en tijd te besparen zonder achter een computer te staan.
46. Ken je gewoonten
Als je een vroege vogel bent, haal je je belangrijkste taken vroeg uit de weg. Als je een nachtbraker bent, dwing jezelf dan niet om in de ochtend grote projecten in te leveren. Speel op je sterke punten.
47. Verkort uw werkdag
In een blog op Freelance Folder legt Lexi Rodrigo uit dat het bezuinigen op je werkdag je zal dwingen meer te bereiken binnen de toegewezen tijd.
48. Laat ruimte voor het onverwachte
Dingen die je niet hebt gepland, komen de hele dag door. Houd hier rekening mee bij het maken van uw takenlijst.
49. Heb rustige uren
Als u op kantoor werkt, plaatst u een bord 'niet storen' op uw deur terwijl u aan een belangrijke taak werkt. Als u vanuit huis werkt, moet u uw telefoon gedurende die tijd uitschakelen. Als er afleiding optreedt wanneer u zich in de zone bevindt, kunt u uw concentratie verliezen en uiteindelijk veel meer tijd besteden dan nodig is.
50. Niet overdreven plannen
Misschien ben je 's ochtends overdreven optimistisch over hoeveel je die dag kunt doen. Maar een te volledige lijst maken, zal je later op de dag alleen maar overweldigen.
Als u slechts een paar van de hierboven genoemde tijdbesparende tips implementeert, zult u een verschil in uw werkdag en uw productiviteit opmerken - en misschien merkt u zelfs dat u wat meer vrije tijd hebt.
Meer binnen: Small Business Growth 71 Opmerkingen ▼
