Mijn bedrijf, Journyx, bestaat nu zestien jaar en in die tijd hebben we een van de grootste economische malaise in de geschiedenis doorstaan, de opkomst van de tegelijkertijd opwindende en angstaanjagende sociale-mediasfeer en belangrijke overgangen in de manier waarop software wordt gekocht en geleverd. We waren echter niet altijd zo sterk.
In het begin kwamen we een paar keer in de buurt van absolute mislukkingen.Het had niets te maken met ons product; klanten vonden het afgeleverd op de beloofde functionaliteit en nog wat. Het had ook niets te maken met ons team of met een slordige interne politiek.
De reden dat ik je dit achter-verhaal vertel, is omdat hier een les te leren valt: we hadden geen duidelijke visie op onze pijplijn en cashflow. We hadden moeite om te voorspellen hoeveel contant geld we in de toekomst enkele weken in de bank zouden hebben. Het was een serieus probleem en helaas een veel voorkomend probleem. Misschien zelfs een die je hebt meegemaakt in je bedrijf.
Het is gemakkelijk, vooral voor kleine bedrijven en startups, om zich te concentreren op de opwinding van het hier en nu. De toekomst is een abstract concept voor bedrijven op bedrijfsniveau, totdat dit niet het geval is. Je moet vanaf het begin focussen op groei. Succes is geen pijprus, maar paradoxaal genoeg kan het je vernietigen als je er niet op bent voorbereid.
We waren niet het eerste bedrijf met groeiperiodes die we niet aankonden en we zullen niet de laatste zijn. Gelukkig is het eenvoudig om een systeem te implementeren dat intelligente voorspellingen mogelijk maakt.
Hieronder volgen vijf stappen die u kunt nemen om ervoor te zorgen dat uw bedrijf niet dezelfde problemen ondervindt:
1. Volg projecten afzonderlijk
Het bijhouden van de tijd die medewerkers aan projecten besteden is geweldig, maar u zult maximaal profijt hebben wanneer u elk project afzonderlijk bijhoudt. Hiermee kunt u elk project als een uniek element van de winstgevendheid van het bedrijf bekijken. Dit inzicht is ongelooflijk waardevol bij het toewijzen van resources, omdat u de parameters voor elk project kent in verhouding tot de huidige beschikbaarheid van het bedrijf.
2. Bewaak de taken van medewerkers en wijzigingen in de productiviteit
In elke organisatie zijn de voordelen van weten wat uw medewerkers op een bepaald moment doen duidelijk: u wilt dat ze werken aan taken die het bedrijf daadwerkelijk ten goede komen. Maar het is ook belangrijk om te overwegen aan welke banen ze het meest effectief zijn. Door een systeem in te voeren waarmee medewerkers tijd kunnen bijhouden voor specifieke taken, kunt u zien waar ze het nuttigst zijn. Kansen zijn dat ze het het leukst vinden om het het beste te doen. Het is niet nodig om de rollen van werknemers elke dag te veranderen, maar overweeg een verandering wanneer het bewijs suggereert dat ze vaardigheden op een nieuw gebied hebben aangescherpt en dat ze elders beter kunnen worden gebruikt.
3. Bouw een database met eerdere projecten
Het hebben van een achterstand in uw projecten is ongelooflijk waardevol, hoewel het enige tijd kost om te bouwen. Met deze informatie kunt u bepalen hoeveel mensen er normaal gesproken nodig zijn om een project te voltooien; de nauwkeurigheid van uw budgetten verbeteren op basis van het bereik; en perfecte tijdlijnen gebaseerd op algemene projectparameters. Zelfs de minst efficiënte projecten worden waardevol omdat je er net zoveel informatie uit kunt halen. Je zult weten wat niet werkte, welke factoren ervoor zorgden dat je over het budget ging en van de fouten leerde.
4. Ken altijd uw beschikbare bronnen
Een cruciaal onderdeel van elk projectplan is het maken van uw team. Deze taak is eenvoudiger als u precies weet wie er beschikbaar is (met de vaardigheden die u nodig hebt) en wat hun planning is voor de duur van het project. Als u een geautomatiseerd projectbeheersysteem hebt, zijn de planningen van medewerkers snel duidelijk en worden alle verlofaanvragen genoteerd. U zult ook de taken kennen waaraan andere werknemers werken, zodat u kunt voorkomen dat middelen te dun worden of een persoon toewijst aan taken waarvoor ze niet geschikt zijn.
5. Houd het gebruik van bronnen voortdurend in de gaten ten opzichte van het budget en het schema
Als u de tijd en middelen besteed aan een project versus een percentage voltooid vergelijkt, kunt u zien welke projecten te veel middelen absorberen om winstgevend te blijven. Hiermee kunt u activa opnieuw naar projecten verdelen of zelfs projecten doden die te ver heen zijn om uw bedrijf ten goede te komen. Het is altijd beter om problemen vroegtijdig te bepalen en een dynamisch volgsysteem biedt dat inzicht. Soms is het het beste om je verliezen te beperken en verder te gaan; kosten kunnen snel uit de hand lopen, waardoor uw situatie verslechtert.
Hoewel het mogelijk is om deze systemen bij te houden met behulp van standaard zakelijke programma's (we hebben al vroeg Excel en QuickBooks gebruikt), zullen geautomatiseerde, programmeerbare systemen de tijd en fouten bij het catalogiseren aanzienlijk verminderen. Welke methode u ook kiest om te gebruiken, start zo snel mogelijk als u dat nog niet hebt gedaan. Groei zou een reden tot opwinding moeten zijn, geen zorg.
1
