Tijd is een van de meest waardevolle bezittingen voor ondernemers. Maar met zo veel tijd verspillen taken op uw to-do lijst, moet u de controle over uw werk te nemen of het zal de controle over u te nemen. Gelukkig kan technologie helpen.
$config[code] not foundHier zijn 10 algemene tijdrovende taken om te automatiseren om tijd vrij te maken:
E-mails sorteren
Voordat u op e-mails reageert, helpt het om ze te ordenen. Een van de beste efficiencybewegingen die u kunt maken, is het gebruik van de label-, tag- en / of mapfuncties in uw e-mailprogramma. Op die manier kunt u eerst belangrijke e-mails behandelen en later minder belangrijke (of misschien zelfs nooit). Het helpt u ook om e-mails te "batchen" voor efficiëntie.
Sommige berichten vereisen bijvoorbeeld een onmiddellijke reactie terwijl anderen kunnen wachten. Of misschien wilt u zich richten op e-mails die betrekking hebben op één specifiek project tegelijk. Die situaties zijn perfect voor gelabelde mappen.
E-mailplatforms zoals Gmail kunnen e-mails automatisch in mappen sorteren, volgens de regels die u aanwijst. Wekelijkse nieuwsbrieven kunnen bijvoorbeeld in één map gaan. E-mails van clients kunnen naar een prioriteitsmap worden verzonden of als 'belangrijk' worden gemarkeerd.
Reageren op e-mails
Zodra het tijd is om te reageren op e-mails, zijn er waarschijnlijk enkele antwoorden die hetzelfde of op zijn minst vergelijkbaar zijn. U kunt bijvoorbeeld soortgelijke antwoorden sturen op vragen van potentiële klanten of het grote publiek.
In dergelijke gevallen kunt u veel tijd besparen door standaardantwoorden in Gmail of e-mailsjablonen in Outlook te gebruiken.
Posten op sociale media
Persoonlijk deelnemen aan sociale media is belangrijk - en je moet het niet overslaan. Dat betekent echter niet dat je alles handmatig moet doen.
Wanneer u algemene updates, links of vergelijkbare inhoud publiceert, kan het plannen van apps zoals Buffer en Hootsuite u helpen tijd te besparen door berichten in te plannen om de hele week live te gaan. In plaats van heen en weer schakelen tussen sites en apps, beheert u alles vanuit één dashboard.
Bloggen-platforms zoals WordPress en e-commercesites zoals Etsy bieden ook opties om automatisch nieuwe links of producten op sociale-mediasites te plaatsen.
Ten slotte, als je de inhoud van derden wilt beheren voor je volgers, een service zoals $ 99 sociale bronnen en berichten plaatsen op je sociale accounts, volgens je instructies. Dat zal je bevrijden om aan sociale strategie te werken, in plaats van de uitvoeringsdetails.
Afspraken plannen
Ben je ooit heen en weer gegaan om afspraken te plannen met verschillende drukbezette mensen - moeite om een datum en tijd te vinden die werkt van iedereen kalenders? Het kan frustrerend zijn.
Als u veel afspraken plant, kunt u elk jaar uren besteden aan deze verspillende taak. Waarom zou u in plaats daarvan geen online planningsapp zoals ScheduleOnce implementeren?
U verbindt eenvoudig uw bestaande kalender met de app. Een goede planningsapp zal integreren met populaire agenda's zoals Outlook en Google-kalenders. Nodig vervolgens derden uit om online te gaan om te zien wat beschikbaar is in uw schema en kies datums en tijden die handig zijn voor hen.
Sommige slimme mensen voegen zelfs een link naar hun online agenda toe in hun e-mailhandtekeningen - ze snijden nog een stap uit het proces.
U verspilt geen tijd met het afhandelen en vergelijken van e-mails. Vergaderingen plannen was nog nooit zo eenvoudig als met een planningsapp.
Terugkerende facturen verzenden
Als u elke maand hetzelfde bedrag factureert voor klanten of klanten, kunt u dat eenvoudig automatiseren. Sommige boekhoudsoftware zoals Xero kan worden ingesteld om regelmatig terugkerende facturen te genereren en te e-mailen. Sommige systemen sturen ook follow-upherinneringen als de factuur niet tijdig wordt betaald.
Of misschien heeft u klanten met terugkerende creditcardafrekeningsafspraken, bijvoorbeeld voor abonnementen. Gebruik in dat geval zoiets als Freshbooks of PayPal om elke maand de kaart van de klant in rekening te brengen.
Veel kleine bedrijven zijn helaas laks in het verzenden en opvolgen van facturen. Automatiseren bespaart natuurlijk tijd. Het maakt het ook minder waarschijnlijk dat deze belangrijke taak door de kieren zal vallen.
Het automatiseren van rapporten over webverkeer
Een van de beste manieren om meer websiteverkeer aan te trekken, is om uw bestaande verkeer beter te begrijpen. U moet weten wat vandaag werkt - en wat niet. Met andere woorden, u moet goed weten waar bezoekers naar op zoek zijn, hoe ze naar uw site gaan en wat ze doen zodra ze daar zijn. Het is belangrijk om dit regelmatig te beoordelen om te meten of u vooruitgang boekt.
Maar het analyseren van grote hoeveelheden Google Analytics-gegevens kost tijd. En je zou kunnen uitstellen.
Neem in plaats hiervan - eenmaal - de tijd om rapporten van belangrijke statistieken in te stellen. Laat deze rapporten dan één keer per week naar u en / of anderen in uw team e-mailen. U kunt ze laten verzenden als PDF of als CSV-spreadsheet.
Deze terugkerende Google Analytics-verkeersrapporten zullen op de lange termijn enorm veel tijd besparen. In plaats van het Google Analytics-dashboard te bezoeken en handmatig gegevens te doorzoeken (als u eraan denkt), krijgt u elke week een rapport dat u snel kunt bekijken of bespreken in teamvergaderingen.
Omgaan met klantenondersteuning Communicatie
Kleine bedrijven hebben de neiging om een punt te bereiken waarop het afhandelen van problemen met klanten via reguliere e-mail onpraktisch wordt. Uiteindelijk kopieer en plak je informatie uit e-mails in andere softwaresystemen, zoals je orderinvoersysteem of contactendatabase.
Erger nog, belangrijke berichten worden begraven in de inbox van één medewerker. Anderen in het bedrijf hebben geen zichtbaarheid, tenzij u onthoudt om medewerkers handmatig te e-mailen om ze op de hoogte te houden.
Help desk-software zoals Groove kan een redder in nood zijn. Helpdesk- of ticketingsystemen krijgen communicatie van klanten op één centrale plaats, waardoor automatisch alle juiste teamleden worden geïnformeerd.
Ga dan nog een stapje beter: gebruik een tool als Zapier om communicatie met klantenondersteuning te integreren met andere systemen die u gebruikt. Gebruik Zapier om een mededeling naar uw boekhoudsoftware te sturen (bijvoorbeeld om contactgegevens van klanten bij te werken). Of stuur het naar uw projectbeheersysteem (bijvoorbeeld als speciaal accountonderhoud nodig is).
Door te integreren met andere systemen, vermijdt u dubbele gegevensinvoer, of erger nog, de tijdverspillende gevolgen van verwarring en fouten.
Het automatiseren van e-mails voor opvolgmarketing
Marketingautomatiseringsprogramma's zoals Infusionsoft kunnen kleine teams helpen om een hefboomeffect te verkrijgen. U kunt marketingcampagnes instellen met een reeks communicaties voor elke stap.
Laten we bijvoorbeeld een prospect naar uw website brengen en een formulier invullen om uw gratis whitepaper te downloaden. Je kunt een reeks vervolgcommunicatie sturen om die lead te koesteren - zonder telkens handmatig e-mails te moeten initiëren. Dat is leverage!
Online formulieren invullen
Wanneer u zich probeert aan te melden voor een nieuw online platform, service, nieuwsbrief of iets dat registratie vereist, dan zult u waarschijnlijk een formulier invullen.Het invullen van een formulier hier of daar is geen probleem. Maar samen zijn ze goed voor een van de tijdrovende taken in je leven.
Softwareprogramma's zoals Roboform kunnen deze formulieren automatisch invullen. U hoeft niet steeds dezelfde informatie opnieuw in te voeren.
Een back-up van uw gegevens maken
Uw gegevens zijn een van de belangrijkste troeven die uw bedrijf heeft. Daarom zijn regelmatige back-ups zo belangrijk. Maar mensen vergeten of nemen eenvoudigweg niet de tijd om deze taak regelmatig uit te voeren.
Cloud-gebaseerde diensten zoals Carbonite en Dropbox bieden oplossingen die automatisch een back-up van uw bestanden naar de cloud maken.
Met Google Drive en Microsoft OneDrive kunt u aangeven dat al uw documenten standaard automatisch in de cloud worden opgeslagen. En u kunt ook automatische back-ups lokaal instellen via Windows of Apple Time Machine.
Automatiseer deze tien tijdrovende taken en vind er vervolgens nog 10 om te automatiseren. Een paar minuten vrijgemaakt hier en daar uiteindelijk oplopen tot uren. Dat zijn uren die je kunt gebruiken om je te ontspannen en van het leven te genieten.
Moe op het werk Foto via Shutterstock
5 Opmerkingen ▼
