Bij het opstarten van je kleine bedrijf is het onwaarschijnlijk dat je goed hebt nagedacht over het opzetten van een telefoonsysteem, als je er überhaupt over nadacht.
Je bent niet de enige in dit: van de 25 plus startup checklists die we online bekeken tijdens het onderzoeken van dit artikel, slechts één beursgenoteerde telefoonsystemen en het was behoorlijk ver in termen van prioriteit.
Dit is niet erg verrassend. Meer dan driekwart van de kleine bedrijven startte in 2013 met vier of minder mensen. Met zo'n klein team is het gebruik van individuele mobiele telefoons gewoon logisch.
$config[code] not foundNaarmate deze bedrijven groeien, zowel in termen van werknemers als klanten, wordt de behoefte aan een geavanceerder maar toch betaalbaar telefoonsysteem duidelijk. Je zou tenslotte niet eens één oproep willen missen, toch?
En dat is waar het virtuele telefoonsysteem in beeld komt.
Wat is een Virtual Phone Service?
Tientallen jaren hebben zakelijke telefoonsystemen meer dan een telefoon op elk bureau aangeboden. Van voicemail tot gespreksroutering, oproepdoorschakeling en telefonische vergaderingen, moderne telefoonsystemen hebben de manier veranderd waarop bedrijven met hun klanten, partners en binnen hun eigen muren communiceren.
Voor veel kleine bedrijven was de prijs van een intern telefoonsysteem echter onbetaalbaar. Afgezien van de apparatuur zelf (inclusief telefoons), waren de kosten voor beheer, probleemoplossing en onderhoud van een systeem hoog.
Eind jaren negentig kwam er echter een nieuwe oplossing: virtuele telefoondiensten. Net als de online applicaties die u in de cloud gebruikt, hebben deze services kleine bedrijven in staat gesteld om meer functies voor minder geld te krijgen door alle hardware-, beheer- en onderhoudskosten te bundelen en deze over een aantal bedrijven te verspreiden. Daarnaast kunnen bedrijven die gebruikmaken van virtuele telefoondiensten hun bestaande telefoonapparaten gebruiken, ongeacht of ze op de muur of mobiel zijn aangesloten.
Het resultaat? Kleine bedrijven hadden nu toegang tot krachtige zakelijke telefoondiensten tegen een veel lagere prijs.
16 manieren waarop een virtuele telefoondienst uw bedrijf kan helpen
Sinds hun introductie hebben virtuele telefoondiensten hun dienstenaanbod voortdurend uitgebreid. Om u te helpen de omvang te begrijpen van wat er beschikbaar is, bekijkt u de meest voorkomende, maar ook enkele ongewone functies hieronder.
Algemene kenmerken van een virtuele telefoondienst
Hier is een voorbeeld van de meest voorkomende functies die worden aangeboden door virtuele telefoondiensten:
- Telefoonnummers - Adverteer één hoofdnummer of maak zoveel lokale directe nummering en vanity 800-nummers als je nodig hebt (waarschuwing: meer nummers kunnen hogere kosten met zich meebrengen). U kunt meestal de beller-ID instellen die u wilt gebruiken, zodat de persoon die u belt de naam van uw bedrijf zal zien.
- Virtuele receptionisten en zelfbedieningsmenu's - Begroet bellers met een professionele begroeting en stuur ze dan onderweg of bied een menu met opties zoals een extensiemap evenals locatie- en openingsuren.
- Houd muziek vast - Je kunt zelfs je eigen kiezen!
- Oproeproutering - Help uw beller om de juiste persoon te bereiken met automatiseringsregels die u direct kunt wijzigen. Bepaal wie de oproep ontvangt met behulp van functies zoals groepswachtrijen en gelijktijdig rinkelen en krijg uw oproepen op de weg met "follow-me" -functies die alle oproepen doorsturen naar uw mobiele apparaat. U kunt zelfs screeningsregels instellen zodat belangrijke oproepen naar u worden verzonden, terwijl minder belangrijke oproepen naar voicemail worden verzonden.
- Andere telefoonfuncties - De meeste virtuele telefoondiensten bieden gespreksoverdracht, parkeeroproep, nummerherkenning, wachtstand en storen niet. Sommigen kondigen zelfs de beller aan (d.w.z. zij vragen de beller om hun naam te zeggen, deze op te nemen en vervolgens voor u te spelen voordat u de oproep accepteert) en oproepblokkering.
- Klik om te bellen - Laat uw klanten u bellen door op een knop op de website te klikken.
- Conferentie bellen - Het is net een online feestje waar je werk gedaan krijgt.
- faxen - Ontvang faxen en laat ze bezorgen via e-mail.
- voicemail - Denk groter dan de eenvoudige mogelijkheid om een voicemail te ontvangen. Veel virtuele telefoondiensten zullen een opname van uw voicemail doorsturen naar uw e-mailadres waar u ze onmiddellijk kunt afspelen.
- Account management - Verander, beheer en bewaak uw telefoonsysteem met een eenvoudig te gebruiken online dashboard. Geen complexe systemen om te beheren en geen hardware om mee om te gaan.
Ongewone functies van een virtuele telefoondienst
- Live verzorger - Niets is beter dan dat een live persoon uw zakelijke telefoon beantwoordt. Met sommige virtuele telefoondiensten kunt u die ervaring aanbieden zonder een receptioniste in te huren.
- Voicemail-transcripties - Een opname van elke voicemail die u per e-mail wordt bezorgd, is leuk, maar u kunt er tijdens een vergadering niet naar luisteren. Dat is wanneer een getranscribeerde voicemail, uw boodschap in tekst, echt van pas komt.
- Bel omdraaien - Moet u het kantoor verlaten als u midden in een gesprek bent? Met Oproep omkeren kunt u de oproep doorschakelen naar uw mobiele apparaat, zodat u onderweg kunt blijven praten.
- Web- en videoconferenties - Sommige virtuele telefoondiensten bieden de mogelijkheid om web- en videoconferenties naar behoefte te hosten.
- integratie - Door uw virtuele telefoondienst te integreren met veelgebruikte applicaties, kunt u efficiënte processen instellen. Met RingCentral kunt u bijvoorbeeld inkomende faxen naar specifieke boxmappen verzenden en 'click-to-call' inschakelen vanuit de Zendesk-klantenservice.
- Oproep opnemen - Als u een oproep wilt opnemen, voor juridische of trainingsdoeleinden, bieden sommige virtuele telefoondiensten die functie.
Het Voice-Over-IP (VOIP) -besluit
Virtuele telefoondiensten kunnen op twee manieren worden aangeboden:
- Traditionele telefoondienst die gebruik maakt van een PBX (private branch exchange) die gebruikmaakt van dezelfde lijnen die uw thuis- en mobiele telefoons gebruiken; of
- VOIP, een methode die uw oproepen via internet routeert.
Hoewel VOIP vaak goedkoper is, zijn er twee belangrijke feiten die u moet overwegen voordat u een virtuele telefoondienst kiest die deze benadering gebruikt:
- Betrouwbaarheid - VOIP vereist een stabiele en krachtige internetverbinding. Als dat niet beschikbaar is, kijk je naar verongelijkte en gelaten oproepen.
- Hulpverleningsdiensten - Hulpdiensten zijn volledig geïntegreerd met traditionele telefoondiensten die gebruikmaken van een PBX, maar niet van VoIP-services. Dat betekent dat services zoals 911 geen VoIP-oproepen kunnen traceren, een ernstige beperking als u ooit in de problemen zit. Hoewel dit probleem wordt aangepakt, is het nog steeds een punt van zorg.
Lijst met virtuele telefoondiensten
Om u te helpen een virtuele telefoondienst te vinden die voldoet aan uw vereisten en budget, hebben we de onderstaande lijst samengesteld om u op weg te helpen.
Opmerking: functies en prijzen verschillen sterk tussen services, dus zorg ervoor dat u uw onderzoek doet.
- 8×8
- AccessDirect
- aircall
- Alliantie Telefoons
- American Voice Mail
- Broadvoice
- eVoice
- Freedom800
- FreedomVoice
- Sprinkhaan
- Haloo
- Jive
- Kall8
- Lijn 2
- MightyCall
- Nextiva
- Een doos
- Onsip
- Ooma
- com
- Telefooncel
- RingCentral
- Sonetel
- co
- aanpakken
- Talkroute
- Telzio
- UniTel Voice
- VirtualPBX
- VoiceNation
- VoiceShot
- VOIPstudio
- Vonage
- Vonjour
- WorkEasy
- Zaplee
Conclusie
Op een gegeven moment zullen veel eigenaren van kleine bedrijven merken dat ze een virtuele telefoondienst overwegen.
Het is niet altijd de grootte van het bedrijf dat de zoektocht naar een oplossing aandrijft, maar het gemak en de "look-like-a-bigger-business" -bekwaamheid die deze oplossingen bieden.
Maak uzelf vertrouwd met de hierboven genoemde functies voordat u begint te kijken en gebruik vervolgens de lijst met virtuele telefoondiensten om uw zoekopdracht te starten.
Zakenvrouw op telefoonfoto via Shutterstock
3 Reacties ▼
