De beste manier om ervoor te zorgen dat alles goed en wel gebeurt, is om open communicatie op de werkplek mogelijk te maken. Organiseer een vergadering zodat iedereen in een afdeling of betrokken bij een specifiek project op de hoogte is van wat er gaande is.
Hoe het te laten gebeuren:
Zorg ervoor dat iedereen die aanwezig moet zijn, dat kan doen. Stuur e-mails naar iedereen die aanwezig moet zijn, waarbij een doeltijd en plaats voor de vergadering wordt voorgesteld. Doe dit minimaal een week van tevoren.
$config[code] not foundAls iedereen zegt dat ze de vergadering op de betreffende tijdreeks kunnen bijwonen, moet u de vergadering formeel plannen. Als dat niet het geval is, probeert u een andere tijd in te stellen en herhaalt u stap 1 om te zien of de nieuwe suggestie beter werkt voor alle betrokkenen.
Vraag de groep om u suggesties en onderwerpen toe te sturen die tijdens de vergadering behandeld moeten worden. Dit kan vragen zijn die mensen kunnen hebben, deadlines of andere algemene informatie over wat er wordt besproken.
Stel de informatie die u ontvangt van uw collega's samen in één document met alle onderwerpen die moeten worden besproken. Dit geeft de lay-out voor de vergadering, zodat iedereen weet wat hij kan verwachten.
Stuur het ingevulde document ter goedkeuring naar uw collega's. Dit geeft hen de mogelijkheid om wat in de lijst staat toe te voegen of te wijzigen.
Nu bent u klaar om uw vergadering te houden. Iedereen had de gelegenheid moeten krijgen om zijn inbreng te geven op het tijdstip en de plaats van de vergadering en ook op de agenda.
Tip
Communicatie is de sleutel bij het werken met een grote groep individuen die allemaal een gemeenschappelijk doel moeten bereiken. Negeer nooit iemands vragen of suggesties als ze relevant zijn voor het materiaal. Iemand anders kan dezelfde vraag hebben.
