Topfunctionarissen zoals CEO's, bedrijfsondervoorzitters en operationeel managers, behandelen hun organisaties met behulp van uitvoerende administratieve ondersteuning. Deze professionals worden vaak uitvoerend secretarissen, uitvoerende bestuurders of uitvoerende assistenten genoemd en verwerken de informatiebehoeften van en administratieve details voor hun bazen. Vanwege hun contact met de beste werknemers van een organisatie, kunnen ze veel hogere taken uitvoeren, zoals het bijwonen van belangrijke vergaderingen en het uitvoeren van vitaal onderzoek.
$config[code] not foundVaardigheden
Omdat ze te maken hebben met managers, leidinggevenden, technisch personeel en griffiers op alle niveaus van de organisatie, evenals met klanten, hebben uitvoerende bestuurders uitstekende interpersoonlijke vaardigheden nodig. Ze moeten actief luisteren naar instructies van hun bazen, informatie mondeling uitleggen aan ondergeschikten en rapporten schrijven die algemene werknemers begrijpen. Hun sociale waarneming helpt hen om informatie van mensen te verzamelen en anderen tot actie te motiveren. Goede vaardigheden op het gebied van organisatie en time-management zijn nodig omdat ze tegelijkertijd met verschillende taken jongleren en voor meer dan één manager kunnen werken. Uitvoerende beheerders moeten over effectieve computervaardigheden beschikken om software te gebruiken om gegevens effectief te verwerken, organiseren en presenteren.
taken
Uitvoerende beheerders treden op als poortwachters voor hun leidinggevenden door hun telefoongesprekken en brieven te screenen en berichten te nemen. Bedrijfsbezoekers moeten door hen worden geleid, zodat ze kunnen beslissen of ze toegang verlenen tot belangrijke leidinggevenden. Ze maken ook reisarrangementen, plannen vergaderingen en wonen ze bij om notulen op te nemen en gegevens samen te stellen die hun bazen vragen. Ze reconditioneren en schrijven correspondentie en andere zakelijke documenten door leidinggevenden en verspreiden memo's of andere schriftelijke mededelingen. Als onderdeel van hun expertise kunnen ze dergelijke gevarieerde kantoorapparatuur bedienen zoals computers, kopieermachines, faxmachines en telefoonsystemen.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingToezicht
In grote organisaties kunnen uitvoerende beheerders de leiding hebben over andere secretaresses, assistenten en griffiers, zodat ze beheertaken kunnen toevoegen aan hun taakomschrijving. Ze plaatsen functiebeschrijvingen en interviewen en controleren de kwalificaties van kandidaten. Vervolgens huren, trainen en motiveren ze ondergeschikte beheerders. Ze wijzen ook taken en schema's toe, wijzen kantoorruimte en benodigdheden toe en bewaken de voortgang en kwaliteit van het werk. Uitvoerende beheerders kunnen ook verantwoordelijk zijn voor verhogingen en promoties - evenals voor afvuren - ondergeschikten.
kwalificaties
O * NET OnLine laat zien dat 41 procent van de uitvoerende bestuurders enkele postsecundaire klassen heeft, maar geen diploma, 28 procent heeft een middelbare schooldiploma of GED en 26 procent heeft een associate degree. Sommige beheerders beginnen op lagere administratieve posities, maar met ervaring en aanvullende training stijgen functies met toenemende verantwoordelijkheid totdat ze de uitvoerende niveaus bereiken. Associate degrees voor executive assistants duren twee jaar en zijn verkrijgbaar bij business schools en community colleges. Een paar directiesecretaresses gaan voor bachelordiploma's in bedrijfskunde van universiteiten, wat vier jaar duurt. Vrijwillige certificering is verkrijgbaar bij nationale organisaties, wat de kansen op werk kan vergroten.
