Een van de grootste uitdagingen waarmee veel bedrijven worden geconfronteerd als ze proberen te blijven voldoen aan bepaalde overheidsvoorschriften, is het correct implementeren van tijdregistratiesoftware. Met een overvloed aan opties, waaronder zowel low-tech als high-tech, kan het een uitdaging zijn om de juiste software, de juiste methoden en de best practices voor bedrijfsbrede implementatie te bepalen.
Hier volgt een overzicht van enkele best practices voor timesheets die enkele van de meest elementaire en belangrijke methoden bevatten voor het vinden van de juiste tijdregistratiesoftware voor uw organisatie.
$config[code] not foundImplementeer tijdtracking van boven naar beneden
Niets kan werknemers meer demoraliseren dan te voelen dat er een dubbele standaard is, vooral als het gaat om het bijhouden van hun tijd. Wanneer de baas niet alleen tijdregistratie bevordert, maar deze ook gebruikt, helpt dit om medewerkers te wijzen op het belang van tijdregistratie voor alle betrokkenen.
Er zijn veel creatieve manieren om de hele organisatie verantwoordelijk te houden. Het reclamebureau Colle + McVoy implementeerde niet alleen een timesheet-systeem, maar ook een software-oplossing waarmee elke bedrijfsbrede bierkoelkast elke vrijdag kan worden geopend, op voorwaarde dat alle timesheets voor medewerkers op tijd worden ingediend.
Volgens Adweek:
"Colle + McVoy heeft een wonderlijke machine gebouwd genaamd de TapServer - een" multi-vat bierimplementatiesysteem "dat RFID en op maat geschreven software gebruikt om te verifiëren of je bent opgehouden met lui lachen, je urenstaten hebt voltooid en je gratis pint hebt verdiend.”
Vooral met iets dat mogelijk niet populair is als tijdregistratie, wetende dat de baas het voldoende waardeert om het zelf te doen en dezelfde regels in het hele bedrijf toepast, kan dit een krachtige motivatie zijn voor iedereen om hun steentje bij te dragen.
Bied de noodzakelijke training aan
Communicatie is alles. Door er zeker van te zijn dat iedereen begrijpt wat er speelt bij het nauwkeurig volgen van de tijd, kan de manier waarop uw medewerkers met sprongen op uw beleid reageren op uw nieuwe urenregistratiebeleid veranderen. Ondanks de goede bedoelingen van een medewerker, als ze niet begrijpen wat erbij komt kijken, kan dit leiden tot fouten en ontbrekende informatie op timesheets.
Dit is met name van belang voor bedrijven die werken met overheidsinstanties, werknemers van elk uur of salaris hebben of andere organisaties die strenge tijdregistratie-eisen stellen. Juiste training kan vaak het verschil betekenen tussen het naleven van de regels en het volledig verliezen van een waardevol contract.
Automatiseer het hele proces
DCAA News is een organisatie die informatie verstrekt aan contractanten die DCAA-compliant willen worden en die overheidscontracten willen sluiten. Omdat het bijhouden van DCAA-compliantie nauwkeurige tijdregistratie vereist, is het vermeldenswaard een van de aanbevelingen die DCAA News maakt:
"… Sla elke vorm van handmatige boekhouding over; uw leven gemakkelijk maken met een geautomatiseerd softwaresysteem dat DCAA-compatibel is. Deze softwarepakketten kunnen aangeven welke gegevens moeten worden bijgehouden, kunnen goedkeuringen automatiseren, werknemers kunnen overal in- of uitklikken, facturen maken, downloads in QuickBooks toestaan, tracks laten tijd over, kunnen zeer gedetailleerde ad-hocrapporten maken, biedt wachtwoord bescherming enzovoort. Deze softwarepakketten kunnen beheerders managers toelaten om meer tastbare taken uit te voeren en tegelijkertijd nauwkeurige urenstaatgegevens te bekijken. "
Niet alleen zorgt het automatiseren van uw bedrijfsprocessen ervoor dat u voldoet aan de regels van de overheid, maar het zal ook enorm helpen bij het veilig houden van uw bedrijfsgegevens. Volgens een onderzoek van IBM heeft "95 procent van alle beveiligingsincidenten te maken met menselijke fouten." Ja, dat is het waanzinnig hoog.
Door uw processen te automatiseren, wordt niet alleen dat gegevensrisico beperkt, maar blijft u ook compliant. Zolang u uw personeel goed opleidt om deze nieuwe systemen te volgen, kan uw organisatie het beste uit uw timesheet-systeem halen..
Ga naar werknemers per uur
Hoewel werknemers in loondienst in theorie goed kunnen klinken, werkt de regeling in de praktijk zelden voor werkgever of werknemer. Het is veel te gemakkelijk voor een werknemer om te profiteren van het niet-resultaatgerichte salaris, terwijl veel werkgevers proberen meer te krijgen dan hun geld waard is van de werknemer. Het resultaat is vaak een strijd om oorlogsvoering waarbij productiviteit het ultieme slachtoffer is.
April Dykman, schrijft voor Get Rich beschrijft langzaam een aantal van deze uitdagingen:
"Bij een andere baan kreeg ik te horen dat als je op salaris zit, dat betekent dat als we het kantoor vroeg sluiten, je nog steeds wordt betaald. Maar we sloten het kantoor misschien twee of drie middagen van het jaar en er waren er veel, veel evenementen waarvoor 8 + uur dagen nodig waren. Zodra ik een 22-urendag heb gedaan voor een bijzonder groot evenement. "
Een veel betere oplossing is om alle werknemers te verplaatsen naar uurloon, waarbij elke partij duidelijk begrijpt wat er wordt verwacht en er veel minder ruimte is voor de een om te profiteren van de ander.
Neem uw tijd dagelijks op
Een van de grootste fouten die velen maken, is het opnemen van tijdschema's aan het einde van de week. Velen van ons kunnen zich nauwelijks herinneren wat we gisteren voor het ontbijt hadden gegeten, laat staan dat we het onthouden hadden en dat we de hele werkdag daarna nog moesten recreëren. Zorg ervoor dat iedereen in het bedrijf ten minste één keer per dag hun timesheet registreert om goede records en praktische tips te behouden.
Omgekeerd, om dat te vergemakkelijken, moet je ervoor zorgen dat het opnemen van een timesheet niet zo ingewikkeld is dat het een grote klus is om dat te doen. Het opnemen van een urenstaat zou niet meer dan enkele minuten per dag moeten duren.
Hoewel het zeker niet uitputtend is, zijn deze best practices voor timesheets enkele van de belangrijkste en helaas over het hoofd gezien.
Als uw organisatie deze kan implementeren terwijl het timesheet-systeem wordt geïmplementeerd, en duidelijk en effectief kan blijven communiceren met uw werknemers - uw bedrijf zal des te beter functioneren.
Stopwatchfoto via Shutterstock
7 Opmerkingen ▼
