Het maakt niet uit hoe goed u prioriteiten kunt stellen en kunt toveren met uw takenlijsten, er zijn nog steeds momenten waarop u uw saaiste zakelijke taken wilt laten verdwijnen. U kent die: gegevensverzameling, gegevensinvoer, afsprakenplanning, uw inbox beheren, enzovoort. Deze taken maken uw energie leeg, maar ze moeten worden gedaan en goed worden gedaan om het succes van uw kleine bedrijf te verzekeren.
Als deze problemen bekend voorkomen, heb je geluk. Er zijn tools die uw saaiste zakelijke taken kunnen doen verdwijnen, of in ieder geval veel minder tijd aan beslag kunnen leggen. Er zijn drie basisprincipes die hierbij een rol spelen, die allemaal bijdragen aan het verkorten van de tijd die u aan uw saaiste taken besteedt: automatisering, een centraal punt en de zelfbediening van de klant / werknemer. Alle worden geadresseerd door de onderstaande tools.
$config[code] not foundSmall Business Dashboard Tools
Een gedetailleerd overzicht krijgen van de vitale functies van uw bedrijf kan een van uw meest vervelende taken zijn. Eerst zou je de benodigde gegevens moeten verzamelen door veel bronnen zowel online als offline te bezoeken. Vervolgens moet u al die gegevens correct samenvoegen voordat u zinvolle rapporten kunt maken en bekijken.
De tools in dit gedeelte slaan u van beide stappen weg. Ze verzamelen uw bedrijfsgegevens automatisch, voegen de gegevens uit al uw bronnen samen tot één solide geheel en presenteren vervolgens zeer nuttige, eenvoudig te begrijpen rapporten op een dashboard. Wat een tijdsbesparing!
Klipfolio
Een van de meest veelzijdige dashboards voor de prijs, Klipfolio kan automatisch gegevens verzamelen van meer dan 900 bronnen. U kunt zelfs handmatig gegevens uploaden. Klipfolio verwerkt vervolgens die gegevens op elke gewenste manier, zelfs als deze afkomstig is van meerdere bronnen. Vervolgens worden de gegevens weergegeven, zoals u hieronder kunt zien, in een handig dashboard op uw bureaublad of mobiele apparaat.
Gooi de mogelijkheid in om drempelwaarden en indicatorafbeeldingen in te stellen (bijvoorbeeld een rood uitroepteken wanneer slechte drempels worden doorgegeven) en u kunt de potentiële voordelen zien.
DashThis
Een andere robuuste dashboardtool, DashThis kan gegevens uit vele bronnen ophalen. Maar wat echt opvalt, is dat de tool een extra service biedt. Het maakt een verbinding met elke bron die nog niet is opgenomen. Dit kan u helpen aanvullende gegevens te vinden die u mogelijk hebt gemist.
Numerics
Numerics is een app voor iOS-apparaten waarmee automatisch gegevens kunnen worden opgehaald uit veel van de meest populaire online oplossingen, waaronder Google Analytics, PayPal, Zendesk en WordPress. Het resultaat is een in één oogopslag dragend dashboard waarin elk paneel kan worden aangeraakt om dieper in een bepaald gebied te graven. Zie de afbeelding hieronder.
Een leuke functie: u kunt verbinding maken via Airplay of HDMI om uw dashboard op een groot scherm weer te geven.
Automatiseringstools voor kleine bedrijven
Automatisering is de baas als het gaat om het verkorten van de tijd die aan saaie zakelijke taken wordt besteed. Deze tools nemen alle kleine, dagelijkse (vaak vele keren per dag) taken van uw bord af. Zo bevrijden ze je om aan meer winstgevende taken te werken.
Zapier
Met Zapier kun je een actie in de ene app activeren als er iets gebeurt in een andere app. Hier is een voorbeeld van een opdracht die u zou kunnen invoeren: "Wanneer iemand zich aanmeldt voor mijn nieuwsbrief, maak een vermelding voor hen in mijn klantrelatiebeheersysteem." Hoeveel tijd zou dat u op één dag besparen? Hier is er nog een: "Twitter-gebruikers toevoegen aan een Google Drive-spreadsheet wanneer ze een van mijn tweets favoriet vinden"? Je snapt het idee. Dit is een handige manier om warme leads te verzamelen.
Met haken aan meer dan 200 web-apps zijn de mogelijkheden enorm.
If This Then That (IFTT)
Als This Then That (IFTT) erg lijkt op Zapier, behalve dat het is gratis. Waar ben je momenteel beperkt tot 145 "Recepten", IFTT's term voor een "doe dit wanneer dit gebeurt" -verbinding. Toch lijken de mogelijkheden hier ook eindeloos. IFTT biedt zelfs de mogelijkheid om een actie te ondernemen op basis van de locatie van je Android of iPhone - stel je voor om een sms-bericht te ontvangen wanneer je in de buurt van een klant kantoor bent, dat je eraan herinnert om langs te komen en te zeggen: "Hallo!"
Nog beter, je kunt recepten gebruiken die al door andere IFTT-gebruikers zijn gemaakt, een echte sprong om het beste uit deze tool te halen.
Oasis Workflow
De laatste automatiseringstool die hier wordt vermeld, is Oasis Workflow, een WordPress-plug-in waarmee u een procedure voor de goedkeuring van inhoud met stappen kunt maken. Het proces omvat voorwaardelijke voorwaarden (indien goedgekeurd, indien niet goedgekeurd) en rollen (schrijvers, goedkeurders) met specifieke spelers (bijvoorbeeld het feitelijke personeel).
Oasis Workflow lijkt om twee redenen een ongelooflijke tijdwinst te zijn. Ten eerste hoef je niet te onthouden om een e-mail of sms te sturen om de volgende persoon in het proces te waarschuwen dat het tijd is om te handelen. De plug-in neemt dit voor je af. Ten tweede hoeft u niet door berichten te zoeken om precies te weten in welk stadium elk stuk inhoud zich momenteel bevindt. Dit zou dus een handig hulpmiddel kunnen zijn voor inhoudbeheerders.
E-mailtools voor kleine bedrijven
Dankzij de overvloed aan e-mails die je elke dag ontvangt, is het beheren van je inbox een niet-aflatende, dagelijkse taak die de hele dag duurt. Met de hulpmiddelen in dit gedeelte kunt u de tijd die u aan deze vervelende taak besteedt verkorten, terwijl u ervoor zorgt dat u geen belangrijke berichten mist.
ActiveInbox
ActiveInbox verandert uw Gmail-inbox in een takenlijst op steroïden. Met slechts een paar klikken op een knop, kunt u uw e-mails sorteren in groepen zoals "Do Today", "Waiting On", "Actions to Take" en meer. Dit helpt u om snel en nuttig uw e-mail door te werken zodat belangrijke berichten naar boven drijven en op uw radar blijven terwijl minder belangrijke berichten in een emmer terechtkomen waarmee u kunt omgaan wanneer u ze kunt omzeilen.
Er zijn nog twee andere leuke functies hier. Een daarvan is de mogelijkheid om e-mails te plannen voor verzending op een datum en tijd in de toekomst. Een ander voorbeeld is de toevoeging van "Project" -mappen waarmee u e-mails en taken kunt groeperen op basis van gemeenschappelijke doelen.
Mailstrom
Mailstrom gebruikt kunstmatige intelligentie om e-mailheaders te scannen (maar nooit de inhoud.) Vervolgens sorteert het elk bericht in bundels die u als een groep kunt verwerken. In tegenstelling tot ActiveInbox kan Mailstrom worden gebruikt met elk e-mailsysteem inclusief Gmail, AOL, Outlook en Apple.
Er is ook een afmeldfunctie die uw e-mail verwijdert van mailinglijsten die u wilt verlaten.
Afspraken boekingen voor kleine bedrijven
Hoe vaak heeft het langer geduurd voordat je een afspraak hebt gepland, dan zal het daadwerkelijke evenement duren? Deze tools verwijderen die frustratie door 'zelfbediening' te introduceren, een manier voor klanten om afspraken te plannen tijdens door jou aangegeven slots. Het proces elimineert constante onderbrekingen, zodat u zich kunt concentreren op het leveren van uitzonderlijke service.
GEEST LICHAAM
MINDBODY is een tool voor het boeken van afspraken die enkele echt nuttige functies biedt. Klanten kunnen uw website niet alleen gebruiken om afspraken te plannen, ze kunnen ook een hieronder getoonde Facebook-widget gebruiken. Ze kunnen ook plannen met behulp van hun mobiele apparaten. Er is zelfs een gratis app voor uw klanten om te gebruiken.
Een interessante functie is de "wachtlijst" waarmee klanten zich kunnen aanmelden voor een reeds gekozen tijdslot. De functie verplaatst ze vervolgens op hun plaats en waarschuwt hen als de vorige client annuleert. Er zijn ook verschillende rapportage-, clientlogin- en marketingfuncties die bij deze tool horen waar u misschien naar wilt kijken.
ScheduleOnce
Als u op zoek bent naar een hulpmiddel voor het maken van planning voor klanten, collega's en vergaderruimten, wilt u misschien eens kijken naar ScheduleOnce. Cliënten kunnen dit hulpmiddel gebruiken om afspraken in te plannen en collega's kunnen het gebruiken om een goed moment voor een vergadering te vinden (een zeer vervelende zakelijke taak, zoals elke kleine ondernemer weet!) Maar u kunt ook vergaderruimten reserveren en zelfs iemand anders plannen als deze wordt verleend toestemming. Dus dit lijkt op zijn zachtst gezegd een zeer veelzijdig hulpmiddel.
Small Business Employee Scheduling Tools
Findmyshift
Als u een klein bedrijf heeft waar medewerkers in ploegendiensten werken (bijvoorbeeld detailhandel, restaurants en andere servicebedrijven), wilt u misschien eens kijken naar Findmyshift. Ten eerste kunt u een schema voor uw werknemers instellen dat altijd en overal op elk apparaat toegankelijk is. Ten tweede kunt u uw werknemers in staat stellen hun eigen timeslots op te eisen en wijzigingen en swaps afzonderlijk te beheren op basis van hun rechten.
De tool biedt ook slepen en neerzettenplanning, verschillende rollen en machtigingen, automatische notificaties voor wachtrijen en tijdschema's, dus bedrijfseigenaren die werknemers met strikte tijdschema's beheren, willen misschien een kijkje nemen.
Gegevensverzameling voor kleine bedrijven en organisatiemiddelen
Als uw bedrijf veel formulieren, checklists en andere methoden voor het verzamelen van gegevens gebruikt, dan is dit de sectie voor u. Deze tools elimineren de gevreesde taak voor dubbele gegevensinvoer. Dit is wanneer u opnieuw invoert wat er op een vel papier is geschreven in uw digitale systemen. Het is een vervelende taak die tijd verspilt en vatbaar is voor fouten. Dus hier zijn enkele hulpmiddelen die het kunnen elimineren.
Canvas
Canvas neemt uw formulieren en verandert ze in mobiele apps die overal kunnen worden gebruikt om tekst, afbeeldingen en zelfs handtekeningen vast te leggen. Zodra een formulier is ingevuld, kunnen de gegevens worden gesynchroniseerd met uw bedrijfssystemen, waardoor dubbele invoer wordt geëlimineerd.
Wat echter nog meer indruk op de bedrijfseigenaren kan maken, is de Canvas-toepassingswinkel, waar duizenden apps beschikbaar zijn die zowel vormen als functionaliteit aan deze tool toevoegen. Als je niet kunt vinden wat je zoekt, kun je met Canvas ook je eigen apps maken.
FileThis
FileThis fungeert als een superefficiënte persoonlijke assistent die al uw online overzichten, rekeningen en andere documenten veilig ophaalt bij bedrijven als American Express, Chase, PayPal en Amazon zonder dat u zich individueel hoeft aan te melden bij hun sites.
Eenmaal neergelegd op een online plek van uw keuze, zoals Dropbox, Evernote of Google Drive, worden uw gegevens gesorteerd, duidelijk benoemd en geconverteerd naar een PDF-bestand. Met behulp van FileThis online of op uw mobiele apparaat, kunt u vervolgens uw gegevens doorzoeken op naam, datum, trefwoord en tag.
Er was misschien een tijd dat saaie taken in uw bedrijf onvermijdelijk waren. Maar voordat u accepteert dat dit nog steeds waar is, moet u enkele van de hulpmiddelen in deze lijst controleren. Technologie kan tijdrovende taken uit uw bedrijf elimineren, waardoor u meer tijd heeft om een beter product of betere service te creëren en uw klanten beter van dienst te zijn.
Foto uitrekken via Shutterstock
15 Opmerkingen ▼
