Als eigenaar van een klein bedrijf houdt u de middelen van uw bedrijf, inclusief kapitaal, werknemers en faciliteiten, nauwlettend in de gaten. Maar hoe zit het met de tijd van medewerkers? De tijd is moeilijk te kwantificeren en bij te houden, en als zodanig behandelen veel eigenaren van kleine bedrijven de tijd per vergissing alsof het een onbeperkte hulpbron is. Dit kan echter niet verder van de waarheid zijn.
Uit een recente studie van McKinsey bleek dat slechts 9% van de leidinggevenden 'zeer tevreden' was met de toewijzing van de tijd van de werknemers. Bovendien zei bijna de helft van de leidinggevenden dat hun huidige tijdsbesteding niet was afgestemd op de doelstellingen van het bedrijf. En de gemiddelde kantoormedewerker kan u vertellen dat er veel te veel bedrijfstijd wordt besteed aan triviale taken, zoals het reageren op e-mails en het bijwonen van niet-essentiële vergaderingen.
$config[code] not foundEffectief tijdmanagement is van cruciaal belang voor de productiviteit en winstgevendheid van uw bedrijf. Dus, hoe kunnen bedrijven hun tijdmanagement verbeteren? Het is niet zo eenvoudig als werknemers vertellen om hun tijd effectiever te gebruiken. In plaats daarvan moet het leiderschapsteam een bedrijfscultuur opbouwen die actief effectief tijdmanagement in de hele organisatie ondersteunt.
Een cultuur die effectieve tijdsbesteding ondersteunt
Privacy van werknemers
Multitasking is een belangrijk buzzword in de zakenwereld. Van medewerkers wordt verwacht dat zij in staat zijn om effectief meerdere taken tegelijkertijd te combineren. Managers vullen hun werktijden dus in met verschillende projecten, vergaderingen en bedrijfsactiviteiten.
Studies bewijzen echter in toenemende mate dat multitasking niet effectief is. Sterker nog, Stanford-onderzoekers hebben aangetoond dat multitaskers slechte organisatorische vaardigheden hebben, gemakkelijk afgeleid zijn en vaak geen focus hebben.
Als multitasking niet de sleutel is tot effectief tijdmanagement, wat dan wel?
Het antwoord is flow. Zoals gedefinieerd door auteur en psycholoog Mihaly Csikszentmihalyi, vindt er flow plaats wanneer je een staat van intense en moeiteloze concentratie op de betreffende taak binnengaat. Er wordt vaak naar verwezen als "in de zone zijn" en werknemers zijn in deze toestand veel productiever dan op enig ander moment.
Om de productiviteit te verbeteren, moeten werkgevers alles doen wat ze kunnen om werknemers in de stroommodus te houden. Dit betekent het bevorderen van een zakelijke omgeving van stilte en privacy. Waar mogelijk moeten managers voorkomen dat ze hun werknemers belasten met meerdere taken of ze afleiden van onnodige e-mails en telefoontjes.
Veel werknemers profiteren ook van het hebben van privékantoren, in plaats van het werken in lawaaierige cellenboerderijen.
Minder, effectievere vergaderingen
Een van de grootste plagen voor effectief tijdbeheer is de zakelijke bijeenkomst. De gemiddelde vergadering neemt kostbare tijd in beslag en onderbreekt de workflow-modus van de medewerker en genereert weinig tot geen zinvolle resultaten.
Volgens een Microsoft-enquête behoren ondoeltreffende vergaderingen tot de beste tijdverspillers in de gemiddelde werkweek. Bovendien besteden medewerkers bijna zes uur per week aan vergaderingen en 69% van de werknemers vindt dat deze vergaderingen niet productief zijn.
Om managementtijd beter te beheren, moeten leidinggevenden alleen vergaderingen plannen die absoluut noodzakelijk zijn. Vergaderingen moeten een specifiek doel hebben: een beslissing nemen of een probleem oplossen. Er moet een gedetailleerde agenda zijn van kwesties die moeten worden besproken en in welke volgorde en de hoeveelheid tijd die aan elk van hen wordt toegewezen.
Als een vergadering alleen is bedoeld om informatie te verstrekken, kunt u overwegen een e-mail te verzenden. Veel vergaderingen kunnen ook optioneel worden gemaakt, dus als een medewerker zich in die kritieke modus bevindt, kan hij of zij zich afmelden voor de onderbreking.
Tijd volgen
Elke uitvoerende organisatie weet dat een bedrijf alleen kan doorgaan als er een duidelijk omschreven reeks doelen en doelen voor de toekomst is. Het is echter niet genoeg om alleen deze doelstellingen te formuleren. Te vaak raken leidinggevenden en hun werknemers verstrikt in dagelijkse taken en vinden ze nooit de tijd om langetermijndoelen te bereiken. Dit is waar geïntegreerde, elektronische tijdregistratie binnenkomt.
Effectieve elektronische tijdregistratiesystemen moeten zowel de kosten als de tijd die voor elke individuele medewerker en project is besteed, vastleggen en vervolgens deze informatie integreren in een uitgebreid overzicht van de toewijzing van bedrijfstijden. Op deze manier kunt u bepalen of de huidige tijdsspreiding van uw bedrijf overeenkomt met uw bedrijfsdoelstellingen. Zoals met elke bron zal het correct toewijzen van tijd afval verminderen en de groei van het bedrijf bevorderen.
Peter Druckers, de legendarische managementconsultant, zei ooit:
Tijd is de meest schaarse hulpbron, en tenzij het wordt beheerd, kan niets anders worden beheerd.
In de zakenwereld is tijd kostbaar. Het is in het belang van elke werkgever om een bedrijfscultuur te bevorderen die deze meet, beheert en waardeert.
Onproductieve vergaderfoto via Shutterstock
11 Opmerkingen ▼
