Het maakt niet uit hoeveel werknemers je hebt. Het is essentieel om een salarissysteem in te stellen dat uw vermogen om boven uw verantwoordelijkheid als werkgever te blijven stroomlijnt. Bovendien spaart het tijd en beschermt het u tegen dure IRS-boetes. Zodra uw team online de nodige payroll-cursussen heeft voltooid, is het tijd om deze acht stappen te bekijken die u zullen helpen bij het opzetten van een payroll-oplossing voor uw kleine onderneming.
$config[code] not foundUw payroll-oplossing instellen
Verkrijgen van een EIN
Voordat u nieuwe werknemers in dienst neemt, hebt u een identificatienummer nodig van de afdeling Internal Revenue Services. Deze EIN wordt meestal een werkgever-belasting-ID genoemd. Dit nummer is van essentieel belang voor het melden van belastingen en andere belangrijke documenten aan de IRS en bij het melden van informatie over werknemers aan overheidsinstellingen. Neem rechtstreeks contact op met de IRS of vraag online een EIN aan.
Zoek uit als u officiële of lokale ID's moet hebben
Er zijn veel dingen die werkgevers moeten weten van nieuwe overurenregels om te bepalen of u al dan niet staats- of lokale ID's nodig hebt. Elke staat is anders, dus neem contact op met uw staat en lokale overheden om te zien of ID-nummers nodig zijn om de belastingen waar u woont te verwerken.
Ken het verschil tussen onafhankelijke aannemer en werknemer
Zorg ervoor dat u het verschil begrijpt tussen een werknemer en een onafhankelijke contractant. Juridisch is het onderscheid tussen hen niet altijd gemakkelijk te ontcijferen. Het is echter essentieel om dit te weten, omdat het van invloed is op de manier waarop een werkgever inkomstenbelastingen inhouden en de socialezekerheids- en Medicare-belastingen inhouden en betalen.
Werknemerswerk voltooien
Alle nieuwe werknemers moeten het Federale Inkomstenbelasting-bronvermeldingformulier invullen dat gewoonlijk een W-4 wordt genoemd. De werknemer moet het formulier invullen en retourneren, zodat werkgevers de juiste federale inkomstenbelasting kennen om hun salaris in te houden.
Selecteer een betaalperiode
Zelfs als u hiervoor een handmatig proces hebt, moet u in de meeste staten een maandelijkse of tweemaandelijkse betaalperiode instellen. Veel staten geven de voorkeur aan tweemaandelijkse betalingen. Bovendien schrijft de IRS voor dat werkgevers de inkomstenbelasting voor die periode inhouden, zelfs als de werknemer de volledige periode niet heeft gewerkt.
Kies een Payroll-systeem voor uw kleine onderneming
Payroll-administratie vereist een verhoogde focus op nauwkeurigheid - dus neem de tijd om onderzoek te doen en zorg ervoor dat u vertrouwd raakt met de vele beschikbare opties. Overweeg andere ondernemers te vragen welke methoden ze gebruiken en moedig hen aan om tips te delen voor het opzetten en beheren van de salarisadministratie. U beschikt over opties om de salarisadministratie in eigen beheer te beheren of u kunt deze uitbesteden. Voor sommige bedrijven kan outsourcing het beste antwoord zijn, maar andere bedrijven geven er misschien de voorkeur aan om het intern te houden. Welke optie u ook kiest, vergeet niet dat de werkgever verantwoordelijk is voor de rapportage en betaling van alle loonheffingen.
Begin met het uitvoeren van salarisadministratie
Nadat u de formulieren en benodigde informatie hebt verzameld, is het goed om te beginnen met het uitvoeren van de loonlijst. Op basis van het salarissysteem dat u hebt geselecteerd, kunt u het zelf invoeren of de informatie aan uw accountant geven.
Meld loonheffingen
Werkgevers moeten het hele jaar door verschillende loonheffingsrapporten verstrekken aan de betreffende autoriteiten. Als u niet zeker weet wat u moet doen, kunt u in de belastinghandleiding voor werkgevers van de IRS duidelijke richtlijnen geven over vereisten voor federale belastingaangiften. Daarnaast kan uw overheidsinstantie u informeren over specifieke vereisten voor belastingaangifte.
Het payroll-proces hoeft geen hoofdpijn te zijn, maar het vereist wel wat werk en veel acute aandacht voor details. Zorg ervoor dat u contact opneemt met de IRS met vragen die u heeft en wees getraind in het bijhouden van uw administratie om uw loonadministratiesysteem voor kleine bedrijven efficiënt te laten werken met minder haperingen.
Welke stappen hebt u genomen om een salarissysteem voor uw kleine bedrijf op te zetten?
Payroll Folder Foto via Shutterstock
3 Reacties ▼
