Het inhuren van een medewerker is een van de belangrijkste dingen die een eigenaar van een klein bedrijf zal doen, maar weinigen hebben er ervaring mee.
Hieronder vindt u een lijst om u te helpen consequent betere resultaten te behalen. Als u nieuw bent bij het aannemen van werknemers of alleen gezinsmedewerkers hebt gehad, begint u hier:
Zorg voor een federaal ID-nummer
Voordat u een werknemer in dienst neemt, kunt u een CPA of advocaat vragen zich bij u aan te melden bij de IRS. Maar doe het zelf is vrij eenvoudig. De IRS staat een online applicatie toe (klik hier voor online IRS-applicatie). Het is een van de gemakkelijkere dingen die de IRS heeft ingesteld. U moet de informatie over uw bedrijf, LLC of partnerschap kennen, inclusief de maand en verklaren dat deze is gevormd.
$config[code] not foundBovendien moet ten minste één persoon zijn burgerservicenummer als verantwoordelijke partij opgeven.
Ten slotte moet u weten hoe uw entiteit wordt belast (bijvoorbeeld S-Corp.). Als u het niet zeker weet, neemt u contact op met uw belastingophaler. U ontvangt onmiddellijk online een EIN (Employer Identification Number) in briefvorm nadat de aanvraag is voltooid. Een papieren toepassing is ook beschikbaar als u dat verkiest (Form SS-4).
Overweeg een afzonderlijke account te controleren
Er zijn twee belangrijke redenen waarom u dit wilt doen voordat u een werknemer in dienst neemt. Een daarvan is fraudebescherming. Uw medewerkers krijgen steevast dit nummer en het beperken van het bedrag op de account beperkt de potentiële schade. Bankfraude, elektronische fraude en chequefraude nemen toe. De kosten van een afzonderlijke account zijn goedkope verzekeringen.
De tweede reden is om uw loonbelasting te scheiden. Het up-to-date houden van uw loonbelasting is het belangrijkste wat u kunt doen om uw kans op zakelijk succes te vergroten. De IRS en de staat spelen niet leuk bij het innen van deze belastingen. Hun straffen zijn confiscatief, en ze zullen proberen om ze persoonlijk van je te verzamelen. Het is het gemakkelijkst om de loonbelasting te scheiden van elke loonlijst in een afzonderlijke account.
Ken uw betalingsverplichtingen voor uw loonadministratie
U kunt de IRS-vereisten hier in detail bekijken, maar de meeste bedrijfseigenaars vallen in de categorie Maandelijks betalen per kwartaal. De IRS int de federale werkloosheidsbelasting (FUTA), die over het algemeen per kwartaal wordt betaald en jaarlijks wordt gerapporteerd.
Ten slotte moeten W2-formulieren aan werknemers worden verstrekt vóór 31 januari van het daaropvolgende jaar en tegen eind februari bij de Social Security Administration worden ingediend. Het is een goed idee om de informatie die u de hele jaar door aan de IRS hebt gestuurd, te verzoenen met de W2s die u naar de SSA stuurt, omdat de IRS dat doet. Ze komen er meestal een jaar niet meer uit, dus bespaar jezelf de vervelende verrassing.
Alle federale betalingen moeten worden gedaan via het elektronische federale belastingbetalingssysteem (EFTPS) en u moet zich registreren, dus wacht niet tot de betaling verschuldigd is. Staten hebben over het algemeen hun eigen bronbelasting en werkloosheidsbelasting. Bovendien verzamelen sommige steden inkomstenbelasting. Zorg ervoor dat u al uw staats- en lokale vereisten controleert. Hier is een goede plek om te beginnen.
Klinkt dit allemaal een beetje overweldigend? Daar ben ik het mee eens. Dat is de reden waarom ongeveer 60 procent van de eigenaren van kleine bedrijven de verwerking van de loonlijst uitbesteden. Het is veel goedkoper dan het betalen van late boetes.
Werkvergoeding
Dit verschilt per staat, maar het is veilig om aan te nemen als u bestaande werknemers (inclusief familieleden) heeft of een werknemer gaat inhuren, dan heeft u de vergoeding van de werknemer nodig. De beloningssystemen van werknemers zijn ingesteld om medische kosten en schadevergoeding te betalen voor werknemers die op het werk gewond zijn. Het varieert weer per staat, maar als je de compensatie van de werknemer niet hebt, word je door de staat bestraft, zelfs als niemand gewond is geraakt. Hier is een lijst met de website van elke staat voor compensatie voor werknemers.
Maak een nieuw huurpakket
Hoewel u slechts één of twee werknemers per jaar kunt inhuren, zorgt het feit dat u de documenten op één plek bewaart ervoor dat u niets mist als u dat wel doet.
Voor elke werknemer moet u een IRS-formulier W-4 en een UCIS-formulier I-9 hebben. Optionele items die door de werkgever kunnen verschillen, zijn onder meer: Sollicitatie voor de werkgelegenheid (zie hieronder), Aanbiedingbrief (zie hieronder), Release op achtergrondcontrole (zie hieronder), Release van geneesmiddeltest (zie hieronder), Bevestiging van werknemershandboek, formulieren voor voordelen inschrijven (bijv. 401k), Direct Deposit Authorisation Form, Company Equipment Agreement.
Heeft uw bedrijf al werknemers? Ga dan naar deze handige tips:
Wanneer te huren
De meeste eigenaren van kleine bedrijven die ik heb behandeld, huren geen medewerker met een plan in.
Net zoals u een marketingplan of een financieel plan hebt, moet een bedrijfseigenaar ten minste een basisaanwervings- of personeelsplan hebben. Begin met een eenvoudig organigram voor uw bestaande team (zelfs als dat slechts vier personen zijn). Bepaal waar u de komende twee jaar mensen moet toevoegen op basis van uw algemene bedrijfsplan en voeg deze toe aan uw organigram als 'in behandeling'. Koppel deze in afwachting van aaneenschakelingen aan een trekker, zoals aantal klanten of opbrengstdollars. Dit maakt de beslissing rationeel in tegenstelling tot slechts reactionaire tot tijdelijke gebeurtenissen.
Wie te huren
Ik ben een groot voorstander van het boek 'Who' van Geoff Smart en Randy Street. Voordat u overweegt een medewerker in dienst te nemen, moet u echt beslissen wie u nodig hebt.
Smart and Street stellen voor om een scorekaart te schrijven voor de functie, waarin de missie van de werknemer, zijn resultaten en de benodigde vaardigheden worden beschreven. Dit is een kritieke stap die niet mag worden overgeslagen. Het inhuren van de verkeerde persoon is erger dan helemaal niet aannemen. Smart and Street schetsen ook een uitstekend interviewproces dat u consistent betere resultaten zal opleveren.
Werkgelegenheid toepassing
Gebruik een applicatie voor iedereen. Dat omvat huidige werknemers die mogelijk ook solliciteren. Consistente documentatie voorkomt dat u problemen ondervindt met discriminatiezaken.
Idealiter zal de applicatie releases bevatten om zoekopdrachten op de achtergrond uit te voeren, maar externe achtergrondcontrolebedrijven hebben vaak hun eigen formulieren nodig. Er zijn enkele vragen die u niet kunt stellen, dus u kunt het beste een formulier gebruiken dat is beoordeeld door iemand met HR-ervaring in uw land. Klik hier voor voorbeeldformulieren. Als uw branche of situatie ongebruikelijk, ingewikkeld is of als u extra zekerheid wilt, neem dan contact op met een plaatselijke advocaat.
Achtergrond checks
Kleine bedrijven doen over het algemeen geen achtergrondcontroles op hun werknemers tenzij ze dat moeten, zoals een transportbedrijf. Achtergrondcontroles zijn echter goedkope verzekeringen.
We hebben een veroordeelde misdadiger laten solliciteren en accepteren een baan in afwachting van achtergrondcontrole. Ze stopte voordat de resultaten terugkwamen. Ik had geen idee wat er door haar hoofd ging, maar het heeft ons veel pijn bespaard.
Het is geen slecht idee om van uw beleid gebruik te maken om achtergrondcontroles op periodieke basis uit te voeren, zoals jaarlijks voor alle werknemers.
Referenties
Als je hen vraagt naar de aanvraag bij het inhuren van een werknemer, controleer ze dan. Veel eigenaren gaan ervan uit dat een aanvrager geen slechte referentie zou neerleggen, en in het algemeen hebben ze gelijk. Maar soms doen ze dat en kunt u bevestigen of zij de vaardigheden hebben die u hebt geïdentificeerd in de ontwikkeling van Scorecard.
Verwijzingen kunnen ook dingen onthullen die niet zijn opgepikt in het kandidaat-interview.
Drugstest
Veel eigenaren hebben om veiligheidsredenen een drugstestbeleid voor aanvragers en huidige werknemers. Maar het is in het algemeen geen slecht beleid om te hebben.
Nogmaals, de sleutel is om consequent het beleid toe te passen. Over het algemeen is het het beste om iedereen op te nemen om zich te onthouden van discriminatieclaims. Hoewel dit vanzelfsprekend lijkt, moet u zich aan uw beleid houden. Geen uitzonderingen!
Sommige ondernemers vinden het niet leuk om beleid te hebben en stellen dat "dit een klein bedrijf is en dat het beleid niet nodig is." Uiteindelijk zul je jezelf in een slechte situatie brengen. Het hebben van een beleid maakt de beslissing eenvoudig.
Vaardigheden testen
Je hebt de benodigde vaardigheden geïdentificeerd via de Scorecard. Je hebt de kandidaat en hun referenties geïnterviewd. Het lijkt erop dat de aanvrager de juiste dingen heeft.
Neem het giswerk uit de vergelijking: test de vaardigheden die je kunt. Er zijn veel online bronnen om de vaardigheden van een kandidaat op een goedkope manier te beoordelen, van software tot telefoonvaardigheden en klantenservice. Als het een technische vaardigheid is, overweeg dan een certificering door een derde partij. Veel organisaties bieden de certificeringen van hun leden aan (boekhouding, administratieve assistent) of neem contact op met uw plaatselijke vakschool.
Als je een kandidaat bent maar de certificering ontbreekt, huur je ze in voor een proeftijd om ze de tijd te gunnen om die te behalen.
Aanbieding brief
Meestal is dit een eenvoudige zaak, maar het kan je hoofdpijn besparen. Een juiste aanbiedingsbrief moet verwijzen naar of bevatten de functiebeschrijving, startdatum, salaris, voordelen en hun werkstatus. Geef aan of een medewerker "naar believen" wordt beschouwd als die wetten in uw land van toepassing zijn.
Het is niet nodig om alle personeelsbeloningen te vermelden, maar in plaats daarvan te verwijzen naar het werknemershandboek (en zorg ervoor dat ze een afzonderlijke bevestiging ondertekenen dat ze het hebben ontvangen en gelezen). Over het algemeen hebben de meeste eigenaren van kleine bedrijven "naar believen" werknemers en hebben ze geen gegarandeerde arbeidsduur.
Vereisen dat de werknemer de aanbiedingsbrief ondertekent en de voorwaarden in de brief positief aanvaardt. Tenslotte, als u niet zeker weet wat u in de aanbiedingsbrief wilt opnemen, raadpleeg dan een lokale advocaat die ervaring heeft met arbeidsaangelegenheden.
Cultuur
Vaak over het hoofd gezien door eigenaren van kleine bedrijven is de vraag of een kandidaat past bij de cultuur van uw bedrijf.
Ik heb veel medewerkers gezien die alle benodigde vaardigheden en ervaring op een scorekaart hadden die niet werkte, omdat ze niet met het bestaande team konden werken. Een van de beste tools die ik heb gevonden, is de Kolbe Index. Dit meet iemands Conative Thinking (d.w.z. uw darmreactie).
Persoonlijk vind ik het van onschatbare waarde om te bepalen of iemand geschikt is voor een functie en om iedereen te helpen communiceren en beter samen te werken. Doe de evaluatie zelf en kijk of het iets interessants onthult.
New Hire Reporting
Alle werkgevers moeten uiterlijk 20 dagen na het aannemen van een medewerker nieuwe medewerkers melden bij hun staat.
Facultatieve rapportage omvat validatie van de sociale zekerheid met de socialezekerheidsadministratie. In het algemeen, als de SSA het burgerservicenummer niet kan koppelen aan de naam, sturen ze u een brief met de vraag om te verifiëren. Er is geen boete voor de werkgever hiervoor. Het is gewoon een gedoe.
Een ander optioneel programma is om de informatie verzameld op formulier I-9 elektronisch te verifiëren bij de Amerikaanse klanten en immigratie. Dit programma, e-Verify genaamd, is vrijwillig vanaf 2015.
Foto huren via Shutterstock
4 Opmerkingen ▼
