Het bedienend personeel speelt een vitale rol in elk bedrijf. De stafleden zijn degenen die de dagelijkse taken van een typisch kantoor uitvoeren en vaak worden ook gevraagd om tal van andere functies voor het bedrijf uit te voeren. Taken en verwachtingen van administratief personeel zijn echter niet altijd duidelijk voor aanvragers en moeten goed worden gedefinieerd door het bedrijf voordat ze worden ingehuurd.
Telefoongesprekken
Medewerkers van de administratie zijn belast met het beantwoorden, leiden en telefoneren. Ze moeten deze oproepen op professionele wijze uitvoeren en in staat zijn om oproepen door te schakelen en bellers naar de juiste voicemailbox te leiden als de persoon niet aanwezig is of een ander gesprek voert. Ze moeten ook bekend zijn met de rollen van elke medewerker, zodat oproepen correct kunnen worden overgedragen. Ze moeten ook bekend zijn met welke oproepen nodig zijn voor overdracht en welke oproepen, zoals telemarketeers, een lagere prioriteit hebben.
$config[code] not foundHet administratief personeel is verantwoordelijk voor zowel inkomende als uitgaande post. Inkomende post moet worden gesorteerd en afgeleverd bij de beoogde ontvangers, of worden geopend door het personeel om de aard van de mailing te bepalen, zoals een klacht van een klant, en deze naar de juiste plaats te sturen. Uitgaande post moet worden georganiseerd, geadresseerd en gestempeld. Daarnaast zal het bedienend personeel coördineren met verzendservices zoals Federal Express voor het afleveren en afhalen van pakketten.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingDocument controle
De verantwoordelijkheid voor het beheer van interne documenten komt ook grotendeels toe aan het administratief personeel. Functionarissen van het administratief personeel zijn verantwoordelijk voor het typen, kopiëren, verspreiden en archiveren of vernietigen van alle interne documenten. Ze onderhouden een archiveringssysteem in de juiste alfabetische volgorde en volgen gevoelige documenten op die na een bepaalde tijd moeten worden vernietigd. Bovendien worden grote hoeveelheden fotokopieën gedelegeerd aan een medewerker.
Evenement coördinatie
Van kantoorpersoneel wordt vaak verwacht dat zij bedrijfsevenementen coördineert. Ze zorgen ervoor dat eten op het juiste moment wordt bezorgd en dat alle handouts worden gekopieerd en beschikbaar zijn. Ze helpen ook bij het ontwerpen van PowerPoint-presentaties of andere multimedia-elementen die kunnen worden gepresenteerd, en zorgen ervoor dat de vergaderruimte zelf in de juiste volgorde staat voordat het evenement begint.
Leveringsbestelling en kasgeld
Administratieve medewerkers zijn vaak verantwoordelijk voor het bestellen van kantoorbenodigdheden wanneer dat nodig is en het verdelen van onbetrouwbaar geld aan andere leden van het kantoor voor zaken als taxiritten of dringende benodigdheden. Het administratief personeel voert over het algemeen één keer per week een leveringsopdracht uit en andere bestellingen komen naar voren.
