Noot van de redactie: we zijn erg blij om u deze gastcolumn van gastschrijver Dan Hoffman te brengen. Ik had het genoegen eerder dit jaar Dan Hoffman te ontvangen op mijn radioprogramma en de show kreeg veel belangstelling. Dan legt de voordelen van VoIP uit en wanneer het zinvol is voor uw bedrijf.
$config[code] not foundDoor Dan Hoffman
VoIP, een afkorting voor Voice over Internet Protocol, is een technologie die spraak vertaalt in kleine datapakketten, deze pakketten via breedbandgegevensverbindingen verzendt in plaats van traditionele telefoonlijnen, en vertaalt ze naar spraak zodra ze hun bestemming hebben bereikt. De Radicati Group voorspelde onlangs dat 74 procent van alle zakelijke telefoonlijnen VoIP in de komende drie jaar zullen gebruiken. Voor bedrijfseigenaars die de sprong naar VoIP maken van traditionele telefoondiensten, vertaalt de mogelijkheid om spraakverkeer over datanetwerken te verzenden zich in belangrijke voordelen.
Wat is er zo geweldig aan VoIP?
Veel bedrijfseigenaren stellen VoIP gelijk aan kostenbesparingen, grotendeels als gevolg van wijdverspreide reclamecampagnes die gebruikmaken van het VoIP-aanbod van consumenten. Goedkoper bellen is echter slechts een klein deel van het verhaal voor de zakelijke markt, die nogal verschillende telefoonsysteemmogelijkheden vereist. Voor de zakelijke markt kunnen de upfront apparatuurinvesteringen en doorlopende technische middelen die nodig zijn om een IP-gebaseerd telefoonsysteem met succes te installeren en te beheren aanzienlijk en kostbaar zijn, afhankelijk van de inzet. Het volledig begrijpen van de impact van VoIP boven maandelijkse besparingen op lange afstanden vereist een uitgebreide beoordeling van de voordelen, kosten en keuzes die gepaard gaan met VoIP.
Naast de initiële investering zijn veel kleine en middelgrote bedrijven terughoudend om VoIP-telefoonsystemen in te zetten, omdat ze over beperkte interne technische middelen en expertise beschikken en geen toegang hebben tot de uitgebreide IT-staf van grotere ondernemingen. Bovendien kunnen kleine en middelgrote bedrijven vaak niet de betrouwbaarheid en kwaliteitskwesties riskeren die de VoIP-telefoondienst van consumenten teisteren via het openbare internet.
Niettemin zijn veel bedrijven het erover eens dat de voordelen van VoIP substantieel hoger zijn dan de kosten. Met VoIP kunt u uw telefoonsysteem eenvoudig opnieuw configureren op een computer zonder een externe technicus in te huren om het telefoonsysteem handmatig te herprogrammeren en verplaatsingen, toevoegingen of wijzigingen van werknemers aan te passen. Het toevoegen van nieuwe werknemers en het verplaatsen van werkstations wordt een eenvoudig, kosteneffectief proces, waardoor een wendbare, meer gestroomlijnde organisatie wordt gecreëerd.
Werknemers op afstand, telewerkers en reizende leidinggevenden waarderen ook de mogelijkheden voor extern gebruik van VoIP. Of ze nu thuis zijn of op een luchthaven, externe medewerkers kunnen virtuele extensies gebruiken om verbinding te maken met het kantoortelefoonsysteem vanaf elke externe locatie met breedbandinternettoegang. Externe en reizende werknemers kunnen ook een IP-geschikte telefoon of softphone (speciale software die op een laptop of pc is geïnstalleerd om als telefoon te fungeren) gebruiken om oproepen te plaatsen en te ontvangen alsof ze aan hun bureau werken.
"Net als een pc kan ik telefoons zowel binnen als buiten kantoor aansluiten en afspelen en bewegingen, toevoegingen en wijzigingen uitvoeren zonder dat een service nodig is", zegt Jeff Edelstein, vice-president van informatietechnologie bij Lazare Kaplan, een vooraanstaand diamantslijperij bedrijf. Edelstein stapte over op een IP-gebaseerd telefoonsysteem toen zijn bedrijf zijn hoofdkantoor in New York City verhuisde.
VoIP maakt ook een naadloze verbinding mogelijk tussen de meerdere kantoren van een bedrijf via een enkele receptionist, auto-assistent en voicemailsysteem. Bedrijven met meerdere kantoren kunnen ook interne viercijferige oproepen tussen locaties gebruiken. Lazare Kaplan heeft bijvoorbeeld kantoren over de hele wereld - in plaatsen zoals Israël, Japan, België en Afrika - en met behulp van een VoIP-telefoonsysteem vermijden werknemers dure internationale kosten. Deze functies helpen bedrijven om een coherente aanwezigheid te hebben voor zowel externe als interne componenten.
Bijkomende voordelen van IP-telefoonsystemen zijn geconsolideerde spraak- en gegevensnetwerken. Hoewel analoge telefoonsystemen afzonderlijke spraak- en gegevensinfrastructuren vereisen, maakt VoIP het mogelijk dat een enkel geconvergeerd netwerk beide typen toepassingen uitvoert, waardoor de bandbreedtekosten voor organisaties worden verlaagd.
Wat zijn mijn VoIP-opties?
Business-class VoIP komt hoofdzakelijk in twee smaken: op locatie gebaseerd en uitbesteed. Net als bij een traditioneel PBX- of sleutelsysteem, bevindt een lokaal IP-telefoonsysteem zich op de locatie van de klant. In deze opstelling zijn klanten meestal verantwoordelijk voor het aanschaffen, installeren en onderhouden van alle benodigde apparatuur en het onderhandelen over lokale, interlokale, conferencing- en internetservicecontracten van meerdere serviceproviders.
In tegenstelling tot een uitbesteed model heeft de client geen fysieke hardware op de site anders dan de handsets op elk bureau en een beheerde router. Een enkele leverancier biedt service via een gedeelde-tenant gehoste PBX via private IP-verbindingen, meestal T-1 of DSL-lijnen. Uitbestede providers bieden doorgaans all-inclusieve diensten tegen een vast maandelijks bedrag, met dialekt, lokale, interlokale en internationale service, conferenties, onderhoud en ondersteuning en internettoegang.
Uitbestede IP-telefoonsysteemoplossingen winnen aan populariteit bij kleine bedrijven, met name bedrijven die het interne personeel en de interne middelen missen die nodig zijn om een dergelijk complex systeem alleen te beheren. De geanticipeerde vraag naar uitbestede VoIP-telefoonsystemen is zo groot dat adviesbedrijf, InfoTech Research Group, dat zich concentreert op de IT-behoeften van middelgrote organisaties, voorspelt dat 48 procent van de kleine en middelgrote bedrijven in 2010 een gehoste oplossing zal gebruiken Omdat een derde partij instaat voor installatie, upgrades, onderhoud en ondersteuning, kunnen waardevolle interne medewerkers zich concentreren op belangrijker, strategische zaken, zoals de groei van het bedrijf.
Bedrijven die gebruikmaken van uitbestede VoIP-oplossingen kunnen ook samenwerken met IT-consultants of systeemintegrators die hun netwerk- en gegevensbehoeften begrijpen. In deze gevallen is het belangrijk dat de consultant of integrator nauw samenwerkt met de VoIP-serviceprovider, zodat problemen die zich voordoen tijdens de integratie, snel worden afgehandeld. "Wij bevelen het uitbestede IP-telefoonsysteem van M5 aan veel van onze klanten die op zoek zijn naar een nieuw telefoonsysteem," zegt Jayesh Punater, president, oprichter en CEO van Gravitas Technology, een IT-dienstenbedrijf dat gespecialiseerd is in hedgefondsen en private equity-markten. "Uitbesteding van informatietechnologie en communicatie stelt bedrijven in staat zich te concentreren op het laten groeien van hun bedrijf en het voldoen aan de behoeften van hun klanten in plaats van het uitgeven van waardevolle dollars voor het onderhoud van apparatuur voor telefoonsystemen." Ben je klaar voor VoIP?
VoIP-telefoonsystemen bieden meer flexibiliteit en productiviteitsverhogende mogelijkheden die voorheen alleen konden worden bereikt door Fortune 500-bedrijven. De technologie is nu toegankelijk voor een breder publiek en kan kleine en middelgrote bedrijven zo betrouwbaar, toegankelijk en servicegericht maken als hun grotere tegenhangers in de grotere ondernemingen. Als het nog steeds onduidelijk is of uw bedrijf klaar is voor VoIP, kan het beantwoorden van de volgende vragen uw beslissing vergemakkelijken: Wanneer u klaar bent om uw bedrijf aan VoIP voor te stellen, moet u ervoor zorgen dat u werkt met een competente, betrouwbare serviceprovider die u vertrouwt. Maak kennis met alle belangrijke spelers in de organisatie en spreek met bestaande klanten met vereisten die vergelijkbaar zijn met de uwe. En als u niet over de interne middelen beschikt, raadpleegt u een gekwalificeerde derde partij om de technologie te evalueren voordat u uw selectie maakt. Over de auteur: Dan Hoffman is President en CEO van Manhattan gebaseerde M5 Networks (www.m5net.com). Het bedrijf levert momenteel zijn Outsourced IP Phone System aan meer dan 450 kleine en middelgrote bedrijven in het grootstedelijk gebied van New York. Dan is te bereiken via email protected
