Gedenkwaardige gebeurtenissen gebeuren niet alleen. Het organiseren en houden van een evenement vereist planning. Of het nu een conferentie, een seminar of een dag met klantbeoordelingen is, en of u drie weken te plannen hebt of een heel jaar, het succes van uw evenement zit in de details. We hebben 42 tips voor het plannen van kleine bedrijfsevenementen verzameld van de experts, waaronder enkele van de organisatoren van de jaarlijkse Small Business Influencer Awards.
$config[code] not foundPlanning voor kleine bedrijfsevenementen: eerst wat doen
1. Bepaal uw doelgroep vóór alles anders. De eerste stap - voordat je iets anders doet - zou moeten zijn om duidelijk te definiëren wie je doelgroep is. Hieruit volgen alle andere beslissingen qua formaat, inhoud, prijzen, locatie enz. Deze gestructureerde aanpak zal u ook helpen om gefocust te blijven op het bereiken van specifieke doelen en niet toestaan dat de ruimte te breed of verwaterd wordt.
2. Maak een lijst met details - alles inclusief verlichting en openbaar vervoer, inhoud en drankjes. Wanneer u besluit om een evenement te houden, is alles belangrijk. Van programma-inhoud en verlichting tot transport en parkeren - alles telt. En uw publiek zal alles aan u toeschrijven en … uw merk. Een lijst maken zorgt ervoor dat je geen dingen over het hoofd ziet.
3. Heeft een duidelijk zakelijk doel voor het houden van het evenement. Voordat u een succesvol evenement kunt plannen, moet u duidelijk zijn waarom u het in de eerste plaats doet, omdat elke beslissing daarna uw hoofddoel moet ondersteunen. Is het het genereren van leads? Is het om bewustzijn van uw bedrijf of een bepaald product te creëren? Is het om klantentrouw te ontwikkelen? Of wil je gewoon geld verdienen (wat ook oké is)? En zorg ervoor dat het team op de hoogte is van het doel, zodat u geen 'scope creep' heeft.
4. Pas op voor andere branche-evenementen tijdens het plannen. Controleer de kalender. Zorg ervoor dat je je evenement niet in te stellen op of te dicht bij feestdagen of populaire vakantietijden. Het is net zo belangrijk om te controleren op andere evenementen die uw doelgroep mogelijk bezoekt.
5. Wees flexibel met veranderingen in grootte, locatie en andere details. Wanneer u het proces voor evenementplanning instelt, merkt u mogelijk dat uw evenement verandert in grootte, locatie en vele andere manieren dan u oorspronkelijk had gepland. Dit is natuurlijk en perfect, zolang je niet uit het oog verliest waarom je al dit werk in de eerste plaats doet. Er is enige flexibiliteit nodig.
6. Ken uw beperkingen. We weten allemaal dat het doel is om een geweldig live evenement te organiseren. Daartoe moeten we ons ook bewust zijn van wat we wel of niet realistisch kunnen doen, of het nu een begroting is of een tijdsbesteding. Als je besluit om een live-evenement in een week te organiseren, kun je een intiemere relatie plannen. Als het een groot evenement is, bereid je dan enkele maanden voor. Als het budget klein is, moet je misschien tegenwicht bieden voor creativiteit en veel doe-het-zelfwerk.
7. Maak SMART-doelen. Begin altijd met strategie. Net als met het bouwen van een bedrijf, beginnen geweldige evenementen met een sterke, doordachte en meetbare strategie. Live-evenementen zijn een geweldige manier om je merk te delen, contact te maken met je doelmarkt, feedback te krijgen over je product (en meer!), Maar je moet weten wat je probeert te bereiken. Blijf bij SMART-doelen en schetst waar u op doelt. Zorg er vervolgens voor dat u doorgaat in overeenstemming met het bereiken van deze doelen.
$config[code] not found
Budget: hoe te betalen voor uw evenement
8. Ontwikkel een "financieringsplan" voor uw evenement en schat de aantallen. Weet hoe je gaat betalen voor het evenement. De meeste evenementen worden gefinancierd door sponsorschappen, kaartverkoop, interne marketingbudgetten - of een combinatie van alle drie. Wanneer u uw budget voor het evenement maakt, moet u schatten hoeveel geld u vanuit elk gebied realistisch kunt ophalen. Voordat je een locatie boekt of een contract tekent, is het een goed idee om eerst sponsors te beginnen of vooraf kaarten te verkopen om er zeker van te zijn dat er genoeg interesse is in je idee om het te financieren.
9. Maak een onkostenbudget - en bespaar geld door donaties van donaties in natura. Evenementen hebben de neiging om meer te kosten dan de gemiddelde eigenaar van een klein bedrijf denkt - voornamelijk met betrekking tot de locatie en eten en drinken. Vergeet niet om alle vergunningen en licenties die u nodig heeft ook te prijsen. (Dit is waar een evenementenplanner u kan helpen hoofdpijn te voorkomen.) Maak een uitgebreide lijst van alle uitgaven en markeer vervolgens gebieden waar u denkt dat sponsors een rol kunnen spelen om iets 'in natura' te bieden. Hoe meer u met andere merken werkt en hoe partners om uw evenementen te hosten, hoe meer u kunt besparen.
10. Overweeg crowdfunding als een nieuwe optie om geld in te zamelen voor een evenement. Als dit uw eerste keer is dat evenementen worden uitgevoerd, gebruik dan crowdfundingplatforms om het risico te verminderen. Door uw evenementen op deze platforms te publiceren, moeten deelnemers zich ertoe verbinden om tickets te claimen voor het evenement. Als niet aan het vereiste minimumaantal deelnemers wordt voldaan, vindt de gebeurtenis niet plaats.
Marketing: mensen laten deelnemen
11. U heeft een GEDETAILLEERD marketingplan nodig. Maak een marketingplan voor het evenement. Hoe meer georganiseerd je bent, hoe professioneler je evenement zal zijn.
12. Wees onvermoeibaar in je inspanningen of je evenement zal mislukken. Als je niet alleen op je evenement wilt zijn … dan markt, markt, markt, markt … en meer op de markt brengen.
13. Definieer een goede reden (en) voor mensen om op te komen. Wat is de aantrekkingskracht voor aanwezigen? Je moet bepalen WAT je aan het doen bent op het evenement dat deze deelnemers aan het doel binnenhaalt. Voor een consumentenproduct is het misschien een feest met entertainment- en productdemo's en freebies. Voor een zakelijk publiek kan het educatieve inhoud zijn of een opwindende, bekende deskundige spreker. Wat het ook is, verlies nooit de connectie met waarom je wilt dat deze specifieke publiekskrater binnenkomt.
14. Leg schriftelijk vast waarom uw doelmarkt aanwezig zou moeten zijn - neem niet aan dat de voordelen voor de hand liggen. Wanneer u een evenement promoot, moet u uw doelmarkt vertellen wat zij zullen leren, wie zij zullen ontmoeten en waarom zij er moeten zijn. Ga er niet vanuit dat je vrienden het hun vrienden zullen vertellen. Als je luidsprekers gebruikt, geef ze een reclamekopie zodat ze het evenement aan hun publiek kunnen promoten.
15. Leer hoe u met de media kunt praten. Journalisten zijn erg druk en hebben altijd een deadline … ze hebben geen tijd om een verkooppraatje te horen. Laat hen weten dat de informatie bestaat en - voor toekomstige verhalen - dat u een expert op dat gebied bent. Voeg die informatie toe wanneer u contact opneemt.
16. Gebruik Twitter-hashtags. Twitter is geweldig voor het promoten van evenementen en voor het creëren van een gevoel van online community rond een evenement. Stel al vroeg een unieke hashtag op. Zoek eerst op Twitter om zeker te weten dat het nog niet in gebruik is. Zet de hashtag direct op de website van het evenement en als je de Tweet-knop gebruikt om te delen op de site, werk je de hashtag rechtstreeks in de premade-woordenstroom. Wanneer mensen tweeten, wordt de gebeurtenis automatisch op Twitter gepromoot.
$config[code] not found17. Gebruik online sociale pre-evenementen om het hoofdevenement te promoten. Om interesse in je evenement te krijgen, probeer je een Google Hangout of een Twitter-chat een paar weken voor het hoofdevenement te houden. Nodig een paar van uw sprekers uit om deel te nemen aan het online sociale evenement. Geef een voorvertoning van wat er op het hoofdevenement zal gebeuren, door een discussie te voeren over wat sprekers zullen behandelen, of markeer de activiteiten. Het genereert anticipatie.
18. Koop advertenties op sociale medianetwerken. Het kopen van advertenties op sociale netwerken wordt vaak over het hoofd gezien door kleine evenementen. Sociale advertentieplatforms (met name Facebook, LinkedIn en Twitter) bieden diepgaande targetingopties die aanzienlijk kunnen bijdragen aan het bereiken van onze doelgroep op onze geografische locatie. Het goede nieuws is dat er geen grote budgetten nodig zijn en kaartverkoop gemakkelijk kan worden gemeten.
19. Gebruik YouTube om je evenement te promoten. YouTube is wereldwijd de tweede zoekmachine na Google. Het uploaden van video's van onze vorige evenementen of interviews met onze sprekers / artiesten is een geweldige manier om potentiële bezoekers te overtuigen om op kopen te klikken. Video biedt belangrijke visuele aanwijzingen die van grote invloed zijn op ons besluitvormingsproces. Bij evenementen voelen we altijd het risico niet te weten wat er gaat gebeuren, video verlicht die spanning.
20. Creëer een geweldige low-budget promotievideo. Een beetje creativiteit met wat posterboard, een royaltyvrije muziekclip en een goede videocamera voor smartphones zullen een leuke video creëren om te helpen bekend te maken wat er gaat komen. Hier is een goed videovoorbeeld, dat precies dat met een klein budget deed, om een klein zakelijk evenement te promoten.
21. Zorg dat lokale bloggers erbij betrokken zijn. Wees slim met bloggers. Lokale bloggers betrekken bij het evenement is meestal een geweldige strategie om publiek voor, tijdens en na het evenement te bereiken. Bloggers rekenen meestal op een groot bereik en volgen meestal niet de traditionele mediaregels.
22. Maak gebruik van evenementenregistratieplatforms zoals Meetup. Gebruik bestaande platforms. Als dit je eerste poging is om een evenement te organiseren en je mist de vaardigheden om het te promoten, kijk dan eens op Meetup.com. Anders dan het aanbieden van een suite om evenementen online te beheren, is Meetup een geweldige verwijzer voor relevant publiek in uw regio. Het beschikt ook over registratie- en RSVP-managementmogelijkheden die vooral handig zijn als u onervaren bent.
23. Gebruik online registratie. De eenvoudigste manier om mensen weg te jagen, is door een analoge registratie (faxen, bankoverschrijving of alleen aan de deur). Bied online registratie aan om zo veel mogelijk deelnemers zo snel mogelijk te beveiligen, zodat u snel cijfers kunt voorspellen en het budget vrij kunt maken.
24. Krijg een vermelding op sites die geschikt zijn voor uw groep. Als je eenmaal weet wie je wilt bijwonen, is de volgende stap om jezelf voor te doen. Er zijn websites die zijn gespecialiseerd in het aanbieden van nationale lijsten (bijvoorbeeld Meetup, Lanyrd) en lokaal, dus begin daar en onderzoek dat het meest geschikt is om te worden vermeld.
25. Bied lokale partners prikkels om u te promoten. Persberichten die naar de relevante mediakanalen worden gestuurd, zullen helpen bij het genereren van nieuwsberichten en u kunt kijken naar het betrekken van media (online en offline) als partners. Ze krijgen exposure op uw evenement in ruil voor publicatie. Als ze niet op dat niveau betrokken willen worden, benader ze dan met het idee om een wedstrijd te lopen voor hun lezers om tickets te winnen.
26. Maak het je speakers gemakkelijk om hun volgers bekend te maken. Als je experts of sprekers hebt die aanwezig zijn, moedig ze dan aan om hun aanwezigheid bekend te maken aan hun volgers / e-mailabonnees voor sociale media.
27. Geef prikkels voor vroege vogels. Vroegboektickets tegen een lagere prijs zijn een prima manier om vroegtijdige aanmeldingen te krijgen door mensen een stimulans te geven om nu te handelen in plaats van te wachten en te vergeten.
Team: wie gaat er helpen?
28. Gedelegeerde verantwoordelijkheden. Ongeacht de grootte van uw bedrijf, probeer altijd verantwoordelijkheden te delegeren. Eén persoon die de leiding heeft over elk detail verloopt meestal niet goed. Laat mensen waar mogelijk de controle krijgen over de gebieden waar ze het meest van genieten. Laat de fijnproever in uw bedrijf bijvoorbeeld de horecagegevens verwerken. Hoe meer iemand zijn of haar verantwoordelijkheden opneemt, hoe groter de kans dat ze deze met succes uitvoeren.
29. Follow-up - en volg opnieuw. Vroeg inchecken en vaak. Hoewel niemand micromanaged wil worden, moet u ervoor zorgen dat medewerkers en verkopers op de goede weg zijn met hun taken. Zolang mensen weten dat u van tijd tot tijd updates verwacht, zullen ze minder snel gefrustreerd raken wanneer u ze belt of e-mailt.
30. Sponsors zijn royalty - zorg dat ze daar zin in hebben. Als je sponsors hebt - behandel ze als koningen. Ze financieren uw evenement en stellen u in staat om het te doen (als dat uw bedrijfsmodel is). Wees voorafgaand aan het evenement heel duidelijk wat ze als sponsors zullen krijgen.
31. Onderschat altijd de opkomst, voor sponsors. Als u denkt dat u 100 deelnemers kunt krijgen, baseer dan uw sponsorschapsprijs op een lagere schatting - vooral als dit je eerste evenement is. Het is beter om sponsors een aangename verrassing te geven dan een teleurstellende.
32. Vraag mensen wat ze denken en wees klaar voor feedback, goed of slecht. Vraag om kritieken. Als je een goed werk hebt gedaan, krijg je veel lof. Zeg dank, maar vraag dan naar de CRITIQUE en wees er klaar voor.
33. Laat een bekwaam socialemediateam je evenement bestrijken. Vergeet een socialemediateam niet. Hoewel niet noodzakelijk voor elk evenement of elke branche, concentreren steeds meer evenementen zich op het benutten van de virale kracht van hun publiek. Als uw publiek tweeten, Facebooken en foto's maken op Instagram - je zou hetzelfde moeten doen en je hebt een getraind team nodig om uit te voeren.
34. Zoek naar leveranciers die uw niche bedienen en bereid zijn om mee te doen. De beste leveranciers waarmee u kunt werken, zijn degenen die bekend zijn met de bedrijfscultuur. Zoek naar leveranciers die vaak met kleine bedrijven werken of die zich op een hoger niveau zouden engageren dan hun rol.
Event Day: Pulling It Off
35. Stel de verwachtingen zorgvuldig op - en bezorg dan. Zorg ervoor dat het publiek een GEWELDIGE (niet goede) ervaring heeft; en dat je ze geeft wat ze van het bijwonen verwachtten.
36. Houding is besmettelijk. Uw gasten zullen grotendeels uw houding en dynamiek uitspelen tijdens het evenement. Geef het goede voorbeeld en geniet ervan.
37. Laat de reactie van het publiek uw barometer zijn. Lees het publiek tijdens het evenement. Vraag mensen hoe ze het doen. Als het goed gaat, en als dat niet zo is, weet je dat.
38. Vraag jezelf altijd af: Hoe is dit relevant voor deelnemers? Zorg ervoor dat u inhoud aanbiedt die relevant is voor meer dan 80% van het publiek. Het publiek moet weglopen met tastbare tactieken om hun bedrijf en carrière te verbeteren … en ze moeten de energie van de spreker voelen. Spreken over uw bedrijf en wat u doet - zonder het publiek te bieden wat ZE nodig hebben - is een verspilling van tijd en geld voor iedereen.
39. Als ceremoniemeester of als spreker - oefenen. U kent uw bedrijf, maar neemt niet aan dat u weet hoe u een presentatie moet geven. Oefen met het geven van uw presentatie, het beantwoorden van vragen en het omgaan met moeilijke en confronterende leden van het publiek. Hoe beter voorbereid je bent, hoe beter.
$config[code] not found40. Zie er op je best uit. Kijk het deel … wees comfortabel, maar kijk vooruit. Zelfs als u een accountant of een advocaat bent, kiest u uw meest onderscheidende pak of stropdas. Mensen herinneren zich hoe comfortabel je bent in je vel.
Noodplan: wat te doen als het misgaat
41. Stel u de gebeurtenis stap voor stap voor en maak een lijst met twee kolommen: wat zou er mis kunnen gaan in één kolom en uw noodplan in de tweede kolom. Wees voorbereid op het onverwachte. Misschien mislukt het geluidssysteem. Misschien neemt je keynote-presentator het op. Kun je het hoofd bieden en verder gaan?
42. Wees klaar om een handje te helpen om gaten op te vullen. Hoewel vooruitplannen een geweldige succesformule is, is het nooit genoeg. Er komt altijd iets onverwachts. Het loont dus om wat extra elleboogvet in te brengen voor verzachtende omstandigheden. Dit is van toepassing op cateringarrangementen, drukvereisten, gastenverblijven, weersvoorspellingen, entertainment en meer.
Hartelijk dank aan de experts die hebben bijgedragen aan de bovenstaande planningstips voor kleine zakelijke evenementen:
- Matt Telfer, marketingmanager voor Heart Internet en blogger bij Marketing Nerd Tips 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, Managing Director, Doubet Consulting Tips 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, Event Planner and Owner, L2 Event Production Tips 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, internetmarketing en Affiliate-programmabeheerder, afdrukken op dag 2 Tips 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, CEO, Chief Event Specialist, Liz King Events Tips 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, spreker en redacteur van de evenementenindustrie van Event Manager Blog Tips 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, Technology Evangelist en redacteur van Small Biz Technology Tips 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, oprichter en CEO van Small Business Trends Tips 16, 17, 20
Shutterstock: Plan, Budget, Leeg, Banket, Team, Beschaamd
109 Opmerkingen ▼
