Door werknemers in dienst te nemen, kan uw bedrijf functioneren en groeien. Maar dit brengt de verantwoordelijkheden van de werkgever op uw schouders. Als u deze verantwoordelijkheden negeert, kan dit leiden tot boetes. Als u geen gebruik kunt maken van de mogelijkheden, kunt u belasting betalen, die beide uw winst kunnen schaden. Hier zijn 10 fouten in de loonlijst om te voorkomen.
Payroll fouten te vermijden
Comp Time geven
Wanneer uw niet-vrijgestelde werknemers (meestal werknemers per uur) meer dan 40 uur in een werkweek werken, bent u hen anderhalve dag verschuldigd. Je kunt deze verplichting niet omzeilen door ze comptime te geven (waardoor ze de overuren kunnen laten werken). Dit is in strijd met de federale Fair Labor Standards Act (FLSA).
$config[code] not foundArbeiders classificeren op oneigenlijke wijze
Als werknemers uw werknemers zijn, bent u loonheffingen verschuldigd op hun loon en belastbare voordelen. U kunt deze belastingen niet vermijden door werknemers als onafhankelijke contractanten te labelen als ze echt werknemers zijn. Als u dat doet, kan dit leiden tot ernstige belastingboetes en boetes van andere federale en overheidsinstanties. Controleer de IRS-richtlijnen voor werknemersclassificatie.
Last Paycheck uitstellen
Wanneer u een werknemer beëindigt of hij stopt, bent u een laatste betaling verschuldigd. Hoewel federale wetgeving niet vereist dat u de werknemer onmiddellijk betaalt, kan de staatswet dat wel. Bekijk de regels in uw staat. Het overtreden van deze regels kan leiden tot boetes of zelfs juridische stappen.
Reizen en entertainment terugbetalen volgens een niet-verantwoordelijk plan
Als u werknemers vergoedt voor de kosten van reizen of amusement op bedrijfsactiviteiten, maakt u mogelijk onnodige werkbelasting als u de vergoeding niet goed regelt. Als ze eenvoudigweg om terugbetaling vragen en u betaalt, is de terugbetaling aan hen belast en onderworpen aan loonheffing. Als u echter een "verantwoordingsplan" aanneemt, is de terugbetaling niet belast voor hen en bent u geen loonheffingen verschuldigd; u trekt de T & E-uitgaven af. Om een verantwoordelijk plan te zijn, moet u de IRS-richtlijnen volgen.
Schuldeisers betalen vóór de regering
Als u een cashcrunch ondervindt, moet u de IRS bovenaan uw lijst zetten. Als u ervoor kiest om de verhuurder of andere schuldeisers te betalen in plaats van eerst betaalde loonbelasting te betalen, kunt u persoonlijk aansprakelijk worden voor al deze openstaande belastingen, zelfs als uw bedrijf is opgericht of een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Maak van loonbelasting een prioriteit, zodat u geen herstelboete voor het trustfonds in gang zet.
Loyalty verplichtingen overdragen
Terwijl sommige kleine bedrijven intern de payroll doen, kiezen anderen ervoor om buitenstaanders - accountants, boekhouders, loonbedrijven en professionele werkgeversorganisaties (PEO's) - te laten omgaan met het verzinnen van inkomsten, het storten van belastingen en het indienen van loonaangifte. Meestal komt dit goed uit, maar er zijn een aantal slechte payrollmensen die hun verplichtingen niet nakomen en u komt in de problemen. Waarom? Omdat u als werkgever verantwoordelijk bent voor al deze loonverplichtingen. Het is aan u om hun activiteiten namens u te volgen. De IRS heeft een lijst met gecertificeerde PEO's, dit zijn bedrijven die voldoen aan de IRS-normen. De aanbieding wordt periodiek bijgewerkt.
Werkeloosheidsaanspraken negeren
Wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, kan hij of zij een werkloosheidsuitkering aanvragen. Als het vertrek vrijwillig is of als de werknemer is ontslagen wegens ernstig wangedrag (bijvoorbeeld seksuele intimidatie van een medewerker, dronken zijn tijdens het werk, diefstal van het bedrijf), heeft hij of zij geen recht op een werkloosheidsuitkering. Als u foute claims niet kunt betwisten, hoeft u mogelijk onnodig hogere werkloosheidsbelasting te betalen. Neem contact op met je land over hoe je de onjuiste claim van een werknemer om uitkeringen kunt betwisten.
Slechter Record Keeper zijn
De wet vereist dat u loonadministratie bijhoudt en deze onder bepaalde omstandigheden ter beschikking stelt van de IRS. Meestal moet u minstens vier jaar gegevens bijhouden. Deze records bevatten urenstaten of andere records van gewerkte uren, onkostenrekeningen, kopieën van W-2's en I-9's, ongevalsrapporten en andere relevante looninformatie.
Het ontbreken van nieuwe werknemers om formulier 8850 te voltooien
U kunt niet aan een nieuwe medewerker zien of hij of zij uit een doelgroep komt die u recht geeft op het werkkrediet. Laat elke nieuwe werknemer Formulier 8850 invullen, een IRS-formulier. Het wordt gebruikt om werknemers vooraf te screenen voor doeleinden van het tegoed. Het formulier moet uiterlijk op de 28e kalenderdag na de datum waarop het lid van een doelgroep voor u begint te werken, worden ingediend bij uw nationale bureau voor arbeidsbemiddeling (SESA). Als u dat niet doet, kunt u de kans op werkkansen niet nemen, ook niet als u er anders recht op zou hebben.
Ontbrekende Werkgelegenheid Posters
U bent verplicht om posters te tonen voor bepaalde federale en nationale arbeidswetgeving. Als u dit nalaat, kunt u bestraft worden. Het bedrag is afhankelijk van het type poster dat moet worden weergegeven. Zoek de federale posters die je nodig hebt van de posteradviseur van de DOL. Uw nationale arbeidsbureau kan u vertellen welke posters van de staatswet u moet gebruiken. Betaal geen extern bedrijf voor hen. Download de vereiste posters van overheidswebsites.
Payroll-verklaring Foto via Shutterstock
1
