U wilt zo hands-on zijn in uw bedrijven als mogelijk, maar soms is het delegeren van bepaalde taken aan andere mensen de beste oplossing. Het beantwoorden van bijvoorbeeld uw eigen telefoon is een van die taken die beter wordt afgehandeld door een receptionist of een antwoorddienst.
Als u zelf uw eigen oproepen beantwoordt in plaats van te delegeren naar een receptionist of een antwoorddienst, kunt u uw bedrijf op zes zeer belangrijke manieren actief schade toebrengen.
$config[code] not found1. Je optimaliseert je tijd niet
Als u uw eigen telefoons beantwoordt, haalt u niet het meeste uit uw tijd. Het beantwoorden van elke kleine vraag is een onderbreking. De telefoon neemt tijd in beslag die aan andere taken had kunnen worden besteed.
U bent druk bezig met uw bedrijf; zorg ervoor dat u uw kostbare tijd spendeert aan het runnen van het bedrijf. Klantoproepen kunnen eenvoudig door iemand anders worden afgehandeld.
2. Je zou de geloofwaardigheid kunnen verliezen
Zou je niet een beetje overrompeld zijn als je het kantoor van je dokter zou bellen en je dokter degene was die de telefoon daadwerkelijk beantwoordde?
Je vraagt je waarschijnlijk af waarom hij geen receptioniste heeft die de oproepen aanneemt. En dan zou je je waarschijnlijk afvragen waarom hij genoeg vrije tijd had om de oproep in de eerste plaats te beantwoorden. Als uw klanten denken dat u niets beters te doen heeft dan rondhangen en wachten op telefoontjes, kunt u de geloofwaardigheid en hun bedrijf verliezen.
Als iemand anders (bij voorkeur een professionele receptionist) uw telefoon beantwoordt, krijgt uw bedrijf meer geloofwaardigheid, waardoor u er professioneler en gevestigder uitziet.
3. Je wordt in te veel richtingen getrokken
Wanneer je elke oproep beantwoordt, raak je in de problemen met onderbrekingen die je afleiden van wat je doet. Dit vermindert uw productiviteit aanzienlijk, en laat u uiteindelijk te uitgeput en uitgeput om aan te pakken wat u eigenlijk moet doen.
$config[code] not foundDat winst- en verliesrapport dat slechts een uur had geduurd om te analyseren, heeft er ineens drie gehad en sinds je twee keer werd onderbroken, heb je mogelijk iets belangrijks over het hoofd gezien.
Om ervoor te zorgen dat uw onderneming goed presteert, moet u zich kunnen concentreren op het runnen van het bedrijf en u overdag niet te veel verschillende kanten op slepen.
4. U verhoogt de kosten
Het beantwoorden van uw eigen oproepen verhoogt de kosten van het runnen van uw bedrijf; ze kunnen zelfs intern door een receptionist of een vertegenwoordiger van de klantenservice worden beantwoord kost je meer geld dan alternatieven, zoals een antwoorddienst. Al deze afleiding, productiviteitsverlies en klantverloop verliest u geld.
Nog een belangrijke kostenpost: het upgraden van je telefoon- en berichtentechnologie, een ongelooflijk dure onderneming voor een groeiend bedrijf.
Als je eraan toevoegt dat je misschien andere belangrijke, duur verdienende werknemers voor meerdere uren betaalt, omdat ze vastlopen met telefoontjes die iemand anders zou kunnen aannemen, dan is dat een groot winstverlies dat snel oploopt.
5. U riskeert gemiste oproepen … en klanten
Het maakt niet uit hoeveel je werkt, er is maar zo veel tijd in je dag. U kunt onmogelijk elke afzonderlijke oproep beantwoorden, vooral wanneer u aan de telefoon bent met andere klanten of tijdens vergaderingen (of, weet u, slapen). Zelfs als je jezelf uitput om elke oproep te beantwoorden, zul je ze nooit allemaal kunnen beantwoorden.
Aangezien gemiste oproepen gemiste klanten en grote verkoopverliezen betekenen, wilt u dit risico niet lopen.
$config[code] not foundHoud er rekening mee dat de antwoorddiensten 24/7 beschikbaar zijn (zelfs op feestdagen). Zelfs als u alleen wat extra hulp nodig hebt tijdens de drukste uren van de dag, kunnen ze op de best mogelijke manier een grote impact hebben op uw bedrijf.
6. Je zou van de wacht kunnen worden gehouden
Zoals het hoofd luidt, bent u de ultieme autoriteit voor uw bedrijf, dus als u uw eigen telefoons beantwoordt en iemand u een vraag stelt die u niet kunt beantwoorden, ziet dat er niet geweldig uit voor u of uw bedrijf.
U kunt voorkomen dat dit ooit gebeurt door iemand anders in te huren om uw telefoons te beantwoorden. Als je receptionist antwoordt en zegt dat hij je moet checken, krijg je tijd om te onderzoeken of het antwoord te overwegen voordat je het moet geven. Zowel u als het bedrijf zullen uit de situatie komen en zien er daardoor veel beter uit.
De oplossing: een antwoordservice
Antwoorddiensten help uw bedrijf en stop geld op zoveel verschillende manieren in uw zak. Veel hoogwaardige antwoorddiensten kunnen zelfs in de plaats komen van de behoefte aan een receptioniste op kantoor, die 24/7 toegankelijkheid biedt met uitzonderlijk getrainde en getalenteerde agenten die wachten om die oproepen te beantwoorden.
Een professional antwoorddienst doet alles, van het aannemen van berichten tot het beantwoorden van vragen over uw bedrijf tot het verwerken van verkopen en registraties.
U kunt zelfs uw persoonlijke benadering toevoegen door de service te voorzien van specifieke scripts die u door de agents wilt laten volgen. Dit garandeert dat ze uw bedrijf goed zullen vertegenwoordigen, waardoor uw bedrijf in het proces wordt versterkt.
Opnieuw gepubliceerd met toestemming. Origineel hier.
Foto via Shutterstock
