Effectieve vergaderingen voegen waarde toe aan bedrijven. Ze produceren ideeën, geven richting, versterken banden en hernieuwen kracht. Tegelijkertijd kunnen bedrijven geen eindeloze middelen inzetten. De sleutel is ervoor zorgen dat essentiële mensen worden uitgenodigd - op het juiste moment en in de juiste ruimte. Directe interacties naar een gemeenschappelijk doel en eindigen met een duidelijk actieplan.
Duidelijk doel
Alle effectieve vergaderingen hebben een duidelijk doel. Dit vertaalt zich in een agenda. Als u te veel items tegelijkertijd probeert te bedekken, is uw vergadering te ver doorgevoerd. Als er te weinig onderwerpen op tafel liggen, zijn e-mails, persoonlijke gesprekken of andere vormen van communicatie praktischer. Uw agenda moet specifieke items beschrijven die in de juiste volgorde moeten worden besproken. Van tevoren dingen opschrijven helpt de focus van de vergadering te verduidelijken. Het zorgt er ook voor dat deelnemers "buy-in" hebben, komen met waardevolle ideeën en blijven op schema terwijl de discussie zich ontvouwt.
$config[code] not foundGoed georganiseerd
Logistiek is essentieel voor een effectieve vergadering. Eén aspect is het uitnodigen van de juiste groep mensen die de te bespreken taken uitvoeren, beslissingen nemen over dat werk of anderszins invloed uitoefenen. Kies een tijd die niet alleen gratis is voor alle aanwezigen, maar niet concurreert met andere werkprioriteiten of energieniveaus. De lengte van uw vergadering is ook belangrijk.In de meeste gevallen is twee uur een gezond maximum. Het helpt ook om de tijden voor elk agendapunt in te schatten - en respecteer limieten. Uw locatie moet ervoor zorgen dat mensen zich prettig voelen en praktisch zijn. In sommige gevallen betekent dit een privélocatie, conferentiegesprek of een vergadering op een andere locatie.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingDynamische uitwisselingen
Effectieve vergaderingen vereisen effectieve communicatie. Het helpt bij het vaststellen van basisregels zoals: "Een deel van onze doelstelling is om een budget te ontwikkelen voor het volgende fiscale jaar dat ons netto-inkomen met 15 procent verhoogt. Als u nieuwe uitgavencategorieën voor uw afdeling voorstelt, moet u op andere gebieden kortingen maken - of een goed argument maken over hoe de extra uitgaven de inkomsten zullen verhogen. "Manieren om synergie te creëren, zijn onder meer het nemen van een" probleemonderzoek "waarbij deelnemers kunnen bellen zorgpunten of brainstorming om gezamenlijk ideeën te genereren. Een moderator is je geheime wapen om de groepsdialoog aan te moedigen en voort te bouwen op ieders interesses, terwijl de algehele ontmoeting op het goede spoor blijft.
Betekenisvolle resultaten
Tegen het einde van uw vergadering moeten er duidelijke en bruikbare resultaten zijn. Een manier om dit aan te moedigen is door 'volgende stappen' als laatste onderwerp op uw agenda te plaatsen. Wijs 10 tot 15 minuten toe om alle losse eindes vast te knopen. Vat de problemen samen die deelnemers hebben opgelost. Vermeld alle items die niet zijn opgelost en geef aan wie verantwoordelijk is voor de aanpak ervan, tegen wanneer. Dit in het openbaar en niet offline doen, versterkt de verantwoordelijkheid. Bijkomend om notulen of een algemene samenvatting van de discussie en de uitkomsten daarvan te verspreiden. In sommige gevallen zijn de volgende stappen het plannen van een andere vergadering. Neem contact op met collega's die verantwoordelijk zijn voor de follow-up-taken voordat de volgende vergadering plaatsvindt om te zorgen voor verdere vooruitgang.
