Elke dag is een strijd om productiviteit als je een eigenaar of consultant bent van een klein bedrijf. En als we eerlijk zijn, kan productiviteit bijzonder moeilijk zijn om vast te houden tijdens deze warme zomermaanden wanneer barbecues en stranddromen grote schade aanrichten op onze dag.
Als je ooit achterover hebt zitten leunen en je afvraagt wat er is gebeurd tussen 9 en 5, kan een nieuwe enquête van de makers van OfficeTime je misschien interesseren. Hier belde de tijdregistratieplek respondenten om de vraag te beantwoorden "waar gaat onze tijd naartoe" en identificeerde een aantal van de grootste boosdoeners van productiviteit op de werkplek.
Eerder dit jaar kondigde OfficeTime de top 5 tijdmoordenaars aan en formeel outted e-mail (47 procent), uitstelgedrag (42 procent), sociaal netwerken (36 procent), vergaderingen (34 procent) en surfen op internet (30 procent) als de belangrijkste ondeugden uren stelen van onze dag. Deze keer checkte OfficeTime opnieuw om te zien hoeveel tijd we precies besteedden in deze vijf tijdzones.
Waarschuwing, de bevindingen kunnen u bang maken:
- 64 procent besteedt elke dag maximaal 1 uur aan sociale netwerksites
- 59 procent spendeerde elke dag maximaal 1 uur aan surfen op internet
- 49 procent besteedt maximaal 1 uur per dag aan vergaderingen
- 40 procent spendeert gemiddeld 1-3 uur aan e-mail
- 34 procent spendeert 30 minuten tot 1 uur 'uitstellen'
Tel daar het toppunt van op en het is vrij eenvoudig te begrijpen waarom sommigen van ons het kantoor verlaten met de vraag wat we precies hebben bereikt.
Als je het gevoel hebt dat je je dagen niet zo ver uitbreidt als je kon, hieronder staan enkele tips voor snelle productiviteit om een aantal van de hierboven genoemde valstrikken te voorkomen.
1. Maak een plan
Elke zondag ga ik op mijn computer zitten, zoek uit wat ik de komende week moet doen en maak een kaart voor de komende 5-6 dagen over hoe / wanneer elke taak wordt uitgevoerd. Natuurlijk, het is onvermijdelijk dat er andere dingen opduiken en dat ik mijn plan moet verleggen, maar door met een vaste structuur de week in te gaan, kan ik me concentreren op het werk dat werkelijk belangrijk. Anders is het eenvoudig om de week op dezelfde manier te verlaten als toen je binnenkwam - met een stapel werk nog steeds op tafel omdat je op andere gebieden "side-tracked" was. Weet wat je moet doen in je dag en je week, en houd jezelf daar verantwoordelijk voor.
2. Plan e-mail
Het is niet verwonderlijk dat e-mail keer op keer wordt genoemd als de grootste boosdoener van de productiviteit. In het bovenstaande onderzoek zei 40 procent van de respondenten dat ze tussen de 1-3 uur doorbrengen een dag reageren op e-mail en ik wed dat je dagen hebt gehad waar je veel meer hebt uitgegeven. Probeer vooraf ingestelde tijden in te stellen waarin u reageert op e-mail, zodat u niet de hele dag in en uit hoeft te bobbelen. Misschien behandel je e-mail 's ochtends een uur lang en check je dan 20 minuten voor de lunch in en voordat je op weg gaat naar de avond. Kies wat voor u werkt, maar kom op het punt waarop u uw e-mail beheert, en niet andersom. En, indien mogelijk, vermijd het beantwoorden van e-mail zodra u op kantoor bent. Je zult merken dat als je eerst een paar dingen van je af kunt slaan, je de rest van de dag vaart zal zetten.
Dit bericht op 7 Gmail Tips Elke SMB Should Know kan u helpen uw Gmail-account slimmer te gebruiken door gebruik te maken van gratis hulpmiddelen en functies.
3. Zoek tools voor verantwoording
Ik weet niets over u, maar mijn grootste obstakel voor productiviteit is om mezelf verantwoordelijk te houden. Als je voor jezelf werkt, heb je niemand anders om de zweep te kraken en je op de taak te houden. Misschien ben je gedisciplineerd en heb je het niet nodig, of ben je net als ik en vertrouw je op tools om je zo verantwoordelijk en productief mogelijk te houden.
Onlinetijdregistratietools zoals Harvest, Toggl en OfficeTime (makers van de enquête) kunnen voor een persoon of een team ongelofelijk handig zijn om nauwkeurig de tijd te volgen en te analyseren hoe het besteed is. Als u per uur laadt, kunnen deze hulpprogramma's ook helpen bij het bijhouden van klantbudgetten en laten zien hoe u hun dollars uitgeeft.
Als u geen fan bent van lijntooltrackers, dan is een betrouwbare oude eierwekker misschien wel uw favoriete manier om op het goede spoor te blijven. Ik bewaar een eierwekker op mijn bureau en gebruik deze op een religieuze manier bij het schrijven van inhoud. Welke tool je ook gebruikt, het hoeft niet flitsend te zijn, alleen iets waar je verantwoordelijk voor bent.
4. Identiteit & beperking Afleiding
Sommige afleidingen zijn we ons bewust - het is het knipperende licht op onze smartphone, het is Twitter, of het is onze favoriete blog die niets met werk te maken heeft. Na geïdentificeerd te zijn, is het eenvoudig genoeg om deze in te dammen wanneer we dat willen. Dood je internet als je het op dit moment niet nodig hebt, gooi je telefoon in een la waar je hem niet kunt zien, enz.
Maar er zijn andere afleidingen die in onze tijd opduiken die we misschien niet beseffen.
Zoals je kantoorboodschappensysteem (misschien Skype) dat gevuld is met meer conversaties over lunchopties dan werk, of die persoon die graag vergaderingen belde wanneer een e-mail efficiënter was geweest. Een van de voordelen van het gebruik van een online tijdregistratietool, is dat het u kan helpen tijdwolven op te sporen die u misschien nog niet hebt opgemerkt. Als je er nog nooit een hebt gebruikt, probeer het dan een paar weken simpelweg om je te helpen analyseren hoe je je dag doorbrengt. Misschien vindt u dat u een derde van uw dag in vergaderingen doorbrengt of heeft u een vriend die u elk uur een sms stuurt. Als je het weet, knip je het geluid weg. Je zult er versteld van staan hoe gemakkelijk fixes uren aan je dag kunnen toevoegen.
Wat zijn enkele van je grootste boosdoeners voor productiviteit op de werkplek? Zitten ze op de lijst of heb je andere geheime ondeugden?
Social media foto bijwerken via Shutterstock
13 Opmerkingen ▼
