Als eigenaren van kleine bedrijven is de mobiele telefoon een van onze belangrijkste hulpmiddelen. Zo belangrijk, dat we kunnen vergeten dat 'overal en overal' niet ons kantoor is.
En naarmate uw bedrijf groeit, is het niet alleen uw eigen gedrag met een mobiele telefoon waar u aan moet denken. U moet ook zorgen dat uw werknemers professionaliteit vertonen, veilig blijven en een positief beeld geven van uw bedrijf tijdens het gebruik van mobiele apparaten.
$config[code] not foundWe hebben gebruik gemaakt van de expertise van Judi Hembrough, marketingdirecteur voor kleine bedrijven van Plantronics, voor tips en andere adviezen. Dus houd de pauzeknop een paar minuten ingedrukt om onze 10 regels van mobiele etiquette voor kleine bedrijven te bekijken:
1. Verplaats 10 voet weg als u moet bellen. Als u een oproep moet doen wanneer u persoonlijk oog in oog staat met iemand, excuseer u dan eerst beleefd met een korte uitleg waarom de oproep bijzonder dringend is en niet kunt wachten. Ga dan naar een locatie waar u de persoonlijke ruimte van anderen kunt respecteren. Sommigen bevelen aan dat u ten minste 10 voet van anderen weggaat.
In het ideale geval moet u voorkomen dat u een persoonlijk gesprek onderbreekt om een telefoongesprek te voeren. Het onderbreken van de partij waarmee je bent, stuurt een bericht dat hij of zij minder belangrijk is dan de beller.
2. Controleer de smartphone niet tijdens vergaderingen. Dit is van toepassing op het visueel controleren op tekstberichten, e-mails en gemiste oproepen of het luisteren naar voicemails. In het beste geval betekent dit dat je bent afgeleid en je aandacht niet volledig op de vergadering richt. In het slechtste geval staat er dat je vindt dat de mensen in de vergadering saai of onbelangrijk zijn. Als je op elk moment een telefoontje van het Witte Huis verwacht - ja, dan kan ik je accepteren terwijl je naar je telefoon kijkt. Afgezien van dergelijke zeldzame omstandigheden, haal je zelfs je mobiele telefoon niet uit tijdens vergaderingen.
3. Retourneer oproepen binnen 24 uur. Terugkerende gesprekken tonen onmiddellijk professionaliteit en respect. Als u de hele dag vergadert of op vakantie bent en u niet tijdig kunt terugbellen, moet u uw telefoonbericht tijdelijk bijwerken. Vergeet niet om terug te keren bij uw terugkeer. Je klinkt er helemaal uit met een bericht dat zegt dat je niet beschikbaar zult zijn … tot een week geleden.
Steeds vaker hoor ik voicemailberichten die vragen dat bellers in plaats van een voicemail achter te laten, een sms of een e-mail sturen. Dit is een controversiële praktijk. Het kan sommige bellers uitschakelen, vooral potentiële of bestaande klanten. Om te beslissen of het passend is:
- Overweeg de rol van de werknemer. De meeste ondernemers die ik ken, willen dat de verkopen zo veel mogelijk beschikbaar zijn, niet moeilijk te bereiken. Aan de andere kant, voor een softwareontwikkelaar die 90% van de tijd in zijn werkruimtecodering werkt, kan een dergelijk bericht geen probleem zijn.
- Overweeg wat standaard is in uw branche. In technische bedrijven en online bedrijven komt het gebruik van e-mail veel vaker voor dan het gebruik van de telefoon.
4. Weet waar NIET te praten. Voor het geval je een opfrissing wilt geven aan je team over waar het NIET acceptabel is om te praten, laten we dan de lijst gaan bekijken:
Bibliotheken, musea en gebedshuizen: Shhhh … is hier de regel. Niet praten, punt.
Restaurants: vermijd het. Hoewel er ruis is in restaurants, valt een telefoongesprek op en verstoort anderen. In sommige restaurants kan je worden gevraagd om te vertrekken - om nog maar te zwijgen over het krijgen van vuile blikken van andere klanten. Coffeeshops zijn aan de andere kant luidruchtiger en meer casual, en oproepen hebben de neiging om meer acceptabel te zijn in de drukte.
Vergaderingen, conferenties en evenementen: maak het een tweede natuur om mobiele telefoons uit te schakelen bij binnenkomst. Stel een goed voorbeeld. Als u dit doet tijdens interne vergaderingen in uw bedrijf, wennen uw medewerkers eraan om dit tijdens alle vergaderingen en evenementen te doen.
$config[code] not foundTot slot, onthoud alsjeblieft niet om te praten op plaatsen waar water moet spoelen en blozen. 'Genoeg gezegd.
5. Spreek zachtjes en draag een grote stok. Deze is bedoeld voor mensen die luid praten op hun mobiele telefoon. Oeps, ik bedoel, dat je moet voorkomen dat je luid op je mobiel praat. Hoe vaak ben je blootgesteld aan iemand die bijna schreeuwde om een slechte verbinding te overwinnen? Wees niet die persoon.
En nu … een woord over het gebruik van de luidsprekertelefoonmodus van uw telefoon. Oké, ik begrijp dat je het beu bent om je telefoon tegen je oor te houden. Maar het antwoord is niet om de luidsprekermodus van uw telefoon (of tablet!) Te gebruiken in een open kantoor of openbare ruimte. Ontvang een headset. Daarna kunt u lang doorgaan zonder dat uw arm of oor gevoelloos wordt en met minder hinder voor anderen.
6. Grijp die wilde ringtone. Hoewel ik hier een beetje gek op maak, zou je misschien discrete beltonen willen kiezen in plaats van die zuursteen-ringtone die je naar je telefoon hebt geüpload. Als een telefoon rinkelt terwijl u in een belangrijke vergadering bent en u bent vergeten om hem uit te schakelen, wilt u geen spijt betuigen van uw ringtone en iedereen irriteren.
7. Vermijd te praten over privé-zaken op openbare plaatsen. Wij ondernemers kunnen dit weten, maar doen onze werknemers en onafhankelijke contractanten? Afgaand op hoe vaak ik gesprekken in coffeeshops heb horen praten over functioneringsgesprekken of vertrouwelijke zakelijke deals, zou ik zeggen dat veel teams een opfriscursus nodig hebben.
Mobiele telefoons houden ons voor de gek - we vergeten en beginnen ons te gedragen alsof het alleen wij zijn en de persoon met wie we praten. Zoals Judi Hembrough van Plantronics zegt: "Haal uit je eigen 'privacyzeepbel' en let op je omgeving." Stel je voor wat de partij aan de andere kant zou denken als ze zouden beseffen dat je hun gevoelige zaken hebt besproken, in een restaurant.
8. Plan vooruit voor een goede ontvangst. Bereid je voor op een telefoontje buiten het kantoor om een goede bereikbaarheid van mobiele telefoons in dat gebied te krijgen. Niets verstoort uw vermogen om meer te communiceren over een belangrijke bedrijfsoproep dan wanneer u blijft horen: "Zou u dat kunnen herhalen? Je hebt het uitgemaakt. "Als de receptie een probleem is aan jouw kant, bied dan aan om een plaats met betere ontvangst te vinden en zo snel mogelijk terug te bellen.
9. Houd rekening met uw rijgedrag! U beseft dat sms'en en zelfs spreken tijdens een oproep tijdens het besturen van een motorvoertuig een risicovolle zaak is - maar weten al uw medewerkers dat dit een belangrijk probleem voor uw bedrijf is? Elk jaar sterven mensen bij voertuigongelukken met mobiele apparaten. U brengt ook collega's in gevaar die met u in de auto zitten - de ultieme schending van de etiquette.
Dat is de reden waarom praten op een mobiele telefoon tijdens het rijden in 10 staten is verboden en sms'en tijdens het rijden is verboden in 39 staten hier in de VS.
Steeds meer bedrijven hanteren een strikt beleid van "niet praten of sms'en tijdens het rijden" terwijl ze zich bezighouden met de bedrijfsactiviteiten. Als u besluit om het uw beleid te maken, heeft Distracted.gov een voorbeeld van een werknemersbeleid dat u kunt downloaden. (Download het.doc-beleid hier.)
10. Beveilig uw mobiele apparaat met een vergrendelingswachtwoord. Hoewel dit misschien buiten de standaard beleefdheid lijkt te vallen, denk na over alle informatie die beschikbaar is via je telefoon, veel van het privé en verwijzend naar anderen. In een Honey Stick project vorig jaar met 50 opzettelijk "verloren" mobiele telefoons, bijna alle persoonlijke informatie van de telefoon werd benaderd door de persoon die het vond - al dan niet met onschuldige bedoeling. Verlies je telefoon en het is alsof je al je bedrijfsinformatie en persoonlijke informatie onthult om op te starten.
Deel gerust wat van je verhalen hieronder in de opmerkingen over hoe je beleefd gedrag kunt handhaven bij het gebruik van een mobiele telefoon in het openbaar of op kantoor.
Foto's via Shutterstock: onbeleefd, hard, sms'en.
16 Opmerkingen ▼
