Het verzenden van een klachtenbrief naar HR is een belangrijke stap in het documenteren van een ernstig probleem op de werkplek. Naast het waarschuwen van HR voor het probleem, geeft uw brief een overzicht van uw klacht. Uw klacht heeft meer kans om de aandacht te krijgen die het verdient als u de feiten kort vermeldt en uw brief zorgvuldig corrigeert voor feitelijke, spelfouten en grammaticale fouten.
Noem het probleem
Begin de brief door het probleem kort te omschrijven. Bijvoorbeeld: "Ik maak me zorgen over onveilige omstandigheden op de boekhoudafdeling." Als uw personeelshandboek beschrijft hoe medewerkers klachten moeten benaderen, moet u dit feit vermelden. U kunt schrijven: "Zoals vereist door het HR-beleid, heb ik deze kwestie meerdere keren met mijn supervisor besproken, maar er is geen actie ondernomen om het probleem aan te pakken." Leg uit dat u volgens het beleid van het bedrijf nu een formele klacht indient en zou graag zien dat HR de situatie onderzoekt.
$config[code] not foundDetail van het probleem
Leg het probleem in detail uit. De HR Zone-website stelt voor om de klacht op te splitsen in opsommingspunten die de verschillende aspecten van uw klacht behandelen. Een opsommingsteken kan de datum vermelden waarop water naar de boekhoudafdeling lekte, samen met de actie die u heeft ondernomen om het lek te melden. Een ander kan de datum vermelden waarop een medewerker op de natte vloer is geglipt, terwijl een ander misschien het schimmelprobleem heeft genoemd dat de oorzaak is van gezondheidsproblemen van werknemers. Leg uit wat u hebt gedaan om de situatie te melden of te verhelpen en voeg exemplaren toe van e-mails, correspondentie of ander ondersteunend materiaal, inclusief lijsten met getuigen voor alle evenementen.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingStel een oplossing voor
Leg uit wat u wilt dat het bedrijf doet om het probleem aan te pakken. In het geval van een lek, beschimmeld kantoor, kunt u vragen dat de afdeling naar een andere locatie wordt verplaatst, terwijl het dak wordt bevestigd en de mal wordt verwijderd. Als de klacht problemen oplevert voor collega's, kunt u een vergadering aanvragen om de afzonderlijke verantwoordelijkheden of taken duidelijk te omschrijven. Hoewel het bedrijf uw oplossing niet hoeft te implementeren, is het belangrijk om HR te laten weten dat u veel aandacht hebt besteed aan het probleem en dat u geïnvesteerd bent in het resultaat.
Vraag een antwoord aan
Beëindig de brief door HR te vragen de ontvangst van uw brief schriftelijk te bevestigen. Een schriftelijk antwoord geeft aan dat uw klacht is ontvangen. Vermeld dat u beschikbaar bent om HR te ontmoeten om het probleem indien nodig nader te bespreken. Geef aan dat u een antwoord wilt ontvangen waarin wordt uitgelegd wat HR zal doen om het probleem in 30 dagen te verhelpen of binnen de tijdslimiet die in uw HR-handboek wordt vermeld. Vermeld dat u verwacht dat uw klacht discreet en vertrouwelijk wordt behandeld. Bedankt HR voor de behandeling van de zaak en geef uw contactgegevens op.
