Wanneer een klant een kantoor binnenloopt, is de receptionist de eerste persoon die hij zal ontmoeten. Receptionisten vormen de schakel tussen het publiek en de bedrijven waarvoor ze werken en daarom moeten ze op de hoogte zijn van alle beleidsregels en procedures voor kantoorgebruik. Ze zijn misschien niet in staat om elke vraag van een klant te beantwoorden, maar ze moeten de klant altijd kunnen verwijzen naar iemand die dat wel kan.
Begroet bezoekers
De primaire taak van een receptioniste is om bezoekers te begroeten en naar de juiste kantoren of beheerders te leiden. De receptionist is het publieke gezicht van elk bedrijf en moet vriendelijk, behulpzaam en deskundig zijn van alle kantoorprocedures en -procedures. Deze kunnen van kantoor tot kantoor variëren. Een medisch receptionist moet bijvoorbeeld weten hoe verzekeringsinformatie van elke patiënt kan worden verkregen en hoe co-pays indien nodig kunnen worden verzameld. Hoewel ze geen medische vragen hoeven te beantwoorden, moeten ze weten aan wie ze moeten doorverwijzen als ze een probleem hebben. Een receptioniste in een advocatenkantoor moet geen juridisch advies geven, maar ze moet weten wie in hun kantoor de expertise heeft om met een klant te werken en hem onmiddellijk naar die persoon te verwijzen.
$config[code] not foundNeem Office-beleid op
In sommige gevallen zijn receptionisten verantwoordelijk voor het afdwingen van kantoorbeleid en -procedures. Specifieke kantoorpolissen variëren van kantoor tot kantoor, maar ze zijn meestal ontworpen om de veiligheid en het welzijn van de werknemers en klanten op kantoor te beschermen. Het kantoorbeleid kan een verbod op roken, alcoholische dranken en seksuele of verbale intimidatie op kantoor of in de receptie omvatten. Veel kantoren hebben ook een eenvoudige dresscode en vereisen dat iedereen het kantoor betreedt om schoenen en geschikte kleding te dragen. Andere basale kantoorpolissen omvatten bedrijfsuren, facturering en informatie over het informeren van klanten over eventuele wijzigingen in services of vergoedingen. Zoals alle werknemers moet de receptionist op de hoogte zijn van het kantoorbeleid en moet er altijd een personeelshandboek beschikbaar zijn.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingPrivacy- en vertrouwelijkheidsproblemen
In veel kantoren zijn receptionisten verantwoordelijk voor het indienen van grote hoeveelheden informatie. Deze kunnen bestaan uit werkverslagen van cliënten, juridische of medische geschiedenis, adres- en contactinformatie of financiële informatie. Hoewel de werkgever van een receptionist volledige toegang tot die informatie kan hebben, mag de receptionist dit niet delen met iemand buiten het kantoor of met onbevoegd personeel op kantoor of op de werkplek. Het kantoorbeleid bevat strikte regels voor het recht op privacy van klanten en bevat vaak boetes voor het vrijgeven van ongeautoriseerde informatie. Omdat receptionisten zijn belast met een zeer persoonlijke informatie, moeten ze zich bewust zijn van dit beleid en zich te allen tijde hieraan houden. Receptionisten moeten klanten ook kunnen informeren over hun privacyrechten en eventuele vragen over deze kwesties kunnen beantwoorden.
