Voor eigenaren van kleine bedrijven is het maken van een beleid voor sociale media een effectieve manier om uw werknemers te helpen interactie te hebben met klanten, uw marketingberichten te verduidelijken en uw geloofwaardigheid online te beschermen. Laten we kijken naar hoe een beleid voor sociale media kan worden gemaakt.
Wat is een beleid voor sociale media?
Hier is één definitie:
"Een beleid voor sociale media is een reeks richtlijnen die beschrijft hoe medewerkers online met klanten moeten communiceren."
Over het algemeen geven de meeste beleidsrichtlijnen richtlijnen voor:
- Bedrijfsblogs
- tjilpen
Vergeet niet dat u geen individueel beleid voor elke sociale mediasite hoeft te maken. In plaats daarvan kunt u een hoofdbeleidsdocument maken en korte hoofdstukken voor elke specifieke site ontwikkelen. Dit maakt het eenvoudiger om het document te beheren en de wijzigingen onder controle te houden.
Medewerkershandboeken en beleid voor sociale media
Vanuit één gezichtspunt kunt u uw sociale mediabeleid ontwikkelen als een deelverzameling van uw werknemershandboek. Dit betekent dat wanneer iemand lid wordt van het bedrijf, de richtlijnen voor online interactie worden behandeld onder dat hoofdstuk in het handboek.
U kunt ook een zelfstandig document maken en waar nodig naar het werknemershandboek gaan. Dit vermindert het aantal woorden, omdat u bijvoorbeeld kunt verwijzen naar juridische informatie en HR-beleid in dit document.
Ermee beginnen
Zoals zoveel dingen, is het nemen van de eerste stap het moeilijkste deel van het ontwikkelen van een beleid voor sociale media. Dus waar begin je? Eén benadering is om te kijken naar bedrijven in uw sector, hun beleid te onderzoeken (vele zijn openbaar) en deze als bouwstenen voor uw documenten te gebruiken.
Houd rekening met het volgende wanneer u het beleid onderzoekt:
- Toon - Is het beleid formeel of gebruikt het een meer ontspannen gespreksstijl? Welke denk je dat het beste werkt? Sommige documenten gebruiken uitdrukkingen als 'De gebruiker zal …' die een beetje hard klinken. Probeer een toon aan te nemen die professioneel, behulpzaam en respectvol is.
- Lengte - Sommige beleidsmaatregelen zijn erg kort, terwijl andere dicht zijn en als juridische documenten worden gelezen. Nogmaals, kijk welke het beste werkt voor jou. Er is geen goed of fout.
- Informatie niveau - Sommige beleidsrichtlijnen bieden algemene richtlijnen, terwijl andere meer gedetailleerde informatie bieden, bijvoorbeeld over hoe te reageren op een negatieve opmerking op de bedrijfsblog.
- strekking - Behandelen de beleidslijnen individuele sociale media-netwerken of gaan ze uit van een bredere aanpak? Welke aanpak zou het beste werken voor uw bedrijf? Welke zou gemakkelijker te beheren zijn?
- Gebruik - Kun je zien dat je personeel deze documenten gebruikt? Zo nee, waarom? Zoek naar voorbeelden die u graag leest en die volgens u goed zouden werken voor uw team.
Een conceptdocument maken
Als het idee om een beleid voor sociale media te schrijven je vreselijk maakt, neem dan je hart. Het is niet zo moeilijk en ik zal je laten zien waarom. Op dezelfde manier dat Rome niet in een dag is gebouwd, zal het maken van je beleidsdocumenten een tijdje duren … maar je zult er wel komen. De kunst is om het op te splitsen in hanteerbare taken, bijvoorbeeld één beleid per week.
Laten we bijvoorbeeld beginnen met een beleid voor uw Facebook-pagina:
- Doel - Beschrijf het doel van dit beleid in één zin. Houd het scherp en verwijder elke dubbelzinnigheid. Schrijf op een positieve toon.
- Doelen - Maak een schets van hoe dit beleid de lezers (dat wil zeggen uw werknemers en Facebook-fans) helpt om te communiceren.
- Het beleid - Schrijf een kort beleid met uw verwachtingen, positie en acties die u kunt ondernemen als deze richtlijnen worden overtreden.
- Contacten - Neem contactinformatie op als de lezer verduidelijking nodig heeft.
Help of Hinder?
Waarom vinden zoveel mensen dat beleid op het gebied van sociale media slecht is? De belangrijkste reden waarom beleid niet werkt (of een slechte reputatie krijgt) is dat ze het moeilijker maken voor werknemers om hun werk te doen. Misschien is dat niet helemaal waar, maar voor veel werknemers is dit beleid voelen zoals een inbraak en nog een regel om te volgen. Hoe kun je dit oplossen?
Ik denk dat het het woord is het beleid dat maakt mensen overstuur. Als dit het geval is, verschuift u de toon van het document en verwijst u ernaar als richtlijnen, instructies en voorbeelden om uw werknemers meer vertrouwen te geven bij online interactie. Maak vervolgens, nadat u het beleid hebt gemaakt, een informele workshop en introduceer het document. Vergeet niet dat de meeste werknemers hun werk goed willen doen. Maar ze raken soms gefrustreerd wanneer ze de manier waarop ze hun dagelijkse taken uitvoeren moeten veranderen. De workshop moet hun angst verminderen en hen de richting geven die ze nodig hebben.
Wanneer u de sessie start, doorloopt u de volgende items:
- Veronderstellingen - Verwijder eventuele aannames of misverstanden die ze hebben over het beleid.
- Voorbeelden - Leid ze door het voorbeeldbeleid zodat ze begrijpen hoe het beleid van toepassing is op hun rol.
- scenario's - Houd de sessie praktisch door scenario's te bespreken waarin het beleid hen zal helpen.
Het scenariodeel van de workshop is erg belangrijk. Toon praktijkvoorbeelden van waar sociale media problemen kunnen veroorzaken, zoals:
- Personeel deelt vertrouwelijke informatie per ongeluk
- Reageren op negatieve opmerkingen en ingaan op vlammenoorlogen
- Opmerkingen achterlaten op de websites van concurrenten
Laat vervolgens zien hoe u deze problemen effectiever kunt aanpakken. Uw werknemers zullen de waarde van de documenten zien en meer geneigd zijn om ze te gebruiken.
Publiceren
Nadat u de beleidsdocumenten hebt voltooid, stuurt u een PDF naar alle medewerkers. Vraag hen om het zorgvuldig te lezen en te antwoorden als ze gaten, fouten of typefouten hebben opgemerkt. Post vervolgens het beleid op uw website, blog en andere socialemediakanalen. Vergeet niet om een datum, versienummer en documenteigenaar toe te voegen, zodat u documentwijzigingen kunt volgen.
Monitor
Het ontwikkelen van beleid is een proces van verfijning. Bekijk om de zes maanden de documenten en werk waar nodig bij. Als u bijvoorbeeld een mobiele site heeft gestart, wilt u dit mogelijk opnemen in het document. Wat nog belangrijker is, kijk naar de feedback die u krijgt van uw team en zie hoe dit kan worden gebruikt om de tekst te verfijnen.
Conclusie
Het schrijven van je eerste sociale mediabeleid is eenvoudiger dan je zou denken. Zie het als een klein project dat je de komende vier weken gaat aanpakken. Creëer een team met goede schrijfvaardigheden en kennis van sociale media en werk vervolgens aan een deadline.
Als u al een beleid voor sociale media hebt geschreven, wat is dan het moeilijkste deel van het proces voor u? Nadat u beleid heeft gemaakt, hoe implementeert u dit?
Afbeelding van Dirk Ercken / Shutterstock
14 Opmerkingen ▼
