In het bedrijfsleven is het schrijven van een voorstel vaak nodig om oplossingen te bieden voor echte problemen. In haar boek 'Bedrijfscommunicatie: proces en product', zegt Mary Guffey: 'Voorstellen zijn overtuigende aanbiedingen om problemen op te lossen, diensten te verlenen of apparatuur te verkopen.' Hoewel het schrijven van voorstellen vaak uitgebreid onderzoek vereist en moet worden gedaan onder strikte deadlines, document naar de basisonderdelen kan het proces aanzienlijk vereenvoudigen en vergroot de kans dat het voorstel met een gunstig antwoord wordt ontvangen.
$config[code] not foundPrewriting and Drafting
Ken je publiek. Onderzoek doen om de personen te bepalen die deel uitmaken van de commandostructuur die het voorstel leest. Dit zal bepalen hoe technisch de taal zou moeten zijn, of er nu een woordenlijst nodig is om termen te definiëren, de toon en hoeveel achtergrondinformatie over het probleem moet worden opgenomen.
Onderzoek doen om eerdere pogingen om het probleem op te lossen en de tekortkomingen van die inspanningen te identificeren. Ontdek de kosten van materialen en arbeid en bepaal hoe lang het duurt van start tot finish om alle fasen van de implementatie van de voorgestelde oplossing te voltooien.
Gebruik de inleiding om het probleem en de betekenis ervan te identificeren. Bied bewijs dat er een probleem is, zoals verifieerbaar verlies van geld, tijd of klanten. Beschrijf waarom nu actie nodig is om het probleem op te lossen. Maak een korte schets van uw oplossing en bewijs op basis van uw onderzoek dat uw voorgestelde oplossing zal werken.
Geef achtergrondinformatie over het probleem in de hoofdtekstparagrafen, inclusief de oorzaken en eerdere pogingen om het probleem op te lossen. Erken alternatieve oplossingen, grafiek of grafische informatie. Volgens Robert Adler en Jeanne Elmhorst zijn redacteuren van 'Communicating at Work: Principles for Business and the Professions', een vergelijkende analyse 'vooral handig wanneer het publiek een idee overweegt dat concurreert met degene die u bepleit.'
Geef aan waarom het probleem moet worden opgelost en stel uw oplossing en de voordelen ervan voor. Voeg beschrijvingen toe van het product of de service die wordt aanbevolen en details over hoe het het probleem zal oplossen. Voeg een schema toe met de deadlines voor elke fase van het project.
Rapporteer de kosten die momenteel worden uitgegeven en laat zien hoe uw oplossing geld bespaart. In het boek "The Bedford Guide for College Writers" door X.J Kennedy et al., Worden auteurs van voorstellen geadviseerd om "een schatting te maken van de middelen - geld, mensen, vaardigheden, materiaal - en de tijd die nodig is om de oplossing te implementeren."
Sluit af met definitieve aanbevelingen en de mogelijke gevolgen van het niet ondernemen van actie in relatie tot de doelen van de organisatie. Gebruik de conclusie om uw voorstel 'overtuigend door te verkopen door de voordelen van uw oplossing, product of service te benadrukken ten opzichte van concurrerende ideeën', stelt Gerald Alfred et al., Redacteuren van 'Handbook of Technical Writing'.
