Filing-systemen stellen kantoorprocedures in die informatie organiseren volgens consistente regels die het gemakkelijk maken om informatie te vinden. Filing-systemen organiseren documenten die andere personen en organisaties naar het bedrijf sturen, verslagen van de interne activiteiten van het bedrijf en gegevensbestanden die het bedrijf naar andere bedrijven en particulieren stuurt.
Inbox en Outbox
De outbox bevat uitgaande documenten voordat ze worden verspreid. Uitgaande documenten omvatten uitgaande e-mail, faxen of documenten om te scannen en e-mail te verzenden naar entiteiten buiten de organisatie. De inbox bewaart inkomende documenten voordat deze intern worden gearchiveerd of gedistribueerd. Deze documenten bevatten memo's; documenten die een nieuw project, initiatief of klant gedetailleerd beschrijven; en documenten die in de post komen. Sommige postvakken hebben twee secties. Eén sectie bevat documenten met bestaande bestanden en een andere sectie bevat documenten die een nieuw bestand nodig hebben.
$config[code] not foundBestanden en categorieën
Bestanden zijn mappen met informatie die bij elkaar hoort op basis van naam, datum, onderwerp, locatie, project of andere gegevens. Meerdere bestanden zijn gegroepeerd op categorieën. Vaak worden aan deze categorieën kleur- en kleurcodemappen toegewezen of stickers worden gebruikt om deze categorieën gemakkelijk te kunnen raadplegen. Filing-systemen leggen de logische plaatsing van individuele bestanden binnen een categorie vast. Een artsenpraktijk kan bijvoorbeeld kleurgecodeerde categorieën hebben die overeenkomen met elke letter van het alfabet voor de achternaam van de patiënt. Andere archiveringssystemen rangschikken bestanden op onderwerp, numerieke, geografische en chronologische categorieën en posities.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingCorrespondentie
Inkomende e-mail wordt opgeslagen in bestanden die betrekking hebben op de informatie op de documenten. Bedrijven plaatsen kopieën van antwoorden op binnenkomende e-mail in hetzelfde bestand als de originele inkomende documenten. Sommige bedrijven bestempelen fotokopieën van ingevulde antwoorden om ze te onderscheiden van antwoorden die nog niet zijn afgeleverd. Evenzo worden fotokopieën van uitgaande documenten opgeslagen in bestanden die betrekking hebben op informatie over de documenten en opgeslagen in hetzelfde bestand als elk antwoord dat het bedrijf op die documenten ontvangt.
Interne distributie
De inbox bevat documenten die binnen een organisatie worden verspreid, inclusief e-mail voor individuele werknemers, memo's en andere fysieke documenten die individuele werknemers ontvangen. Interne inbox-documenten worden gedistribueerd naar werknemers door de documenten in dropboxen voor werknemers te plaatsen en soms door het document te scannen of faxen naar externe medewerkers.
Archiefsleutel
Als er geen bestaand bestand is dat logisch overeenkomt met een nieuw document, wordt een nieuw bestand gemaakt om het op te slaan. Op dezelfde manier wordt een nieuwe categorie gemaakt voor een nieuw document als er geen bestaande categorie is die bij het document past. Bestandssleutels bieden een index voor een bestandssysteem. Geef een lijst met bestanden op en codificeer alle categorieën in een bestandssysteem en geef aan hoe informatie binnen elke categorie is georganiseerd. Telkens wanneer een nieuwe categorie wordt gemaakt, wordt de bestandssleutel bijgewerkt en verspreid naar de rest van het personeel of weergegeven op een centraal referentiepunt.
