Het runnen van een klein bedrijf betekent proberen op te vallen in een landschap dat competitiever is dan ooit, gebruik makend van beperkte middelen en waarschijnlijk meerdere hoeden tegelijkertijd dragend. Elke dollar telt, waardoor vaak handige hulpmiddelen nodig zijn in de naam van kostenbesparingen, zoals een zakelijk telefoonsysteem. Hoewel ze op vele manieren nuttig zijn, zijn ze ook duur en niet altijd geschikt voor teams waarvan de leden op afstand werken of vaak reizen.
$config[code] not foundEr is een vrij eenvoudig alternatief: vergeet een telefoonsysteem. Gebruik gewoon je mobiele telefoons! Iedereen heeft er een, ze zijn geweldig, die iets anders nodig heeft. Rechts? Het is zeker een optie, maar een die nadelen met zich meebrengt, en dankzij de nieuwe technologie is het niet langer nodig om genoegen te nemen. Betreed het cloud-telefoonsysteem.
In de rest van dit artikel leggen we uit:
- Wat een cloud-gebaseerd telefoonsysteem is.
- Wat je mist zonder een cloud-telefoonsysteem.
- Hoe u uw telefoonervaring verder kunt versterken met een antwoordservice.
Wat is een cloud-gebaseerd telefoonsysteem?
Een cloud-gebaseerd telefoonsysteem (ook bekend als een virtueel telefoonsysteem) geeft uw smartphone in wezen alle functionaliteit van een geavanceerd zakelijk telefoonsysteem zonder het angstaanjagende prijskaartje of onnodige hardware. Ze zijn behendig (instellen is niet veel meer dan het downloaden van een app), betaalbaar (geen contracten, lage maandelijkse prijzen) en ze gaan waar je ook bent. Ontworpen om uw bedrijf zo gepolijst en professioneel mogelijk te laten lijken, zijn cloudtelefoonsystemen ongetwijfeld de toekomst van zakelijke communicatie.
Hoe kan mijn bedrijf profiteren van het gebruik van een?
Het gebruik van uw persoonlijke telefoonnummer als uw bedrijfsnummer heeft een aantal nadelen en ongemakken met zich mee, waarvan de eerste is: het is gewoon onprofessioneel. In de ogen van de meeste klanten heeft een gevestigd bedrijf een speciaal telefoonnummer. Een persoonlijk telefoonnummer in plaats van één kan je er kleiner, een potentieel duur en gemakkelijk te vermijden probleem doen uitzien. Wanneer u uw cloudtelefoonsysteem instelt, kiest u een nieuw lokaal of gratis telefoonnummer of poort in een bestaand nummer. Dit nummer gaat over op elke gewenste telefoon en geeft u en uw team meer controle over uw telefoongesprekken.
Het ontbreken van een zakelijk telefoonsysteem kan ook hoofdpijn veroorzaken voor uw klanten. Het bereiken van een specifieke persoon of afdeling in uw bedrijf aan de telefoon is veel moeilijker wanneer iedereen zijn eigen telefoonnummer gebruikt - twaalf telefoonnummers gelijktijdig adverteren is niet bepaald visueel aantrekkelijk - en u kunt er zeker van zijn dat ze snel een concurrent kunnen bellen na een frustrerende telefoonervaring. Dit is waar uw cloud-telefoonsysteem schittert: oproeprouteringsfuncties verbinden uw bellers met iedereen in uw team vanaf hetzelfde telefoonnummer. Zodra ze bellen, wordt hen gevraagd 1 voor deze persoon in te drukken, 2 voor die afdeling, enzovoort, en het gesprek gaat rechtstreeks naar de telefoon van die gebruiker. In het geval van een afdeling of een groep gebruikers belt de oproep naar al hun telefoons tegelijk, zodat degene die op dat moment beschikbaar is, snel kan antwoorden.
Er is een schat aan bruikbare kennis te vergaren door te analyseren hoe uw bedrijf de telefoon gebruikt. Komt een groot deel van uw bedrijf uit een bepaald geografisch gebied? Zijn je telefoons drukker op bepaalde dagen of op bepaalde tijden? Heeft die reclamecampagne geleid tot een toename van het aantal telefoontjes? Toegang tot die informatie is echter veel moeilijker als uw bedrijfsgesprekken plaatsvinden op een handvol verschillende mobiele telefoons. Met een cloudtelefoonsysteem dat is uitgerust met analyses, is al uw oproepinformatie beschikbaar in gedetailleerde rapporten, zodat u altijd op de hoogte bent en up-to-date bent.
Een antwoordservice legt elke oproep vast.
Terwijl een cloudtelefoonsysteem uw zakelijke communicatiestructuur absoluut versterkt, zullen sommige telefoontjes onvermijdelijk door de kloven glippen. De af en toe gemiste oproep lijkt misschien geen rampzalige fout, maar die gemiste oproep is misschien wel je nieuwe grootste klant - nog een keer een slip-up die volledig te vermijden is met de juiste tools tot je beschikking. Een antwoordservice met 24/7 beschikbaarheid houdt uw telefoongesprekken onder controle en compenseert de oproepen van klanten die basisinformatie zoeken (openingstijden, teruggavebeleid, prijzen, enz.).
De beste antwoorddiensten doen veel meer dan berichten aannemen: vakkundig opgeleide agenten kunnen bestellingen verwerken, afspraken beheren, als helpdesk fungeren, oproepen bekijken, leadinformatie verzamelen en meer. Dit gebeurt allemaal op basis van uw aangepaste script, waardoor agents precies zo klinken als een lid van uw team. En nog iets: de beste antwoordservices kunnen worden geïntegreerd met alle online systemen die u heeft geïnstalleerd, zoals een CRM- of casemanagementsoftware zoals Salesforce of Clio.
Nadat u uw antwoordservice hebt ingesteld, kunnen ze inbellen om oproepen zo vaak als u wilt te beantwoorden. Ga je voor een week van start? Wilt u alleen zakelijke gesprekken tijdens kantooruren? U kunt zelfs eerst oproepen naar uw telefoon routeren en vervolgens de antwoordservice als u niet binnen een bepaalde tijd antwoordt. U beheert uw oproepen en deze worden altijd beantwoord door een vriendelijke, deskundige persoon.
Het is waar, kleine bedrijven moeten meer doen met minder, wat een nadeel kan zijn. Gelukkig bestaan de geavanceerde telefoonhulpmiddelen die ooit ontoegankelijk waren voor kleinere bedrijven nu in een mobiele app die flexibel en betaalbaar is. De flexibele functies van een cloudtelefoonsysteem gecombineerd met de betrouwbare ondersteuning van een antwoordsysteem zijn een krachtig duo dat ervoor zorgt dat je nooit meer een nieuw telefoongesprek verspilt.
Foto via Shutterstock
Meer in: gesponsord
