Veel zakelijke vergaderingen zijn essentieel voor communicatie en beheer, volgens een artikel over 'Business Balls'. Mensen vrezen echter vergaderingen die zij als inefficiënt, ongeorganiseerd en tijdverspilling ervaren. Voordat u de volgende uitnodiging voor een vergadering verzendt, gebruikt u een controlelijst voor vergaderingen om u voor te bereiden. Dit type tool helpt de doelstellingen van de vergadering te stroomlijnen en de benodigde deelnemers en acties te identificeren.
$config[code] not foundPre-Meeting Checklist
De meest succesvolle planners van vergaderingen plannen vooraf alle vergaderactiviteiten en items voordat ze uitnodigingen versturen. Pre-meeting-activiteiten omvatten het kiezen van een geschikte dag en tijd voor een vergadering, het boeken van de vergaderlocatie (zoals een conferentieruimte, een evenementenhal of een privé-restaurantruimte) en bepalen wie op de vergadering aanwezig moet zijn. Veel vergaderingen raken uit de koers door simpelweg geen essentiële beslissingsnemers aan de tafel te hebben of door te veel eigenzinnige deelnemers te hebben die iedereen van het hoofdthema afbrengen. Andere essentiële items voor de pre-meeting checklist zijn de agenda van de vergadering, met tijdsperiodes voor elke sectie of elk onderwerp van de vergadering; alle presentatiemiddelen, inclusief laptopverbindingen, telefoonlijnen voor conferentiegesprekken en hand-outs; en lunch of verfrissingen. De meeste planners van vergaderingen wijzen op dit moment ook een notulist aan.
Meeting Checklist
Wanneer de vergadering begint, gebruiken de meeste efficiënte vergaderingleiders een checklist om te zorgen dat geen agendapunten worden gemist of vergeten. Checklist items omvatten het nemen van een appèl van deelnemers aan de vergadering, het bekijken van de notulen van de laatste vergadering en het duidelijk definiëren van de agenda van de huidige vergadering. De meeste vergaderagenda's omvatten de definitie van een probleem, brainstormen over oplossingen, stemmen over oplossingen en oplossing van het probleem. Veel ontmoetingsleiders nemen items op als "zorg ervoor dat je alle deelnemers om meningen vraagt en ontvang", vooral als ze andere zwijgende, eigenzinnige aanwezigen hebben. Zorg ervoor dat u de volgende stappen bespreekt voordat de vergadering eindigt.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingControlelijst items na vergadering
Er zijn meestal verschillende acties die moeten worden ondernomen na een vergadering en een checklist voor vergaderingen kan helpen ervoor te zorgen dat niets wordt vergeten of over het hoofd wordt gezien. Sommige controlelijstitems na de vergadering kunnen het typen van de vergadernotities omvatten, het verspreiden van de notities en het opvolgen van de volgende stappen. Sommige items van de volgende stap kunnen het onderwerpen van onderwerpen grondiger omvatten, het ontmoeten van extra aandeelhouders of het vaststellen van een datum voor een vervolgvergadering. Andere voorbeelden van dit soort items zijn het creëren van een taakgroep, het krijgen van feedback van deelnemers aan vergaderingen en het communiceren van belangrijke beslissingen aan de rest van het bedrijf.
