Hoe kleine bedrijven webapps gebruiken - en waar ze op moeten letten

"Twintig jaar geleden, toen je een klein bedrijfje oprichtte, moest je een pc of een kleine server kopen … en moest je een IT-professional hebben en moest je het intern uitvoeren.

Het juiste ding voor een klein bedrijf om nu te doen is om geen computers te hebben, behalve de dingen die zich op desktops van mensen en op hun smartphones bevinden … en alles in de cloud doen. … De componenten zouden een e-mailsysteem, een kalendersysteem, een systeem voor verkoopautomatisering en vervolgens de dingen zijn die verticaal zijn voor wat hun bedrijf ook is. "

Deze opmerkingen beschrijven de fundamentele verandering die kleine bedrijven doormaken in het afgelopen decennium. Steeds vaker veranderen kleine bedrijven onze computerbehoeften in een "cloud computing" -model. Hoewel ik niet denk dat het voor alle kleine bedrijven mogelijk is om lokale servers te verwijderen en software te gebruiken die volledig in de cloud is, zoals Schmidt suggereert, is één ding duidelijk: geleidelijk aan, van jaar tot jaar, gaan we die kant op.

Vandaag kunt u niet alleen e-mail- en agendatoepassingen "in de cloud" krijgen, maar u kunt ook een aantal andere zakelijke toepassingen vinden:

• documentcreatie, spreadsheet en presentatie
• HR- en payroll-applicaties
• voorraadbeheer
• accounting
• facturatie- en betalingsaanvragen
• e-mailmarketingdiensten
• project management apps
• CRM-software
• helpdesk
• en veel meer

In feite vermeldt The Small Business Web 26 verschillende categorieën webgebaseerde softwaretoepassingen in zijn directory van bijna 200 apps voor kleine bedrijven.

Voordelen van Cloud Computing

De groei van cloud computing is voor kleine bedrijven absoluut positief, vanwege belangrijke besparingen op het gebied van geld.

Meestal zijn er geen grote kosten vooraf in de vorm van een flinke softwarelicentie. In plaats daarvan betaalt u een veel kleinere maandelijkse servicekosten. Hiermee kunt u uw kosten spreiden en uw cashflow verlichten.

U bent ook verlost van de complexiteit en de kosten van het laden en onderhouden van software op uw eigen computers. Het enige wat u nodig hebt, zijn computers voor eindgebruikers om toegang te krijgen tot de applicatie met een internetverbinding en een webbrowser. En omdat u de software niet intern hoeft bij te houden, kunt u langskomen met een kleiner IT-personeel (of misschien wel zonder de interne IT-afdeling).

Wat te overwegen bij het kiezen van een cloud-app

Maar naarmate er meer software naar de cloud gaat, nemen bepaalde overwegingen een grotere plaats in. Hier zijn 3 dingen om rekening mee te houden bij het kiezen van webgebaseerde softwaretoepassingen

(1) Kan de software-app worden geïntegreerd met andere software of apps die we hebben? - De meeste apps hebben de neiging om een ​​beperkte reeks functies uit te voeren. Als u uw hele bedrijf wilt automatiseren of een proces van begin tot eind wilt automatiseren, zult u waarschijnlijk meerdere software-apps van verschillende providers moeten samenstellen. Als de online softwareservices niet met elkaar samenwerken, kunnen u en uw personeel handmatig werk doen om gegevens van het ene systeem naar het andere te verplaatsen via spreadsheets of door dezelfde informatie in meerdere systemen in te voeren. Of u moet de kosten van het betalen voor software-ontwikkeling doorlopen om verschillende pakketten te laten samenwerken.

Het Small Business Web helpt bij een deel van dit probleem. In de directory wordt aangegeven welke software-apps worden geïntegreerd met andere software-apps. Het geeft ook aan of er een gepubliceerde API is. Op die manier, als u bepaalde software moet coderen om gegevens van de ene app naar de andere te verplaatsen of twee softwarepakketten te integreren, zal de taak eenvoudiger, goedkoper en sneller zijn.

(2) Hoe veilig zullen onze gegevens worden? - Met webgebaseerde softwareservices zullen uw gegevens die in de applicaties worden gebruikt ergens op een server "in de cloud" zitten. Met andere woorden, uw gegevens zullen in handen zijn van een ander bedrijf. Informeer bij het bedrijf wat ze doen om gegevens veilig en privé te houden.

Het is een belangrijke vraag om te stellen, maar moeilijk om antwoorden te krijgen die u kunt verifiëren. Een manier om uzelf tevreden te stellen, is door in Google te zoeken of er openbare rapporten zijn over inbreuken op de beveiliging waarbij het bedrijf betrokken is. Overweeg ook de grootte van de softwareleverancier. Grote bedrijven hebben de neiging om audit- en verzekeringsvereisten te hebben die hen dwingen hun processen te beoordelen en beveiligingen tegen datalekken in te stellen. Kleine providers en startups hebben misschien losser (of niet-bestaand) beleid en procedures voor het verwerken van uw gegevens.

(3) Zal de leverancier er zijn voor de lange termijn en doorgaan met het ondersteunen en verbeteren van de app? Dit is belangrijk om alle software te vragen, maar deze krijgt een nieuwe betekenis wanneer een bedrijf uw vertrouwelijke gegevens heeft. U moet verzekerd zijn van continuïteit met de software, zodat u geen verstoring van uw bedrijf ervaart. Kijk naar het trackrecord van de leverancier. Hoe lang is de leverancier al in de buurt? Als er een productforum of klantforums zijn, zijn er dan veel onopgeloste klachten? Zijn er aanwijzingen voor continue verbeteringen? Onderzoek voordat u een toezegging doet, omdat het later moeilijker kan zijn om over te schakelen.