Bijna tweederde, of 64 procent, van kleine bedrijven kan niet bijhouden hoeveel hun printapparatuur ze kost, noch kunnen ze hun gebruik volgen. En als u deze basisstatistieken in uw bedrijf niet kunt volgen, weet u niet hoeveel er wordt verspild.
Het optimaliseren van uw IT-budget met slimmer documentbeheer (PDF) -rapport en de staat van SMB Document Management-onderzoek door Xerox (NYSE: XRX) bieden waardevolle inzichten en oplossingen voor afdrukken in een digitale wereld.
$config[code] not foundVoordelen van het bewaken van uw printer
Het onderzoek
Het onderzoek werd uitgevoerd in de VS, Frankrijk, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk, waaraan meer dan 1.000 kleine en middelgrote bedrijven deelnamen. Het doel was om erachter te komen hoe deze bedrijven print en documenten beheren. De verdeling van het printergebruik is wat er in kleine bedrijven gebeurt. Van de ondervraagde bedrijven rapporteerde 56 procent facturering en facturen als papierintensief proces in de organisatie, 53 procent zei dat de zakelijke en financiële rapportage op dezelfde manier papierintensief was, en 51 procent zei dat HR-formulieren en werknemersbestanden in grote aantallen uit hun printers vlogen.
Zevenenveertig procent van de werknemers beklaagde het afdrukken van e-mail tot een aanzienlijk deel van hun printergebruik, en hetzelfde percentage beweerde dat de wettelijke handtekeningen een grote druk hadden op het papier- en printergebruik. Iets meer dan 40 procent van de bedrijven meldde dat ze goedkeuringen, marketingmateriaal en klantofferte hadden gekocht en dat ze een goede hoeveelheid papier en afdrukmiddelen hadden verzameld.
Voor kleine medische, juridische, architecturale en ontwerpfirma's kan de afdrukoutput veel hoger zijn dan de enquête liet zien. En vaker hebben deze bedrijven geen Managed Print Services-provider die voor deze arbeidsintensieve taak zorgt.
Een andere flagrante statistiek uit het onderzoek was de hoeveelheid tijd verspild met processen die betrokken zijn bij het afdrukken? Wachten op opdrachten bij de printer, opraken van benodigdheden of naar de drukkerij gaan om documenten op te halen, tellen heel wat tijd op. De kosten zijn natuurlijk mogelijk niet zichtbaar, maar hij is er wel.
Xerox zegt in de VS dat de wachttijd voor een document bij een bedrijf met een gedeelde centrale printer ongeveer drie minuten is voor elke medewerker. Dit komt uit op 13 uur per jaar per werknemer. Dus zelfs een klein bedrijf met 10 werknemers kan 130 uur verspilde tijd ervaren.
Het verslag
Het rapport 'Hoe u uw IT-budget kunt optimaliseren met slimmer documentbeheer' heeft oplossingen die kleine bedrijven kunnen inzetten om de problemen te voorkomen die de enquête oproept.
De eerste is om een Managed Print Services-partner te vinden om hen te helpen hun printergebruik efficiënter te beheren. In een bericht op het officiële Xerox-blog schrijft Xerox Graham Manager Lisa Graham dat bedrijven meer proactief moeten worden bij het beoordelen van het printergebruik. "Printbeoordelingen kunnen snel kostenbesparingen en efficiëntieverbeteringen identificeren", legt Graham uit.
Alles, van afgedankte documenten op printerladen tot het kopen van benodigdheden, onnodig afdrukken in kleur en andere inefficiënties, kost u geld.
Met digitalisering die bijna elk onderdeel van uw bedrijf transformeert, kunnen vertrouwde Managed Print Services of andere partners digitalisering, documentworkflow, mobiel printen, cloudtechnologie en beveiliging integreren.
Als een afzonderlijk maar gerelateerd probleem, geeft het rapport aan dat 90 procent van de bedrijven is geschonden vanwege onbeveiligd afdrukken.
Conclusie
Aan het einde van het rapport adviseert Xerox bedrijven van elke omvang om de juiste Managed Print Services-partner te vinden, maar dit is misschien niet mogelijk voor kleine bedrijven. Het rapport biedt waardevolle informatie voor mensen die het zich niet kunnen veroorloven dergelijke diensten ook te huren.
Door de nieuwste printers met tracking- en monitoringoplossingen te kiezen, beste praktijken met goed bestuur te implementeren en uw personeel op te leiden, kunt u de problemen in verband met niet-gereguleerd printergebruik effectief beheren. Sommige oplossingen omvatten standaardisatie-instellingen, zodat alle kopieën in zwart-wit zijn, integreren met cloud- en mobiele workflows, workflows automatiseren en de inkoop van benodigdheden coördineren.
Afbeelding: Xerox
Meer in: Gadgets 1
