Er staat een schrijfproject voor je … en een blanco vel papier. In een koud zweet, begin je te denken dat het misschien makkelijker is om een copywriter in te huren (je bent tenslotte niet in de zaak gestapt om schrijver te worden). Denk nog eens na. Met vijf eenvoudige stappen en wat oefening, kunt u uw eigen copywriter zijn en het geld dat u zou hebben uitgegeven aan externe hulp voor uw bedrijf opnieuw investeren.
Waarom zakelijk schrijven belangrijk is
De reden dat schrijven of enige vorm van zakelijke communicatie belangrijk is, is dezelfde reden waarom we actief zijn: om positieve bedrijfsresultaten te creëren. Effectief schrijven van bedrijven kan op veel manieren positieve bedrijfsresultaten bevorderen, waaronder:
- Waarde creëren voor stakeholders
- Helpen om stakeholders af te stemmen op bedrijfsstrategieën en -doelen
- De schrijver in staat stellen om voortdurend te leren
De onderstaande schrijfsuggesties verbeteren de manier waarop u op elke gewenste manier schrijft: van een informele e-mail tot een volledig zakelijk voorstel. (Het enige dat zal variëren, is de tijd besteed aan elke schrijftaak.)
Stap 1: ken je publiek.
Communiceer je omhoog, omlaag of lateraal? Is uw publiek intern of extern bij uw organisatie? Dit zijn de meest elementaire vragen met betrekking tot je publiek. Als je hier stopt met je onderzoek, heb je waarschijnlijk niet genoeg informatie om verder te gaan in het schrijfproces.
Leer je lezer kennen zoals je kunt. Als het een specifieke persoon is, hebben ze dan een assistent die u enig inzicht kan geven? Misschien kunnen de directe rapporten van de persoon u een aantal tips geven? Is er een profiel van de persoon dat u helpt hun interesses en communicatiestijl te bepalen? Als u de commandostructuur verkoopt of communiceert, kunnen de antwoorden op deze vragen een cruciale factor zijn voor de vraag of uw publiek uw schrijven leest en handelt.
Neem even de tijd om de communicatiestijl van uw lezer te overwegen. Denk na over hoe zij met u en anderen communiceren. Willen ze dat je 'ter zake komt', of vragen ze je eerst hoe het met je familie gaat? De heersende wijsheid in Amerikaanse schriftelijke communicatie is om meteen ter zake te komen; echter; veel zakelijke professionals geven er de voorkeur aan eerst een relatie op te bouwen en ze zullen uw e-mail niet lezen als ze zich gedevalueerd voelen door communicatie die goed is voor het bedrijfsleven. Je publiek kennen, betekent weten waar je je belangrijkste punt naartoe moet zetten: aan het begin of het einde.
Het belangrijkste om te onthouden wanneer je je publiek beschouwt, is weten waar het om gaat. Er is niets mis met de vraag: "Wat levert het mij op?" Als u het niet namens uw lezer vraagt, kan uw boodschap over het hoofd worden gezien.
Stap 2: Bepaal het communicatiekanaal.
Zodra u uw doelgroep kent, kunt u een weloverwogen beslissing nemen over welk kanaal u wilt gebruiken. Kanalen, of wijzen van communicatie, kunnen worden verdeeld in intern of extern, formeel of informeel. Nogmaals, dit is slechts de eerste stap. Overweeg of de lezer uw informatie zal doorgeven. Zo ja, met wie geeft hij het door? Deze vragen helpen u beslissen of u een brochure, brief, memo, e-mail of een andere vorm van zakelijk schrijven nodig heeft.
Een voorbeeld: We zullen schrijven aan onze supervisor om hem te overtuigen dat er een nieuw beleid moet worden ingevoerd rond het aanvragen van betaald verlof. Omdat dit een meer formeel, intern verzoek is, zullen we een memo-indeling gebruiken. De memo wordt zodanig geschreven dat de supervisor deze ter bespreking naar de directeur van HR kan brengen.
Stap 3: verbaal de gewenste actie.
Tijdens workshops schrijven van bedrijven begrijpen deelnemers vaak het publiek en het communicatiekanaal, maar op het punt waar ze hun algemene doelstelling moeten bepalen, denken ze: "Ik wil dat ze het lezen." Dit doel schiet tekort bij het doel van het bedrijf schrijven - gedrag veranderen. Het verbaliseren van wat je wilt van de lezer moedigt specifieke actie aan. Wilt u dat de lezer een nieuw beleid volgt? Wilt u dat ze een aanbieding of proefaanbieding aanvragen? Suggereert u een wijziging of een verzoek dat onmiddellijk moet worden doorgevoerd?
Als je onduidelijk bent over de ideale resulterende actie, zal je lezer ook onduidelijk zijn - en minder snel handelen. Aan de andere kant, door een duidelijk beeld te hebben van wat het doel van je communicatie is, heb je meer kans om je lezer te overtuigen om te handelen. Tijd is van essentieel belang in zakelijk schrijven. Je hebt maar een moment om het publiek te laten weten dat wat je te zeggen hebt waardevol is en actie nodig heeft.
Stap 4: Denk als een verslaggever.
Like als een verslaggever de "Vijf W's" - wie, wat, waar, wanneer, waarom (en hoe). Onthoud dat zakelijk schrijven duidelijker is wanneer het ter zake is. Geef geen geschiedenis en "interessante" achtergronddetails tenzij deze rechtstreeks verband houden met wat u wilt dat de lezer doet.
Als je een lezer hebt die van veel detail houdt, overweeg dan om de volgende vragen in je schrijven te beantwoorden:
- Waarom geeft de lezer erom?
- Hoe profiteert de lezer?
- Wat moet de lezer doen?
- Wanneer moet de lezer het doen?
- Wat gebeurt er als de lezer actie onderneemt?
- Wat gebeurt er als de lezer niet actie ondernemen?
- Wie heeft er nog meer baat bij? Waarom?
- Waar gaat de lezer naartoe voor meer informatie?
Stap 5: Sluit de verkoop.
Vraag om de verkoop aan het einde van uw zakelijke communicatie. Vraag van de lezer wat u verwacht en wanneer u het verwacht. Dit is de 'sluit'-techniek die het meest effectief is bij het Amerikaanse publiek. Als je schrijft voor een internationaal publiek, zijn er verschillende stappen bij betrokken; Het verstrekken van een dwingend einde zal echter uw communicatie versterken.
Laten we een voorbeeld bekijken dat alle vijf stappen van het schrijfproces gebruikt.
Aan: Evan Datta Van: Soma Jurgensen, x555 Datum: 29 december 2010
Betreft: verhoging van de efficiëntie van aanvragen voor betaald verlof (PTO) Tijdens een recente personeelsvergadering was ik ontroerd door uw wens om de efficiëntie van onze processen te verbeteren om prioriteit te geven aan onze tijd en om meer werk / privé-balans te vinden als organisatie. Uw doordachte ideeën die dag inspireerden me om een eigen idee te geven. Overweeg deze memo als een verzoek om verandering in een proces dat ons bedrijf ontelbare uren van inefficiëntie en herbewerking kost. Gewapend met dit wijzigingsverzoek kunt u een andere tactiek toevoegen om uw strategie te verdedigen om u op mensen te concentreren door processen te stroomlijnen. Het huidige beleid is dat werknemers hun supervisor voor PTO e-mailen. De supervisor onderzoekt vervolgens het aantal dagen dat de werknemer heeft en vult gedeeltelijk een formulier in voor de werknemer om in te vullen en te ondertekenen alvorens het verzoek goed te keuren. Aangezien ons bedrijf het aantal werknemers dat rapporteert aan elke manager tijdens de herstructurering van vorig jaar heeft verhoogd, is de vraag naar tijd van managers voor PTO-verzoeken exponentieel toegenomen. Met slechts één assistent wordt de HR-directeur overspoeld met verzoeken om individuele PTO-opbouwaanvragen voor medewerkers. Het resultaat is een aanzienlijke tijd besteed aan het onderzoeken en voldoen aan verzoeken, wat ook tot veel fouten heeft geleid. Door het bedrijfsintranet te gebruiken om de formulieren te distribueren en het HRIS-systeem aan te passen aan de aanmeldingen van medewerkers, kunnen veel van de onderzoeken en formulieren door de werknemers zelf worden gedaan. Het nieuwe systeem zou als volgt werken: De goedkeuring van deze procedurele wijziging zal tijd vrijmaken voor werknemers, managers en HR. De bespaarde tijd kan worden besteed aan persoonlijk contact met medewerkers die meer dan routinematige vragen hebben en de klantenservice van HR verbeteren. Doorgaan met het huidige beleid zal resulteren in verloren tijd en middelen. Voor meer informatie over de frustraties met betrekking tot het huidige beleid, zijn de HR-assistent en ik beschikbaar om te vergaderen na de eerste van het jaar. We zijn beschikbaar om specifieke details te verstrekken die deze verandering ondersteunen in een vergadering met de HR-directeur. Dit nieuwe proces kan in de loop van zes maanden worden geïmplementeerd, zodat het bedrijf kan profiteren van dit kalenderjaar (2011) en snel uw strategie van focus op mensen kan benadrukken door het beleid te stroomlijnen. Ik zal binnen een week na het eerste van het jaar contact met u opnemen om deze gelegenheid verder te bespreken. Als u in de tussentijd vragen heeft, kunt u contact met mij opnemen op mijn extensie in de kop van de notitie. Oprecht, XXXX
Slotopmerkingen Onthoud dit - zelfs het toewijzen van een paar seconden aan het organiseren van uw gedachten met behulp van dit vijfstappenproces kan uw werk verbeteren, ongeacht de inhoud. Na elke wederzijds inclusieve stap kunt u, de bedrijfsschrijver, sterke communicatie mogelijk maken die positieve resultaten voor uw bedrijf oplevert.
