Vele jaren lang waren Excel-spreadsheets een belangrijk onderdeel in zowel professionele als persoonlijke kringen voor het organiseren, berekenen en presenteren van gegevens.
Ze zijn een universeel functionele tool voor een verscheidenheid aan applicaties, zoals het bijhouden van financiële gegevens van bedrijven en het beheren van voorraad.
Er is geen enkele technologische ontwikkeling geweest die spreadsheets als fundamenteel voor een kantoor kon vervangen (behalve voortdurende updates van Microsoft Office en vergelijkbare concurrenten zoals Google Docs), dus spreadsheets blijven in actieve circulatie.
$config[code] not foundVoor veel gebruik zijn spreadsheets nog steeds waardevol, maar er zijn een aantal inefficiënties die voorkomen dat ze de krachtcentrales zijn die ze ooit waren.
Redenen waarom u geen gebruik meer zou moeten maken van spreadsheets
Als u een die-hard spreadsheet-fan bent, schudt u waarschijnlijk uw hoofd met het idee deze te verlaten. Er zijn echter enkele belangrijke redenen waarom u uw vertrouwen op spreadsheets in het algemeen zou moeten verminderen:
1. Spreadsheets zijn kwetsbaar voor fouten. Volgens System ID heeft bijna 90 procent van alle spreadsheets fouten. Dit kan een onjuiste formule zijn, een verkeerd gemeld getal of inefficiënte opmaak die tot verkeerde interpretaties leidt. Dit is natuurlijk niet de schuld van spreadsheets - het is de schuld van de mensen die ze beheren. Een aantal spreadsheetfuncties, zoals hun eenvoud, maakbaarheid, gebrek aan checks and balances en een gebrek aan communicatie, maakt het voor mensen eenvoudiger om fouten te maken. Omdat spreadsheets vaak worden gebruikt voor waardevolle of gevoelige informatie, kan zelfs een enkele fout hier duur zijn, dus het is het risico niet waard.
2. Er zijn geen duidelijke opmaakregels. Excel biedt vele mogelijkheden voor het opmaken van cellen, rijen, kolommen en zelfs hoe getallen en gegevens in het blad worden gepresenteerd. Op het eerste gezicht lijkt dit een geweldige functie - maar dat enorme aantal opties betekent dat er geen duidelijke regel is voor wat "goed" of "fout" is voor specifieke toepassingen. Er zijn enkele sjablonen beschikbaar in Excel, maar nogmaals, er is geen standaardopmaak die al uw werknemers, partners en klanten kunnen volgen. De opmaak die voor u zinvol is, is mogelijk niet logisch voor anderen, wat leidt tot verwarring en compatibiliteitsproblemen wanneer u gegevens probeert over te dragen aan een andere partij.
3. Het is te generiek om relevant te zijn voor de meeste taken. De kracht van spreadsheets is hun veelzijdigheid - maar dat kan ook een zwakte zijn. Spreadsheets zijn een soort 'van alle markten thuis, meester van geen'. Ze zijn behoorlijk in het uitvoeren van een aantal verschillende toepassingen, maar ze zijn niet de ideale oplossing voor een bepaalde functie. Vanwege de diversiteit aan technologische hulpmiddelen die specifiek zijn ontworpen voor individuele functies, worden spreadsheets overklast in vrijwel elke toepassing die u maar kunt bedenken. Het is net alsof je naar een speciaal restaurant gaat, in plaats van een restaurant dat een beetje van elke keuken biedt - die specialisatie maakt het eindproduct superieur.
4. Slechts één persoon kan een spreadsheet tegelijk gebruiken. Dit is een subtiele maar sterke zwakte van spreadsheets. Slechts één persoon kan op een gegeven moment aan een spreadsheet werken. Zelfs in cloud-gebaseerde spreadsheetopties kan in het algemeen slechts één persoon actieve bewerkingen uitvoeren, terwijl de andere werken met een alleen-lezen kopie. Dit maakt het buitengewoon moeilijk voor uw team om in actieve, voortdurende communicatie te blijven of samen te werken aan een enkel eindproduct. In onze moderne wereld, met externe werknemers en meer geavanceerde technologie, hebt u meer oplossingen nodig voor eenvoudig gezamenlijk beheer.
5. Real-time updates zijn onmogelijk. Volgens Forrester Research zijn real-time datastreaming en updates enkele van de belangrijkste opkomende technologieën in de detailhandel (evenals een aantal andere industrieën). Met de hoeveelheid informatie die beschikbaar is en de escalatie van de gebruikerseisen, gaan zaken als het bijhouden van voorraad en klantgegevens in de richting van real-time streaming voor snellere, nauwkeurigere informatieverstrekking. Spreadsheets zijn niet bevorderlijk voor real-time updates, ze kunnen niet worden geïntegreerd in andere systemen voor automatische updates en zoals we al hebben gezien, kan slechts één gebruiker tegelijkertijd wijzigingen aanbrengen. Real-time updates zijn veel waardevoller.
Wat te gebruiken in plaats daarvan
Er zijn dus veel goede redenen om het gebruik van spreadsheets te stoppen, maar dat betekent niet dat uw behoeften verdwijnen. U moet de voorraad nog steeds bijhouden. U moet nog steeds financiële gegevens rapporteren en de kans is groot dat u een eenvoudige manier nodig hebt om uw oude materialen over te zetten naar een nieuw systeem. Wat kan de plaats innemen van spreadsheets?
Het eenvoudige antwoord is gespecialiseerde software. Er zijn duizenden soorten tracking- en beheersoftware beschikbaar, waarvan sommige over het algemeen veel behoeften dekken (zoals teamsamenwerkingssoftware) en waarvan sommige zich beperken tot een gerichte niche (zoals boekhoudsoftware). Je kunt het beste kiezen voor een reeks softwareservices, a la carte, die het beste aansluiten op de specifieke behoeften van je bedrijf. Er is geen uniforme oplossing beschikbaar (waardoor spreadsheets verouderd raken), dus ga op zoek en bekijk uw opties zorgvuldig.
Spreadsheetfoto via Shutterstock
4 Opmerkingen ▼
