Zoals de naam al doet vermoeden, is selfservice voor werknemers de naam die wordt gegeven aan software waarmee werknemers kunnen zorgen voor items zoals het wijzigen van bank- en contactinformatie zonder iemand bij te staan op de HR-afdeling. Ze hebben vaak toegang tot de salarisadministratie, persoonlijke gegevens en in sommige gevallen kunnen ze ook vakantieaanvragen indienen.
Als u denkt dat uw kleine onderneming weg kan komen met het omzeilen van zelfbedieningssoftware voor werknemers, zelfs zonder een overweging, denk dan nog eens goed na.
$config[code] not foundGartner voorspelde tegen 2020 dat 85% van de klantinteracties geen mens betreft en deze golf van automatisering omvat al werknemersportals voor zelfbediening.
Dit is wat kleine bedrijven moeten weten over deze kostenbesparende technologie.
Employee self-service is een opkomende trend voor kleine bedrijven die hun HR-afdelingen willen stroomlijnen of elimineren. Naast de reeds genoemde functies, bieden sommige van deze portals medewerkers de mogelijkheid hun W-4-gegevens te wijzigen, evenals directe stortingsinformatie. Er zijn ook tal van andere opties, zoals informatie over voordelen.
Employee Self Service Tips
Gebruikers vriendelijkheid
Er moet veel informatie zijn in een van deze portals, maar deze moet gemakkelijk te lezen en te begrijpen zijn. Navigatie is een zeer belangrijk aspect. Begin met het plannen van de portal met de navigatiebalk op de bestemmingspagina, want dat is het startpunt voor uw werknemers.
Omdat ze meer dan waarschijnlijk bekend zijn met websites, moet je je navigatiebalk bovenaan plaatsen waar ze verwachten dat het is. Om de rommel te verminderen, overweeg dan een drop-down-functie vanaf daar. Vergeet niet dat u de website niet vol hoeft te maken met veel informatie die uw medewerkers er gewoon van zou afbrengen.
Deze vervolgkeuzemenu's zijn een prima manier om mappen achter de bestemmingspagina te verbergen. Als u bijvoorbeeld op een tabblad 'Voordelen' klikt, kan het vervolgkeuzemenu worden weergegeven om medewerkers naar de voordeelmappen of -pagina's voor tandheelkundig gebruik of ooglens te halen.
Er zijn een hele reeks andere functies die je nodig hebt om dit als een startpunt te beschouwen en degene waar je al je keuzes doorheen moet leiden.
Andere mogelijkheden
Een van de andere functies die u moet overwegen voor een zelfbedieningsportal voor werknemers is compliance. Het is een goed idee om ten minste een deel van de website te reserveren voor werknemershandboeken en -hulpmiddelen waar ze handelingen van discriminatie of diefstal kunnen melden.
Het online houden van werknemersdossiers waar je ze 24/7 kunt zien, is een andere functie waar je waarschijnlijk serieus naar wilt kijken.
De software kiezen
Het kiezen van de juiste software voor uw kleine onderneming is afhankelijk van het sorteren van verschillende opties. Sommige, zoals EmpXTrack, rekenen een vergoeding per medewerker per maand.
Andere modellen zoals Zoho People kosten per gebruiker per maand.De andere optie is voor grotere kleine bedrijven of middelgrote bedrijven. Er is meestal een eenmalige betaling hier met enkele gelaagde opties die u moet doorlopen.
Ermee beginnen
Net als al het andere wanneer u van papieren naar digitale records overstapt, moet u een strategie plannen wanneer u hebt besloten om een van deze zelfbedieningsportals voor werknemers in te stellen. U moet van plan zijn om een account aan te maken voor elke individuele medewerker en hen de login-informatie te geven. Vertel hen om naar binnen te gaan en te controleren wat er in zit als je de software eenmaal hebt geïnstalleerd en de nodige wijzigingen hebt aangebracht.
U moet uw werknemers door het hele proces leiden. Het hebben van een teamvergadering is een goed idee. Leg uit wat wel en niet kan worden gedaan in de portal. Het is ook belangrijk om eventuele vragen te beantwoorden.
De voordelen
Er zijn enkele voordelen aan het digitaliseren van de werknemerservaring op deze manier. Als u zich aanmeldt met een softwareprogramma met een mobiele app-optie, kan iedereen in uw bedrijf de informatie die ze onderweg nodig hebben, ordenen.
Deze softwareoptie maakt het ook voor HR-mensen eenvoudiger om de alledaagse administratieve aspecten van hun werk over te slaan en zich te concentreren op andere dingen zoals het aan boord gaan van nieuwe werknemers.
De nadelen
Denk aan de keerzijde voordat u all-in gaat met een van deze zelfbedieningsplatforms voor werknemers. Fouten hebben bijvoorbeeld een manier om te verschijnen als er niemand toezicht houdt op hoe de gegevens worden ingevoerd en hoe nauwkeurig deze is.
Er zijn een aantal vooraf gemaakte kosten, zoals het verhogen van uw cyberbeveiliging. Als werknemers persoonlijke informatie hebben aangetast, kan uw bedrijf juridisch legaal aansprakelijk worden gesteld, zodat u niet kunt beknibbelen op deze functie.
Foto via Shutterstock
Meer in: Wat is 1
