Het documenteren van zowel het uitstekende als het slechte gedrag van uw werknemers is belangrijk om de stress van de jaarlijkse functioneringsgesprekken te verlichten. Je hebt tenslotte vijf, tien of zelfs twintig werknemers die je elk jaar moet evalueren, en het onthouden van de gedrags nuances van elke werknemer is een uitdaging zonder consistente notities te nemen. Dus, maak de tijd om degelijke documentatievaardigheden te ontwikkelen voor meer gedetailleerde en nauwkeurige beoordelingen van werknemers.
$config[code] not foundNeem dagelijks notities over uw werknemers om als herinnering te dienen tijdens jaarlijkse functioneringsgesprekken, volgens Kathryn Claytor, auteur van "Document Employee Performance Daily" op de website van de University of New Hampshire Technology Transfer Center. Leg zowel positieve als negatieve mondelinge gesprekken vast, evenals de lichaamstaal van uw werknemers tijdens die uitwisselingen. Leg bijvoorbeeld vast: "17 mei 2010, 15.15 uur: Publicatiemanager hoorde dat Cathy onbeleefd was tegen haar collega, Lee. Ze zei:" Het is niet mijn taak om je te helpen de map samen te stellen "nadat Lee haar om haar vroeg hulp, en ons kantoorbeleid is dat we anderen helpen wanneer ze erom vragen. Cathy vouwde haar armen voor Lee in frustratie. " Bespreek het gedrag met de medewerker en documenteer haar reactie: "17 mei 2010, 15.30 uur: besprak met Cathy haar reactie op Lee toen ze om hulp vroeg bij het compileren van de map. Cathy glimlachte en leek in te stemmen met het helpen van Lee, en zei: ze zou zich verontschuldigen. ' Overweeg de zaak te sluiten als de werknemer positief reageert op uw ontmoeting met haar. Als het onbeschofte gedrag echter doorgaat, of als ze uitdagend lijkt in uw vergadering, waarschuw haar dan dat u een memo in haar werknemersbestand plaatst.
Doe een poging om zelfs de kleinste indicatoren van positief gedrag te zoeken en beloon ze onmiddellijk, volgens een artikel getiteld "Documenting Employee Performance," op de website Proactive Practice Management. Leg bijvoorbeeld vast: "12 juni 2010, 10 uur: Tom ontving vijf complimenten in de verkoopvergadering over zijn vriendelijke interacties met klanten aan de telefoon." Tom beloond met een certificaat van excellentie van de klantenservice. " Documenteer voortdurend uitstekend gedrag en herken dit het hele jaar door om het moreel van het kantoor een boost te geven en de spanning van het onthouden van elk detail tijdens aankomende prestatie-evaluaties te verlichten.
Bespreek zowel uitstekend als slecht gedrag bij de schriftelijke evaluatie, zegt Claytor. Complimenteer medewerkers op uitstekend gedrag, zoals beleefdheid of vriendelijkheid, of gedrag dat in de loop van de tijd is verbeterd. Als je slecht gedrag hebt gedocumenteerd dat niet is verbeterd, herinner je je werknemer dan aan de schriftelijke memo's die je in haar bestand hebt geplaatst, en aan je vergaderingen om deze zaken te bespreken. Als het slechte gedrag aanhoudt, moet u de medewerker onmiddellijk beëindigen.
Bewaar alleen sollicitatiemateriaal, vacatures en arbeidsovereenkomsten in het personeelsdossier van een medewerker volgens een artikel met de titel "Welke werkgevers moeten en mogen de personeelsdossiers van werknemers niet bijhouden" op de HR Hero Line-website. Plaats niets in het bestand dat u niet wilt gebruiken voor evaluatiedoeleinden, zoals gezondheidsrapporten, persoonlijke kaarten en brieven. Houd brieven van klanten en onderscheidingen bij als u ze gaat gebruiken om de medewerker te evalueren.
