E-mail kan een snelle en efficiënte manier zijn om contact te houden met collega's, maar onjuist gebruik is niet alleen onprofessioneel, het kan u ook uw werk kosten. Enkele tips kunnen helpen bij het onderhouden van professionele e-mailetiquette.
Begin met het adresseren van de e-mail aan de ontvanger met de juiste titel, d.w.z. Geachte heer Mevr. Mevr. Miss. Dr. enz. Een gebrek aan formaliteit is de meest voorkomende fout. Ongeacht het communicatiemiddel is bepaalde etiquette essentieel. Als je de ontvanger persoonlijk zou aanspreken met zijn formele titel, doe dat ook in je e-mails.
$config[code] not foundAls de e-mail aan meerdere ontvangers wordt bezorgd, kunt u Geachte heren, dames, heren, (bedrijfsnaam) personeel vervangen.
Sla één regel over en voer uw inhoud in - de informatie-instructie die het artikel behandelt. Dit mag nooit straattaal, godslastering, naaktheid, sarcasme, grappen, degradatie van een persoon of enige andere informatie bevatten die kan worden beschouwd als beledigend voor wie dan ook.
Houd uw boodschap direct en to the point. Baseer het op feiten, niet op emoties.
Vergeet nooit dat e-mails gemakkelijk kunnen worden doorgestuurd. Zelfs als de beoogde ontvangers de e-mail niet doorsturen, controleren sommige bedrijven e-mailcorrespondentie zonder medeweten van de computergebruiker. Ook als er eenmaal iets is afgedrukt, elektronisch of anderszins, kan er gedurende een onbepaalde tijd naar worden verwezen. Een vriendelijke ontvanger van vandaag kan morgen een tegenstander zijn.
Sla een regel over en sluit met een goede handtekening. Dit moet uw volledige naam, bedrijfsnaam, afdeling indien van toepassing, bedrijfsadres en telefonische contactgegevens omvatten.
Voorbeeld:
Vriendelijke groeten;
John Smith, hoofdredacteur ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Telefoon: (213) 456-7485 Cel: (213) 654-8768
Typ in de onderwerpregel de e-mail op de juiste manier zodat deze gemakkelijk kan worden geïdentificeerd.
Spelling altijd controleren! Spelfouten reflecteren slecht op de auteur.
Nagelezen. Laat het dan 20 minuten of zo lang mogelijk zitten en proef opnieuw. Als een belangrijk punt of kwestie wordt geadresseerd, moet u een andere individuele proeflezen voordat u verzendt naar ontvangers.
Het is heel eenvoudig om op de verzendknop te drukken, maar controleer de drang, want zodra de e-mail is verzonden, kunt u fouten niet meer corrigeren.
Gebruik geen emoticons, zo schattig als ze lijken.
Vermijd ook het gebruik van te veel kleuren. Probeer de kleuren maximaal twee per e-mail te houden.
Altijd zelf BCC (Blind Carbon Copy) zodat u kopieën van uw correspondentie hebt, zelfs als uw e-mailprogramma automatisch kopieën van verzonden e-mails bewaart.
Je zult snel gewend raken aan de formaliteit. Ontvangers zullen uw professionaliteit waarderen en u kunt helpen mogelijk schadelijke fouten te voorkomen.
